Dateien einchecken

Mit Hilfe von Dokumenten verwalten Sie Informationen im CRM-System, die als Dateien eines beliebigen Typs vorliegen. In erster Linie verwenden Sie das System so zur Archivierung von Dateien, die in der Kundenkommunikation oder im Vertriebsprozess aufbewahrt werden sollen. Den größten Teil der Dokumente legen Sie durch Funktionen wie z.B. den E-Mail-Import oder die Generierung von Berichten an. 

Gerade im mobilen Einsatz kommt es jedoch häufiger vor, Dateien im CRM-System ablegen zu wollen. Das können z.B. Fotos oder per App geteilte Informationen sein. Aus diesem Grund bietet Ihnen das Kontextmenu in einer Mediathek und in allen anderen CRM-Elementen (z.B. Projekte, Veranstaltungen, Unternehmen, Termine u. a.) die Möglichkeit, Dokumente bzw. Anlagen einzuchecken.

Bitte tippen Sie dafür die Funktion Dokument einchecken an und führen folgende Schritte aus:

Zuerst wählen Sie eine Datei auf Ihrem Gerät aus. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten offen:

Nachdem Sie die gewählte Datei bestätigt haben, wird Sie von der Funktion in den Upload-Bereich eingefügt. 

Sie können die Dateiauswahl-Funktionen beliebig oft wiederholen, um weitere Dokumente in den Upload-Bereich einzufügen. Am Ende führen Sie bitte die Funktion Upload aus, um die ausgewählten Dateien auf das Enterprise-System zu übertragen. Die Dokumente werden nun angelegt und dem Ausgangs-Element zugeordnet. Als Ergebnis sehen Sie die neuen Dokumente nun in der entsprechenden Dokumenten-Sicht. 

Die PisaSales-App wurde bei der Installation auf Ihrem mobilen Gerät als Empfänger für den Dateiaustausch registriert. Dadurch sind Sie in der Lage über die Teilen-Funktion Dateien an PisaSales zu senden (hier am Beispiel eines aufgenommenen Fotos). Tippen Sie dafür einfach auf das PisaSales Symbol.

Es folgt eine Abfrage für Empfänger, Name und Kommentar zur näheren Beschreibung der Datei.

Empfänger können Sie schnell und komfortabel durch Eingabe von Namen, Paraphe oder E-Mail-Adresse eintragen. Sobald Sie ein Leerzeichen tippen oder in das nächste Feld wechseln, wird ein passender Mitarbeiter im System gesucht. Sollte die Eingabe nicht eindeutig sein, bekommen Sie eine Liste zur Auswahl der möglichen Personen. Alternativ stellt das Empfänger Feld (An) mit dem Lupen-Symbol eine Such-Funktion in den Mitarbeitern zur Verfügung. Es handelt sich dabei um lokal auf dem Gerät gespeicherte Daten, um auch im Offline-Betrieb Dateien teilen zu können.   

Zum Schluss bestätigen Sie das Teilen der Datei oben rechts woraufhin die Datei in die Warteschlange der App eingefügt wird. Besteht bereits eine Verbindung zum Enterprise-System, wird die Datei sofort übertragen. Andernfalls werden Sie beim nächsten Verbindungsaufbau von der App gefragt, ob die Dateien aus der Warteschlange übertragen werden sollen.

Die Warteliste der geteilten Dateien können Sie auf der Einstellungsseite der App einsehen. Per Swipe-Left-Funktion können Sie Einträge aus der Warteschlange entfernen. Sollte beim Upload ein Problem aufgetreten sein, zeigt Ihnen die kleine rote Zahl am rechten Rand die Anzahl der Fehlversuche an.

Die Dateien können dann im Enterprise-System weiterverarbeitet werden. Die Empfänger erhalten zu diesem Zweck eine Benachrichtigung und können sich die geteilten Dokumente in einer speziellen Sicht ansehen. Lesen Sie dazu bitte auch das Kapitel Dokumente aus der PisaSales-App verteilen in der PisaSales Online Dokumentation. 

Möchten Sie zu einem bereits existierenden Dokument eine Datei einchecken oder die bereits eingecheckte Datei austauschen, bietet Ihnen die App ebenfalls verschiedene Möglichkeiten. So können Sie aus einer Mediathek oder einer Dokumenten-Unterliste heraus einem Dokument direkt eine Datei anhängen.

In einer Mediathek oder einer Dokumenten-Unterliste können Sie an einem Dokument direkt eine Datei einchecken.

Gehen Sie dabei bitte wie folgt vor:

1.  Schalten Sie zuerst die Ansicht mit dem Stift-Symbol in den Bearbeiten-Modus
2. Markieren Sie danach das Dokument, zu dem Sie eine Datei einchecken wollen. Achten Sie bitte darauf nur ein Dokument zu markieren.
3. Führen Sie die Funktion Dokument einchecken aus. Diese ist meistens im Bereich ... Mehr versteckt.

Es folgt der Auswahldialog für Dateien auf Ihrem Gerät. Für die folgenden Schritte lesen Sie bitte eine detaillierte Beschreibung im Abschnitt Einchecken in einem Schritt. Nach dem Upload wurde die Datei zum Enterprise-System übertragen und dem Dokument zugeordnet. Sollte bereits eine Datei existieren, erfolgt eine Sicherheitsabfrage zum Überschreiben der vorhandenen Datei.

Haben Sie die Detaildaten eines PisaSales Dokumentes geöffnet, stellt Ihnen die PisaSales-App neben dem Einchecken einige weitere interessante Funktionen zur Verfügung.