PisaSales Groupware-Connector

Der PisaSales Groupware-Connector synchronisiert Termine vollautomatisch und fortlaufend zwischen dem PisaSales-Server und dem Groupware-Server. Termine können dadurch von Ihren Mitarbeitern wahlweise in PisaSales (z.B. im PisaSales-Team-Kalender) oder im Groupware-Kalender angelegt wer­den. Das Neuanlegen, das Nachführen von Änderungen sowie das Löschen in der jeweils anderen Anwen­dung übernimmt der Groupware-Connector automatisch. Eine manuelle client-seitige Übertragung von Terminen per Funktionen ist nicht zwingend notwendig.

Damit wird gleichzeitig die automatische Benachrichtigung aller Terminteilnehmer nach dem Anlegen oder der Modifikation von Terminen gesichert.

Zusätzlich unterstützt der Groupware-Connector den automatischen Import von E-Mails.

Der PisaSales-Groupware Connector ist ein Dienst, der folgende Aufgaben abdeckt:

• Automatischer Abgleich von Groupware-Terminen mit PisaSales-Terminen.
• Jeder eingelastete Termin wird automatisch in der anderen Anwendung angelegt, geändert und gelöscht.
• Bestandteil der Kopplung sind alle wichtigen Termindaten, wie z.B. Terminart, Ort, Datum und Uhr­zeit, Notizen zum Termin-/Besuchsbericht, Terminkategorie, Teilnehmer, Teilnehmer-Status sowie verbundene Daten wie Kontakte und Datei-Anhänge.
• Automatische Verteilung der Termine an den Zuständigen und automatische Benachrichtigung der Teilnehmer durch den Groupware Server.
• Statusabhängige Synchronisation, z.B. werden abgeschlossene Termine nicht mehr synchronisiert.
• Berücksichtigung des Arbeitszeitmodells (z.B. nur Synchronisation von Terminen innerhalb der Arbeitszeit. Ausgewählte Termine außerhalb der Arbeitszeit können bei Bedarf manuell synchroni­siert werden).
• Bei Export aus PisaSales werden Vorgangs- und Kontaktzuordnungen (Für Kontakt) am Groupware-Termin in Textform hinterlegt. Dadurch gehen wichtige, nur in PisaSales gepflegte Informationen nicht verloren.
• Bei der Terminbearbeitung im Groupware-Client können Sie Teilnehmer und Anlagen direkt aus der PisaSales-Datenbank auswählen.
• Einfache Konfiguration der Groupware in den persönlichen Einstellungen des Anwenders

Für die Terminbearbeitung in PisaSales nutzen Sie den PisaSales Team-Kalender. Während der PisaSales Groupware-Connector für die Aktualität der Daten in beiden Systemen sorgt, stellt der PisaSales Team-Kalender alle synchronisierten Termine sowie andere Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter im CRM-System gra­fisch dar. Durch die übersichtliche grafische Darstellung können Sie leicht die Verfügbarkeit Ihrer Mitar­beiter prüfen und Termine grafisch planen.

Kalender von Nicht-CRM-Nutzern können mit PisaSales synchronisiert werden, so dass CRM-Nutzer Ter­mine mit anderen CRM-Vorgängen (Vertriebsvorgänge, Marketing- oder Servicevorgänge) verknüpfen können.

Die Tabelle listet den Synchronisationsumfang des Groupware-Connectors in Abhängigkeit von der Groupware-Server-Version.

Im Outlook Addin ist die Funktion Öffnen an der E-Mail erweitert (PsaOutAddinCubes.dll 4.0.0.145). Damit können an einer E-Mail in der Groupware die verknüpften Kontakte in PisaSales geöffnet werden, ohne die E-Mail in PisaSales einchecken zu müssen.

Findet die Funktion in PisaSales keine eingecheckte E-Mail, werden nach Bestätigung der Meldung "Die E-Mail wurde in PisaSales nicht gefunden. Sollen die zugeordneten Kontakte geöffnet werden?" mit "Ja" das PisaSales-Kontaktformular geöffnet und alle Kontakte der E-Mail (Absender, Empfänger, CC, BCC-Empfänger) geladen. Die Erweiterung ist nicht auf E-Mails beschränkt, sondern funktioniert auch bei allen anderen Aktivitäten, die Empfänger haben.

Es ist nicht möglich, E-Mails für Gruppen abzurufen.
Gruppen sind keine Benutzer und darum kann man keine E-Mails für Gruppen abrufen. Dafür gibt es allgemein keine API.

Tipp: Alternativ könnte man ein normales Benutzerpostfach einrichten, auf das die Gruppen Zugriff haben und an das alle E-Mails dieser Gruppe weitergeleitet werden. Ein Vorteil davon wäre auch, dass dieser Benutzer einen Papierkorb hat, Gruppen aber nicht.
Eine entsprechende E-Mail-Adresse im Benutzername bei Teams (der Gruppe) führt dann zu einer zusätzlichen Filterung im Postfach (Sammel-Postfächer).