Automatischer E-Mail-Import

Der PisaSales Groupware-Connector unterstützt neben der Termin-Synchronisation auch den automati­schen Import von E-Mails.

Der automatische E-Mail-Import sucht nach einem Ordner bzw. dem Label mit dem Namen "PiSAsales" im E-Mail-Postfach (der Name ist zwingend vorgegeben). Es ist gleich, ob "PiSAsales" direkt im "Post­fach", unter "Posteingang" oder an anderer Stelle liegt. Sollte es mehrere "PiSAsales" geben, wird der erste Ordner verwendet, den die Groupware findet. Alle E-Mails, die das System in "PiSAsales" findet, werden automatisch nach PisaSales importiert und anschließend nach unterhalb von "PiSAsales"mit dem Namen "bereits importiert" (bzw. "already imported") verschoben. Der zuletzt genannte Bereich "bereits importiert" wird automatisch in "PiSAsales" angelegt.

Info

Admin: Seinen Namen bezieht er aus der Meldung "PSA_SYN_GWC_JOB_EMA_DON" und richtet sich somit nach der Sprache des PisaSales-Benutzers.

Hinweis: Gibt es feste Regeln für die Auswahl der zu importierenden E-Mails, sollten Sie sich in MS Out­look einen entsprechenden Filter anlegen, der die relevanten eingehenden Mails automatisch in den "PiSAsales"-Bereich verschiebt. Andernfalls kann das manuell erfolgen.

Um das Feature zu nutzen, sind folgende Schritte notwendig

  • In der Groupware einen E-Mail-Bereich "PiSAsales" anlegen; in Google das Label "PiSA-sales"
  • In PisaSales im Profilmenü -> Meine Daten -> Funktionsleiste Konfiguration -> Server-Groupware im Rei­ter Groupware die Option E-Mails importieren zu aktivieren. Dies setzt natürlich voraus - wie bei der Terminsynchronisation auch -, dass die Zugangsdaten angegeben sind.

Hinweis: Über die Umgebungsvariable PSA_EMA_IMP_GGL ist es bei Bedarf möglich, einfach alle E-Mails auch ohne das Label zu importieren

Für den automatischen E-Mail-Import ist ein eigener Job Groupware E-Mail Import (GRW_IMP_EMA) zuständig. Der Job ist ein Hintergrunddienst ohne GUI.

Es wird kein Import-Dialog angezeigt. Alle erkannten Empfänger der E-Mail erhalten eine Nachricht, wenn die E-Mail importiert wurde. Vorgangszuordnungen können dann in PisaSales nachgepflegt wer­den.

Erweiterung automatischer E-Mail-Import

Info

Admin: Für den Customizer stehen zwei Powershell Skripte zur Verfügung, die folgende Erweiterungen beim automatischen E-Mail-Import unterstützen:

  • ankommende E-Mails eines bestimmten Empfängers automatisch nach PisaSales importieren
  • ankommende E-Mails, welche auf eine E-Mail antworten, die aus PisaSales heraus gesendet wurde, automatisch nach PisaSales importieren

Erweiterter E-Mail-Import-Job

Der E-Mail-Import-Job kann E-Mails aus beliebigen Unterordnern des „PisaSales“-Ordners im Outlook-Posteingang importieren und den Namen des Unterordners zur E-Mail an den Import-Handler überge­ben. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, im Customizing kundenspezifische Regeln umzusetzen, wie z.B. die zum Unterordner passende Projektzuordnung oder das automatisierte Anlegen von Folge-Aktivitäten.

Info

Admin: Der Import von E-Mails aus Unterordnern wird über die Umgebungsvariable PSA_SYN_GWC_JOB_GET_REC = y aktiviert. Eine vom Unterordner abhängige Projektzuordnung wird vom Import-Handler übernommen. Im DynJav kann angepasst werden, welches Feld für das Matching des Ordners mit dem Projekt herangezogen wird. Der Name des Import-Handlers muss dem Job PRC_EMA_IMP_QUE als Parameter übergeben werden (Job-Parameterstring += „ HCL:=$CSO_EMA_HDL“).