Workarounds und wichtige Hinweise

Nach der Bearbeitung eines Dokuments in MS 365 (Bearbeiten und wieder Einchecken) ist je nach Refe­renz das Überschreiben des Dokumentes mit einem anderen Dokument (z.B. lokale Datei) mit der Ein­check-Funktion nicht mehr ohne weiteres möglich (siehe reduziertes Einchecken). Die eindeutige Referenz auf das OneDrive-Dokument unterbindet den Auswahldialog und damit auch die nachfolgende Möglichkeit von anderen OneDrive-Ordnern oder dem Dateisystem einzuchecken. Dieses Verhalten ist gewollt implementiert.

• Vorteil: Änderungen am bearbeiteten Dokument können sofort ohne Auswahldialog in der Daten­bank gespeichert werden.
• Nachteil: Das Dokument kann nur über einen kleinen Umweg durch ein anders Dokument ersetzt werden.

Will der Anwender die Datei nicht mit dem referenzierten Bearbeitungsstand aus MS 365 überschreiben, sondern mit einem anderes Dokument, dann muss er

• am einfachsten die Dokument-Datei in PisaSales löschen
• oder die temporäre Datei in OneDrive löschen/verschieben

Erst danach ruft die Eincheck-Funktion wieder den Datei-Auswahldialog auf.

Tipp: Bei der Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten in PisaSales ist man immer gut beraten, ab einem gewissen Stand der Bearbeitung eine neue Dokumentversion anzulegen. Somit kann man unter anderem auf frühere Stände zurückgreifen, falls Dateien gelöscht wurden oder korrupt sind.

Auch wenn das Microsoft-Word-Format *.doc in der Regel nicht mehr verwendet wird, liegen Doku­mente nicht immer als *.docx-Dateien vor. Beim Eichecken einer bearbeiteten *.doc-Datei ist immer zu bedenken, dass die geänderte (bearbeitete) Datei nun im *.docx-Format vorliegt.

MS 365 behält sich das Recht vor, *.doc-Dateien nach *.docx zu konvertieren, bevor sie bearbeitet wer­den können. Beim Wiedereinchecken in das CRM-System ist die ausgecheckte Datei vorausgewählt, damit deutlich ist, was eingecheckt werden soll.
Aber: Auch wenn OneDrive beim Bearbeiten eine *.doc Datei zwangsläufig nach *.docx konvertiert und diese dann zum Bearbeiten öffnet, bietet die Schnittstelle beim Einchecken trotzdem die ausgecheckte *.doc-Datei an. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass OneDrive die Datei konvertiert hat und man die bearbeitete *.docx-Datei zurück in das System eincheckt.

RTF-Dateien werden angezeigt, können aber nur in der Desktop-App von Word bearbeitet werden.

Mit den Funktionen Speichern unter und Auschecken wird im Auswahldialog für den Zielordner ein Rei­ter „Teilen“ eingeblendet, mit dem man Benutzern in Office Zugriff (Lesend, Schreibend) auf das Doku­ment gewähren kann.

Ob eine Meldung an den Benutzer geschickt wird, kann über die Variable PSA_MS365_SHR_SND_INV eingestellt werden. Unabhängig, ob eine Meldung (E-Mail) geschickt wird, findet der Benutzer das Doku­ment in seinem
OneDrive unter „Geteilt“.

Durch die MS 365-Kopplung können Dokumente in OneDrive gleichzeitig von mehreren Personen bear­beitet werden, insbesondere, wenn das PisaSales CRM z.B. auf unterschiedlichen Plattformen (WIN<>Mac) genutzt wird. Die folgende Vorgehensweise ist geeignet, Dokumente in einem öffentlichen (shared) Ordner zur gemeinsamen Bearbeitung bereitzustellen. Dabei arbeiten beide Personen in PisaSa­les und bearbeiten das Dokument gleichzeitig aus OneDrive heraus.

• Dokument durch den Besitzer in PisaSales Auschecken und im Dialog einen Shared-Ordner im eigenen OneDrive auswählen, auf den weitere Bearbeiter Zugriff haben (ggf. am Ordner in OneDrive „Zugriffe verwalten“). Hier ist ggf. zu prüfen, ob im Dialog weitere Unterordner im Shared-Ordner sind, die ein übergeordneter Zugriff dann ebenfalls frei gibt.
• Der Dokumentstatus in PisaSales wechselt auf in Bearbeitung.
• Mit der Funktion Dokument bearbeiten kann der Besitzer das Dokument bearbeiten.
• Gleichzeitig können entsprechend OneDrive-Zugriffsverwaltung weitere interne Personen das Doku­ment aus PisaSales heraus mit Dokument bearbeiten editieren. Parallele Änderungen werden im Dokument direkt verfolgt.
• Ist die gemeinsame Bearbeitung abgeschlossen, checkt der Besitzer das Dokument in PisaSales per Funktion Einchecken wieder ein und aktualisiert damit den Bearbeitungsstand im CRM-System.

Für das gemeinsame plattformunabhängige Bearbeiten von Dokumenten mit externen Personen (Kun­den etc.) sind die oben genannten Mechanismen geeignet. Es sollten jedoch Regeln und Kommunikati­onskanäle festgelegt werden. Insbesondere sind auch Fragen der Sicherheit in OneDrive zu beachten.

• Geben Sie einen Ordner für externe Personen nicht schreibbar frei, dann könnte mit „Hochladen“ Schadsoftware hochgeladen werden, ohne dass es bemerkt wird.
• Prüfen Sie die Verwendung eines Passwortes für externe Personen.
• Halten Sie das Ablaufdatum des Links zum Teilen so kurz wie möglich.

Allgemeine Voraussetzung sollte sein, dass geeignete Share-Bereiche die externen Personen untereinan­der trennen und der Zugriff auf die Dokumente beachtet wird. Dann kann das zu bearbeitende Doku­ment nach OneDrive ausgecheckt und direkt aus OneDrive mit der externen Person „geteilt“ werden. Nach gemeinsamer Abstimmung zum Bearbeitungsstand wird das Dokument durch den Besitzer wieder in PisaSales eingecheckt.

Der Kommunikationsaustausch zum Dokument bzw. Bearbeitungsstand sollte nachvollziehbar im CRM erfolgen. Dafür steht z.B. das Kommentar-Feld (max. 2000 Zeichen) am Dokument zur Verfügung.

PDF's können auch über die MS Graph API erzeugt werden. Dadurch ist man unabhängig von der DIM und kann die Konvertierung serverseitig durchführen. In dem bekannten Dialog unter Meine Daten -> PDF-Konvertierung ist dafür unter Methode Office 365 auszuwählen. Damit setzt die Variable PSA_PDF_CNV_MTH auf OFFICE365 um. In dem Fall werden Dokumente auf dem Server über die MS 365-Schnittstelle nach PDF konvertiert. Das erfolgt dann ohne DIM, also auch auf einem Mac.

In der Variablen PSA_SUP_CNV_TYP_PDF_MS365 stehen die unterstützten Dateitypen.

Der bekannte Befehl Drucken (Strg+P) wird unterstützt, wobei das lokal erstellte Dokument (PDF, Word) im Web-Browser geöffnet wird. Nicht unterstützte Berichte werden per Download in das lokale Down­loadverzeichnis abgelegt.

Beim Beenden der PisaSales-Session (Abmelden) werden mit einer Meldung alle Dokumente in einer Liste angezeigt, die der Benutzer noch extern „in Bearbeitung“ hat. Dann besteht die Möglichkeit:

• markierte Dokumente einzuchecken (überschreiben),
• die Bearbeitung abzubrechen
• oder den aktuellen Stand zu belassen und die Abfrage zu ignorieren.

Das Feature wird per Variable PSA_CIN_DOC_EXI_GUI (Default = y) gesteuert.

Die Dokumentbearbeitung in MS 365/OneDrive ist auch aus der PisaSales Pocket- und Tablet-App heraus möglich. Unter iOS gibt es Unterschiede im Verhalten:

• Auf dem iPad ist eine Bearbeitung ohne installierte Word-App im Safari-Browser möglich.
• Auf dem iPhone ist es nicht möglich, ein Dokument im Safari-Browser zu bearbeiten. Man benötigt die Word-App. Mit Tapp auf den Menübefehl „Dokument bearbeiten“, wird gefragt, ob man das Dokument in Word öffnen will.