Import von Ressourcen

Der Groupware-Connector kann zentral gepflegte Ressourcen, wie Räume und Geräte in MS Exchange auffinden, automatisch nach PisaSales importieren und neu anlegen oder anpassen.

• PisaSales-Job "Groupware Ressource Import" (GRW_IMP_RSC) für den Import

Wird eine solche Exchange-Ressource an einem Termin verwendet, so wird sie - ähnlich wie eine Termin­teilnehmer-Zuordnung - gemeinsam mit dem Termin nach Exchange übertragen bzw. von dort gelesen. Exchange-Ressourcen können (falls in Exchange so definiert) automatisch zusagen oder absagen.

Das Feature ist verfügbar für Exchange Server ab 2010 sowie Exchange Online als Bestandteil von MS 365.

Für Exchange ab 2010 und Google steht ein Job zur Verfügung, der Ressourcen automatisch importiert und ggf. den Status anpasst (Job-ID: GRW_IMP_RSC), "Groupware Ressource Import" (siehe auch das Beschreibungsfeld des Jobs).

Als "Ressourcen-Manager" (Globale Groupware-Konfiguration) ist ein AD- (Active Directory) Konto (Benutzer mit Postfach) anzugeben, der Raum- und Verteilerlisten (s. u.) lesen darf. Das muss nicht not­wendigerweise ein PisaSales-Benutzer sein (daher freie Eingabe in diesem Feld). Zu Verteilergruppen (Globale Groupware-Konfiguration) siehe Hinweise zu Geräteressourcen.

Ressourcen sind in der Groupware als Postfächer abgebildet, haben also eine eigene E-Mail-Adresse, die in PisaSales als "Groupware-ID" dient. Sie sind somit aber auch vollwertige Benutzerkonten im Active Directory. Daraus folgt, dass mit dem Exchange-Connector niemals Ressourcen im AD angelegt werden können. Das ist ein administrativer Vorgang, der nicht über die EWS-Schnittstelle vorgenommen werden kann. Ein Export PisaSales-> Exchange scheidet somit aus.

Es ist jedoch möglich, bestimmte Ressourcen automatisiert zu finden und dann den Bestand in PisaSales entsprechend anzupassen.

Mit der Funktion Groupware-Zuordnung an einer PisaSales-Ressource kann die in der Groupware existie­rende ID technischer Ressourcen zugeordnet werden.

Man muss dabei folgendes beachten: Exchange unterscheidet zwischen "Räumen" (engl. "Room") und "Geräten" (engl. "Equipment").

Für Raum-Ressourcen (und nur für diese!) kann ein Exchange-Administrator sog. Raumlisten (engl. "Room lists") anlegen und die Raum-Ressourcen den jeweiligen Raumlisten - z.B. nach Gebäude - zuordnen.

Diese Raumlisten finden Sie über die EWS-Schnittstelle, wodurch in zweiter Stufe (Abfrage der Räume in einer Raumliste) alle Raumressourcen gefunden werden, die in eine Raumliste aufgenommen wurden.

Bei Gerätepostfächern gestaltet sich das anders. Diese können ausdrücklich nicht in eine Raumliste auf­genommen werden. Damit aber der Exchange-Connector eine Chance hat, die fraglichen Geräteressour­cen zu ermitteln, ist folgendes definiert:

Geräteressourcen sind in eine Verteilergruppe (engl. "Distribution group") aufzunehmen ("Universelle E-Mail-Verteilergruppe" / "Mail Universal Distribution Group"). Da es davon im Prinzip beliebig viele geben kann, und da es auch keine sinnvolle Methode à la "liefere alle Verteilergruppen" gibt, erwartet der EWS-Connector in der globalen Groupware-Konfiguration jetzt die Angabe der Verteilergruppen [E-Mail-Adressen der Verteilergruppen, getrennt durch Semikolon], die die relevanten Ressourcen enthalten.

Der PisaSales-Benutzer, der am Job (s.o.) eingetragen ist, wird der Verantwortliche der in PisaSales neu angelegten Ressourcen. Bei bestehenden Ressourcen wird der Verantwortliche durch den Job nicht geändert.

Im Standard bekommt der Verantwortliche entsprechende (interne) Nachrichten. Der Job-Handler wurde passend erweitert, so dass im Customizing eingegriffen werden kann.

Gesucht werden die Ressourcen zuerst mit ihrer Ressourcen-ID, im zweiten Schritt (wenn die Suche nach der ID keinen Treffer ergab) mit dem Namen - jeweils "exact match", keine Platzhalter.

Trifft folgendes zu (eines davon):

1. die Suche ergab mehr als einen Treffer
2. es wurde eine Personenressource oder eine Ressourcengruppe gefunden

dann vermerkt der Job das im Log-File und importiert nicht.

Gefundene Ressourcen haben nach dem Job-Durchlauf immer den Status "AKTIV". Ressourcen, die eine Groupware-ID haben, die aber in der Groupware nicht mehr gefunden wurden, werden auf "INAKTIV" gesetzt.

Man kann ausdrücklich Ressourcen von verschiedenen Groupware-Servern (z.B. je einer pro Niederlas­sung) importieren. Es ist dabei sichergestellt, dass z.B. nur die Ressourcen inaktiv werden, die auf dem Server, von dem sie stammen, nicht mehr verfügbar sind.

Wie bisher ist lediglich pro Groupware-Server eine Groupware-Konfiguration anzulegen (bzw. wenn bereits z.B. Termine synchronisiert werden, schon vorhanden) und der Job (s.o.) entsprechend oft zu kopieren und zu parametrisieren.

Technische Ressourcen (weder Person noch Gruppe), die an Terminen zugeordnet sind, werden wie die Teilnehmer an Exchange und Google übertragen (sofern es sich um Ressourcen mit Groupware-Zuord­nung handelt) bzw. von dort gelesen.

Da in der Groupware Ressourcen weitestgehend wie Teilnehmer (Personen) behandelt werden, und ins­besondere die Teilnahme zusagen oder ablehnen können, wurde die RSC/ACT-Zuordnung um Teilneh­merstatus inkl. passender Verwaltungstabelle (Administration / Aktivitäten / Ressourcenstatus) erweitert.

Es ist kein extra Groupware-Flag nötig, da es keine internen oder externen Ressourcen gibt.

Die vier Status von Exchange (Zugesagt, Vorbehalt, Abgelehnt, keine Antwort) sind initial in PisaSales vorhanden und können nicht verändert werden. Andere Status können bei Personen definiert werden. Eine zwingende Notwendigkeit dazu besteht jedoch nicht.