Interne Teilnehmer werden per default automatisch synchronisiert, d.h. sie erhalten automatisch Einladungen und werden über Änderungen am Termin informiert.
Die Terminbestätigung/Einladung an externe Teilnehmer kann automatisch erfolgen, wenn das Groupware-Flag (Synchronisations-Flag) in der Teilnehmerliste an einem externen Teilnehmer gesetzt wurde. Dann wird dieser nach der Synchronisation des Termins mit der Groupware automatisch eingeladen.
Zudem sorgt das System durch Verriegelungen und zusätzliche Sicherheitswarnungen dafür, dass Anwender nicht unbeabsichtigt interne Informationen kommunizieren, die im Termin notiert sind.
Ungeachtet der Benachrichtigungsmöglichkeit über das Groupware-Flag am Teilnehmer steht die Funktion Bestätigung an Externe zur Verfügung. Sie generiert eine E-Mail für alle externen Kontakte. Die ICS-Anlage sieht beim Empfänger wie ein eigener Termin ohne Teilnehmer aus.