Die Synchronisation übernimmt der PisaSales-Cron-Job "Groupware-Synchronisation" (Identifier = GRW_SYN_...).
Termin-Synchronisation
Wichtige Einschränkungen
Der Groupware-Connector synchronisiert nur Termine im Outlook-Standard-Kalender bzw. Termine im Lotus-Notes-Standard-Kalender ($calendar) und Standard Google calendar. Die Synchronisation von Terminen in benutzerspezifischen Kalendern wird nicht unterstützt.
Aufgrund der unterschiedlichen Abbildung in PisaSales, Exchange, Lotus Domino und Google werden keine Terminserien übertragen.
Die Kategorien der Groupware-Termine werden nicht mit PisaSales synchronisiert. Aus PisaSales exportierte Termine erhalten in der Groupware die Kategorie "PisaSales".
Welche Termine synchronisiert werden
Der Synchronisations-Job synchronisiert Termine der internen PisaSales-Benutzer aber auch Termin-Einladungen externer Kontakte (siehe Import und Synchronisieren externer Termine).
Pro internem Benutzer wird erst importiert (Groupware -> PisaSales), danach exportiert (PisaSales -> Groupware). Dabei wird der Kontext, bzw. die Rolle des Benutzers am Termin beachtet. Der Job synchronisiert nur Termine, für die ein PisaSales-Benutzer als Zuständiger/Organisator eingetragen ist. Termine mit einem Nicht-PisaSales-Benutzer als Zuständigem/Organisator werden nicht synchronisiert.
Example: Ein interner Mitarbeiter 1 legt einen Termin in PisaSales an. Er ist dadurch automatisch als Zuständiger am Termin eingetragen. In die Teilnehmerliste nimmt er einen weiteren internen Mitarbeiter 2 auf. Der Termin wird danach nur für Mitarbeiter 1 synchronisiert. Mitarbeiter 2 erhält automatisch eine Einladung in der Groupware.
Einladungen an Termin-Teilnehmer werden aus der Groupware versendet, wenn ein Termin von PisaSales in die Groupware exportiert wurde (Insert und Update). Beim Import von Terminen nach PisaSales ist kein Versand von Einladungen erforderlich. Denn die zugeordneten Teilnehmer sehen den Termin sofort in Ihrem PisaSales Entry Portal oder im PisaSales Team-Kalender.
Alle offenen Termine
Der Job synchronisiert grundsätzlich alle offenen Termine. Ausgeschlossen von der Synchronisation sind Termine mit einem finalen Status, wie z.B. "abgeschlossen"
Zur eindeutigen Kennzeichnung der Termine in beiden Systemen wird die GID des PisaSales-Termins sowohl in der Groupware als auch die Groupware-ID am PisaSales-Termin geführt. Zusätzlich wird der Synchronisationszeitpunkt eingetragen.
Der Horizont des Jobs ist in der globalen Groupware-Connector-Konfiguration einstellbar. Der Horizont ist das Zeitfenster in Tagen relativ zum aktuellen Datum, innerhalb dessen Termine vom Job für die Synchronisation erfasst werden. Im PisaSales-Standard ist er eingestellt auf -7/+90 Tage.
Admin: Es wird standardmäßig nur geprüft, ob ein Termin bereits eine GID aus PisaSales hat. Die Exchange-ID ist im Gegensatz zur GID nicht stabil und wird beispielsweise beim Verschieben in einen anderen (Kalender-)Ordner geändert. Deshalb kann mit der globalen Umgebungsvariable "PSA_SYN_GRW_QUE_XID" (y|n, Standard n) festgelegt werden, ob in PisaSales nach der Exchange-ID gesucht werden soll, wenn ein Termin keine GID hat.
Achtung: Dazu muss (Achtung SQL-Server) absolut sichergestellt sein, dass die Datenbank bei Suchen immer die Groß/Klein-Schreibung beachtet (case sensitive), weil solche Exchange-IDs oft nur an einer Stelle abweichen ("i" vs. "I" usw.).
Bereits synchronisierte Termine umwandeln
Termine, die bereits synchronisiert worden sind, können auch umgewandelt werden. Damit ist es möglich, einen erstellten Termin umzuwandeln, weil es sich z.B. um ein Telefonat (Telefonkonferenz) handelt, das man im Kalender als solche sehen möchte. Gleichzeitig kann man nun externe Einladungen zu einem Telefonat/einer Telefonkonferenz (die ja als Termin geschickt werden) entsprechend umwandeln.
Achtung: Mit der Umwandlung eines synchronisierten Termins wird dieser dann in der Groupware gelöscht.