Dokumentbearbeitung in MS 365 - OneDrive

Die Dokumente werden beim Ansehen/Bearbeiten grundsätzlich an die Microsoft 365-App im Browser übergeben. Die Funktionen Auschecken, Einchecken und Speichern unter öffnen Dialoge zur Navigation in der OneDrive-Ordnerstruktur.

  • Auf Systemen mit aktiver DIM besteht optional auch die Möglichkeit, in das Dateisystem zu wechseln.
  • Auf Systemen ohne DIM (z.B. Mac) startet die Funktion Dateisystem (Button) den Datei-Download bzw. legt den Upload-Dialog vor.

PisaSales-OneDrive, Auswahldialog

Über die Freigaben in OneDrive können beliebige interne und externe Instanzen (z.B. Kunden) in die Dokumentbearbeitung einbezogen werden.

Voraussetzungen:

  • Der Nutzer muss das Office-Profil haben (PSA_OFF_365)
  • Die Variable PSA_OFC_APP = MS365 muss gesetzt sein. Die Dokument-Funktionen triggern dann automatisch die MS 365-Kopplung. Die COM-Add-Ins lokal installierter Office-Add-Ins werden nicht mehr angesprochen.

Details dazu siehe Abschnitt Hinweise für den Administrator

Attention

Achtung: Bei der MS 365-Kopplung gilt, dass Dokumente die „in Bearbeitung“ sind, und die mit „Anse­hen“ bzw. „Speichern unter“ in OneDrive verwaltet werden, nicht unbedingt den aktuellen Bearbeitungs­stand aus der PisaSales-Datenbank repräsentieren. Insbesondere bei gemeinsamer Bearbeitung wird das Dokument erst nach „Einchecken“ in der Datenbank aktualisiert.

Funktion - Dokument ansehen

  • Office-Datei-Formate werden im Browser geöffnet (ggf. MS 365 Konto wählen), alle anderen Datei-Formate weiterhin über die DIM bzw. als Download vom Server.
  • Die Funktion speichert eine Kopie der Datei in einem temporären OneDrive-Ordner (PisaSales CRM Temp). Im temporären Ordner wird ein weiterer Ordner mit der Datensatz-GID als Namen angelegt. Dadurch kann der Dokumentname dem in PisaSales entsprechen, ohne dass es zu Konflikten kommt. Der temporäre Ordner befindet sich im persönlichen Bereich der OneDrive-Umgebung des angemel­deten Benutzers. Zur Identifikation des Benutzers in OneDrive wird die E-Mail-Adresse verwendet.
  • Anschließend wird ein URL zum Ansehen des OneDrive-Dokuments generiert und das Dokument im Browserfenster geöffnet.

Hinweis: In diesem Fenster ist es zwar möglich zu editieren, die Änderungen werden allerdings beim Schließen des Dokumentes nicht gespeichert. Ein bereits zum Ansehen geöffnetes Dokument kann nicht noch einmal im persönlichen OneDrive geöffnet werden.

Funktion - Speichern unter

  • Die Funktion öffnet eine Auswahl-Liste mit verschiedenen Online-Ordnern des angemeldeten Benut­zers zum Bestimmen des Zielverzeichnisses. Auf Systemen mit aktiver DIM kann in das eigene Datei­system gewechselt werden.
  • Nach Bestätigung der Auswahl wird eine Kopie des Dokuments im gewählten Ordner abgelegt. Wird hier ohne Auswahl nur „OK“ geklickt, landet das Dokument im übergeordneten Bereich „Eigene Dateien“.

Funktion - Dokument bearbeiten

  • Die Funktion erstellt auf OneDrive im [Pfad PiSA sales CRM Temp] einen temporären Ordner für jedes Dokument und legt eine Kopie des Dokuments ab. Der temporäre Ordner wird in den Verwaltungsda­ten des Dokuments als Vorbelegung für einen späteren Eincheck-Vorgang und das erneute Bearbei­ten gemerkt.
  • Anschließend wird ein URL zum Ansehen des OneDrive-Dokuments generiert und das Dokument im Browserfenster zur Bearbeitung geöffnet. Alle MS 365-Formate + PDF öffnet der Browser zum Editie­ren mit der zugehörigen APP. Nicht unterstützte Formate werden abgewiesen.
  • Die Bearbeitung im Browser kann jederzeit wieder erfolgen, solange der Status des Dokumentes in Bearbeitung ist.
  • Sollte der Ort des Auscheckens zugriffsgeschützt und die auscheckende Person nicht erreichbar sein, dann kann wie bisher der Status durch berechtigte Personen (Statusperson) manuell auf in Entwick­lung gesetzt werden.
  • Das ehemalige Feld „Bearbeitet am“ ist in Eingecheckt am umbenannt worden und zeigt das Datum, an dem das Dokument zuletzt bearbeitet wurde. Das Feld „Computer“ ist ausgeblendet, an dessen Stelle ist der Bearbeiter durch genannt.
  • Nach der Bearbeitung im Browser muss das Dokument manuell eingecheckt werden.

Dokument in die Datenbank einchecken

Ein nach OneDrive ausgeschecktes Dokument kann jederzeit wieder in PisaSales eingecheckt werden.

Attention

Achtung: Damit wird das Dokument in der Datenbank überschrieben.

Reduzierter (schneller) Einscheckvorgang

Beim Einchecken ermittelt die Funktion den Pfad zur ausgecheckten Datei und prüft, ob sich nur eine passende Datei im OneDrive-Ordner befindet. Ist das der Fall, dann wird das Dokument PisaSales-konform eingecheckt (mit Abfrage zum Anlegen einer neuen Version und Statuswechsel auf in Ent­wicklung).

Eincheckvorgang mit Dateiauswahl

Liegen unter dem Pfad mehrere Dateien, dann öffnet sich die OneDrive Datei-Auswahl zur Bestim­mung der einzucheckenden Datei. Ort und die ausgecheckte Datei sind vorausgewählt. Das System geht davon aus, dass in diesem Fall bewusst eine Datei ausgesucht/gewählt wird, mit der das Doku­ment in der Datenbank ersetzt/überschrieben werden soll. Mit OK wird die Datei PisaSales-konform eingecheckt.

Die Dokument-Kopie in OneDrive bleibt erhalten und kann auch mehrmals hintereinander eingecheckt werden. So ist z.B. ist bei nachträglichen Änderungen (Bearbeiten) kein Auschecken erforderlich.

Die Information, woher die Datei eingecheckt wurde, ist am Dokument als Referenz hinterlegt.