Ressourcen-Stammdaten verwalten

Die Stammdaten der Ressourcen können im Formular aus dem Menü Sales/Ressourcen-Stammdaten verwaltet werden.

Jede Ressource ist durch eine automatisch vergebene Nummer eindeutig identifiziert und in den Attribu­ten Name, Verantwortlicher, Inventarnummer, Kommentar, Status, Typ und Gruppenzuordnung näher beschrieben.

• Eine Ressource legen Sie wie jeden anderen Datensatz an und pflegen die erforderlichen Attribute (siehe weiter unten: Ressourcenstatus, Ressourcentypen, Ressourcenmerkmale und ggf. Kalender­freigabe).
• An Ressourcen steht ein Dokumentreiter bereit, z.B. zur Hinterlegung von Anleitungen. Korrespondie­rend dazu existiert in der Dokumentverwaltung am Kontext der Dokument-Verwendung die Sicht auf "Ressourcen".
• Soll ein bestimmter Ressourcentyp (siehe unten) bereitgestellt werden, so ist der Ressource eine ent­sprechende Person (interner Mitarbeiter) oder ein Serviceobjekt zuzuorden (Zuordnung).
• Ressourcengruppen werden separat verwaltet und mit den entsprechenden Ressourcen verknüpft. Siehe Ressourcengruppen verwalten.

Ressourcen verfügen wie jeder Datensatz über eine Zugriffssteue­rung per Recordzugriff. Der Standard-Zugriff für Ressourcen wird benutzer- und gruppenspezifisch kopiert.

Im Standard sind die Status Aktiv und Inaktiv verwendbar. Der Status kann zur Abbildung weiterer Zustände, wie z.B. Leasing, Defekt, In Reparatur genutzt werden. Die Ressourcenstatus werden adminis­trativ vorgegeben.

In der Liste werden die Ressourcenstatus gepflegt, die als Auswahlmenü im Ressourcenformular bereit­gestellt werden. Im Standard sind die Status aktiv und inaktiv verwendbar. Der Status kann für die Dar­stellung weiterer Status verwendet werden (Leasing, Reparatur, Störung).

Der Status einer Personalressource ist mit dem Status der Person (interner Mitarbeiter) gekoppelt. So ist sichergestellt, dass nur aktive Mitarbeiter aktive Ressourcen haben.

• Wird ein Kontakt einer Ressource zugewiesen und hat dieser Kontakt einen finalen Status, dann wird der erste nicht planbare Status der Ressource zugewiesen (im Standard ist das inaktiv).
• Ändert sich der Status eines Kontaktes mit Ressource in einen finalen Status, dann wird auch in dem Fall der Status der Ressource auf den ersten nicht planbaren Status geändert.

PisaSales unterscheidet die Ressourcentypen "Ressource", "Person", "Serviceobjekt" und "Ressourcen­gruppe". Die Typen werden vom Administrator verwaltet und i.d.R. nicht verändert.

Ressourcen vom Typ "Person" und "Serviceobjekt" sind mit einem internen Mitarbeiter bzw. mit einem Serviceobjekt 1:1 verknüpft. Dadurch ist es möglich, ausgewählte interne Mitarbeiter (z.B. Techniker) oder im System gepflegte Serviceobjekte (z.B. Demomaschinen) als Ressource zu pflegen und mit ande­ren Ressourcen zu gruppieren. Die Verknüpfung wird über den Button Zuordnung im Formular Ressour­cen hergestellt. Die Zuordnung setzt den Ressourcen-Typ automatisch. Er ist dann nur lesbar. Ist die Ressource bereits mit einem internen Mitarbeiter oder einem Serviceobjekt verknüpft, wird eine Mel­dung ausgegeben.

Ressourcen vom Typ Ressource sind allgemeine Ressourcen, wie Räume, Projektoren, Fahrzeuge, etc. Diese Ressourcen existieren autonom und sind mit keinem anderen Objekt verknüpft. Der Typ wird automa­tisch gesetzt, wenn das Feld Zuordnung leer bleibt.

Demnach verwendet die Ressourcenverwaltung die Typen:

• Mitarbeiter-Ressource
• SO (Serviceobjekt)-Ressource
• Allgemeine Ressource

PisaSales unterscheidet die Ressourcentypen "Ressource", "Person", "Serviceobjekt" und "Ressourcen­gruppe". Die Typen werden hier verwaltet und in der Regel nicht verändert. Nur ein Administrator mit Customizer-Kenntnissen kann Ressourcentypen anpassen/ändern.

Interne Kontakte/Mitarbeiter verfügen über Merkmale und Skills. PisaSales unterstützt die Auswahl von Ressourcen nach beliebigen Merkmalen, wie Qualifikation, Fahrerlaubnis-Klasse, Gültigkeit des Reise­passes, Verantwortlichkeit für bestimmte Postleitzahlbereiche usw.

Mitarbeiter werden auch als Mitarbeiter-Ressourcen verwaltet. Die Merkmale werden in einer gemein­samen Liste "Ressourcenmerkmale" verwaltet und können kreuzweise gesucht und eingetragen werden.

Es ist möglich, ein Merkmal sowohl an der Person als auch an der Ressource auszuwählen, ohne es doppelt anlegen zu müssen - Kontextfeld wurde entsprechend steuerbar gemacht.

An der Ressource können jetzt auch Kontaktmerkmale ausgewählt werden, wenn es sich um eine Kon­taktressource(!) handelt. Kontaktmerkmale werden wie bisher in der Adminliste "Kontaktmerkmale" verwaltet. Auch an Serviceobjekten sind Merkmale für die Ressourcen verfügbar.

• Definition von Merkmalen durch den Administrator,
• Zuweisen beliebig vieler Merkmale und Ausprägungen zur Ressource durch den Anwender,
• Merkmals-Suche gemeinsam mit anderen Ressourcenattributen möglich.

Das Formular Ressourcen enthält im Reiter Merkmale die Felder Merkmal, Wert Notiz und Erzeugungs­datum. Die Merkmalsauswahl erfolgt durch den Endanwender als fixe Auswahl aller definierten Merk­male, die ein Administrator angelegt hat. Ein Merkmal können Sie direkt im Feld auswählen oder frei eintragen. Sind zum Merkmal weitere Ausprägungen vorhanden, dann kann der Administrator eine Mehrfachauswahl anbieten, die Sie im Feld Wert neben dem Merkmal auswählen. Die Ausprägung zum Merkmal Führerschein dann z.B. Klasse A1, A, B, C1, C, D1, D,...

Die Filtersuche an den Ressourcen unterstützt die Suche nach Ressourcen mit bestimmten Merkmalen (Skills). Die entsprechende 1:n-Beziehung wird im Filterformular unter "Alle Felder" -> "Ressourcenmerk­male" bereitgestellt. Hier wird nach Einträgen für "Merkmal" und "Notiz" (als Ausprägung) gesucht.

Mit der Filterauswahl in der Ressourcensicht der Plantafel kann die Einschränkung der Skills-Suche auf eine bestimmte Gruppe/Ressource erfolgen.