Dokumente und Mappen

Mit der Dokumentenverwaltung stellt PisaSales ein übergreifendes Tool für die Verwaltung aller Arten von Dokumenten zur Verfügung. Dabei kann auf unterschiedlichste Dokumente und Dateien zugegriffen werden. Die in PisaSales verwalteten Dokumente sind neben den EDV-erstellten Dokumenten (Excel-Tabellen, CAD-Modelle, CAD-Zeichnungen, Layouts, Präsentationen, Text-Dokumente usw.) auch manu­ell erstellte Dokumente (gescannte Papiervorlagen, PDF-Dokumente) der technischen Dokumentation. Die Dokumentenverwaltung integriert Mechanismen zur servergetriebenen Erstellung von Dokumenten. So ist es einfach, Unterlagen zu einem oder mehreren Kontakten zu erstellen, ohne PisaSales verlassen zu müssen.

Beziehungen zwischen Dokumenten und anderen Objekten

Im Modul "Dokumentenverwaltung" werden die einzelnen Dokumente und Dateien verwaltet, die Sie für den Vertriebsablauf und Ihre Korrespondenz benötigen. Alle Dokumente und Dateien werden als sog. BLOB (Binary Large Object) in der Datenbank verwaltet. Das Dokumentenmanagement bietet direkt an jedem Kontakt, jeder Geschäftsbeziehung oder an Produkten/Leistungen eine Dokumentenliste. Sie enthält sämtliche Dokumente, die Ansprechpartnern, Vertriebsvorgängen, Aufträgen, Angeboten und Produkten zugeordnet sind. Die Dokumentenverwaltung unterstützt eine Vielzahl von Dokumentarten.

Aus der Kontaktverwaltung oder aus der Vorgangsverwaltung können Dokumente erstellt bzw. kann direkt auf die Dokumentenverwaltung zugegriffen werden.

Hinweis: Briefe, Serienbriefe, Faxe oder e-Mails erstellen Sie als Korrespondenzaktivität, die an ausge­wählte Adressaten geht. Diese Dokumente werden als Aktivität (Korrespondenz) verwaltet und sind nicht unmittelbar Bestandteil der Dokumentenverwaltung.

Alle Dokumente sind sicher in der Datenbank gespeichert. Die Verfügbarkeit der Dokumente wird über Gültigkeit und Statusfunktionen gesteuert. So wird sichergestellt, dass ein Dokument nicht von mehre­ren Personen gleichzeitig bearbeitet wird und immer das aktuellste Dokument zur Verfügung steht.

MS 365 und OneDrive

Nachdem Sie die grundsätzliche Arbeitsweise mit Dokumenten in PisaSales kennengelernt haben, finden Sie alle wichtigen Informationen zur Arbeit mit Dokumenten in MS 365 und OneDrive im anschließenden Kapitel ->PisaSales und Microsoft 365.