Dokumente

Menü Administration/...; siehe auch Kapitel  Dokumente und Mappen

Administra­tion/
Dokumente/...

Erläuterung, Verwendung

Customizing

Ordner

Schnelles Erstellen eines neuen Ordners als Administrator

neu anlegen erlaubt

Status

Verwaltung der Status für Dokumente, wie z.B. In Bearbeitung, Freigegeben, ...

Nur zur Information,
Änderungen nicht erlaubt

Sprachen

Verwaltung der Sprachinformationen für Korrespondenzen und Dokumente.

neu anlegen erlaubt

Arten

Verwaltung der Dokumentarten, wie z.B. Notiz, Präsentation, Fach­artikel, ...

Das Feld Objekt hat aktuell keine Bedeutung.

Änderungen unter Berücksichtigung des Typs erlaubt

Applikationen

Übersichtsliste von Applikationen, die zur Arbeit mit Korrespon­denzen und Dokumenten benötigt werden. Die Symbole werden an der Dokumentzuordnung als Kennzeichnung des Typs verwen­det. Das Präfix des Identifiers muss der Dateinamenserweiterung entsprechen.

zur Information, neu anlegen erlaubt

Rollen

Auswahl am Feld "für Kategorie" eines Dokumentes am Mitbewer­ber

neu anlegen erlaubt

Klassifikation

Verwaltung der Klassifikationsmerkmale für Dokumentdatensätze

neu anlegen erlaubt

Batchreports

Verwaltung der ID, Schlüssel, Werte bzw. Makros für die automati­sche Erstellung der Batchreports (Job) am Mitbewerber. Identifier ist die Vorlagen-ID; der Schlüssel ist ein Crystal-Report- bzw. ein Windward-Schlüssel. Gesteuert wird über einen Wert oder ein Makro. Im Makro kann z.B. ein spezielles Feld oder das Geschäfts­jahr angegeben werden.

Achtung: Nur mit Kenntnissen des Datenmodells bearbei­ten!

neu anlegen erlaubt

Ausgewählte Umgebungsvariablen (Menü Administration/Einstellungen)

Variablenname

Beschreibung

Default

PSA_RPT_PRV_APP

Steuert das Verhalten der Previewanzeige für Reports ab Office 2007; APP:=y/n schaltet das Feature "Bericht in der Anwendung öffnen anstatt im Preview" ein/aus; TYP:= legt fest, für welche Dateiendungen das Feature gilt; Ist der Dokumenttyp nicht in der Typliste enthal­ten (z.B. PDF), öffnet die Preview.

APP:=y TYP:=XLS

PSA_NOT_SUP_TYP_VIE

Legt Dateitypen für die Dokumentenverwaltung fest, die nicht zum Ansehen geöffnet werden dürfen.

EXE,BAT,COM,CMD,REG,SCR,VBS

PSA_DOC_COP_USD

Verwendungen bei "Kopieren mit Struktur" eines Dokumentes werden mit kopiert. Einzelne Typen der Verwendung (Reiter) werden anstatt y als Wert einge­tragen (act, svc, con, usw.)

y (für alle Typen)

PSA_DOC_DEV_IGN_USD

Dokumentverwendungen werden beim Statuswech­sel ignoriert, es wird nur noch auf Verwendungen in ausgehenden Korrespondenzen geprüft.

n (empfohlen)

PSA_SUP_CNV_TYP_PDF

Legt fest, welche Formate für das Konvertieren nach PDF unterstützt werden. Dateitypen können ausge­wählt werden, aber es lassen sich keine neuen hinzu­fügen.

textbasiert: RTF,DOC,TXT,HTM,HTML,BAT,CMD;

andere wie PPT nicht

PSA_CTX_USE_DOC

Farbige Hervorhebung von Dokumentdatensätzen mit finalem Status (z.B. Freigegeben) aktivieren/deaktivie­ren

y

PSA_SFR_DOC_CIN_NEW_VER

Abfrage zum automatischen Erstellen einer neuen Version beim Einchecken bearbeiteter Dokumente

n

PSA_PDF_CNV_MTH

Servervariable für PDF-Drucker

=GHOSTSCRIPT

PSA_PDF_CNV_PRI

Servervariable für PDF-Drucker

=CutePDF Writer

PSA_GS_EXE

Servervariable für PDF-Drucker Konvertierung von Dokumenten nach PDF schlägt fehl

=gs

PSA_DBL_DOC_AUT_REF

Dokumentdublettencheck im Hintergrund ohne Benutzerbestätigung

n

PSA_DFV_DOC_DLG_STY_IDN

Über die Variable kann die Dokumentart beim Neu­anlegen von Dokumenten im Stammformular vorbelegt werden. Damit ist das Mussfeld Typ bereits ausgefüllt.

EMPTY_DOC

Thumbnails als Preview

In der aktuellen PisaSales-Version werden Dokumente in verschiedenen Objekten als Thumbnail visuali­siert. Die Thumbnails werden vom System automatisch erzeugt.

Die Variable PSA_CRE_DOC_THU_NAI_IMM steuert, ob das Thumbnail asynchron erzeugt werden soll. Der Job "Thumbnails für Dokumente generieren" erzeugt für alle geänderten Blobs Thumbnails (für Alt­daten). Die Variable PSA_DOC_THU_NAI definiert die Größe. Der Wert ist an den Quickviewdialog PSA_DOC_THU_NAI_QSF angepasst. Die Generierung funktioniert nicht für alle Dokumentformate. Unterstützt werden Bilder, PDF, DOCX. DOCX wird mit der Bibliothek doc4j erst nach PDF und dann nach PNG konvertiert.

Dokumentart vorbelegen

Der automatische Defaulteintrag der Dokumentart kann über die benutzerspezifische Variable PSA_DF­V_DOC_DLG_STY_IDN gesteuert werden. Die IDN entnehmen Sie der Liste unter Administration/Doku­mente/Arten. Der Wert zieht:

  • bei Neuanlegen eines Dokuments in PisaSales
  • bei Drag-and-Drop eines Dokuments nach PisaSales
  • beim Ausführen des Filepickers in PisaSales

Für das Szenario, dass ein Dokument als Anlage einer Email über die Groupware eingecheckt wird (E-Mail-Connector), kann die Dokument-Art über diese beiden (ebenfalls) benutzerspezifischen Variablen voreingestellt werden:

  • PSA_DFV_DOC_STY_IDN (wie oben)
  • PSA_DFV_DOC_STY_NAM (für jede installierte Sprache einzutragen!)
Attention

Achtung: Bitte achten Sie immer darauf, einen vollständigen Satz der Einstellungen zu ändern, da es sonst zu Konflikten in den Daten kommen kann bzw. zu unterschiedlichen Arten in verschiedenen Spra­chen!

Klassifizierung von Dokumenten

Der automatische Defaulteintrag der Klassifikation beim Anlegen eines Dokumentes wird durch die Zugehörigkeit zu einem der Profile Service(Master), Vertrieb(Master) oder Marketing(Master) bestimmt. Bei Zugehörigkeit eines Benutzers zu mehreren dieser drei Gruppen ist die Gruppe mit niedrigstem Rang maßgebend.

Möchten Sie davon abweichend eine erweiterte Klassifizierung zuordnen, verwenden Sie bitte die Umgebungsvariablen PSA_DFV_DOC_TYP_IDN und PSA_DFV_DOC_TYP_NAM. Diese können Sie entwe­der für Gruppen oder für einzelne Benutzer ändern.

PSA_DFV_DOC_TYP_IDN = Identifier der gewünschten Dokument-Klassifikation

PSA_DFV_DOC_TYP_NAM = Name der gewünschten Dokument-Klassifikation (ein Eintrag pro installier­ter Oberflächensprache!)

Attention

Achtung: Bitte achten Sie immer darauf, einen vollständigen Satz der Einstellungen zu ändern, da es sonst zu Konflikten in den Daten kommen kann bzw. zu unterschiedlichen Klassifikationen in verschiede­nen Sprachen!

Größenabhängige Speicherung von Blobs auf dem Fileserver

Beim Überschreiten einer einstellbaren Blob-Größe können Blobs automatisch im Filesystem und nicht in der DB abgelegt werden.

Das Feature wird über die Variable PSA_FIL_SRV_USE=MAX_SIZ aktiviert. Die Variable PSA_BLB_MAX_SIZ bestimmt die Maximale Blob-Größe in Byte, die noch in der Datenbank abgelegt wer­den soll. Wenn der Wert <=0 ist, dann werden alle Blobs in der DB abgelegt. Ist die Blob-Größe größer als der Wert, dann wird die Datei automatisch im Dateisystem abgelegt. Das Speicherverzeichnis wird aus der Variable PSA_FIL_SRV_PTH bzw. PSA_FIL_SRV_PTH_MBL gelesen.