Als Administrator passen Sie Objekte, Prozesse und Funktionen immer global an, so dass die Veränderungen von allen Anwendern gesehen bzw. genutzt werden können. Zum einen passen Sie für den Anwender Menüeinträge in Feldauswahlmenüs an, zum anderen nehmen Sie Einstellungen in Umgebungsvariablen vor. Dafür verwenden Sie unterschiedliche Werkzeuge.
Einstellen und Anpassen
Achtung: In der Regel ist es nicht möglich, Defaulteinträge, die im Standard von PisaSales mit ausgeliefert werden, zu überschreiben. Wenn Sie diese Einträge und Vorgaben überschreiben (wenn es möglich ist), werden diese beim nächsten Upgrade von PisaSales wieder mit den Defaults aus dem Standard überschrieben. Anpassungen sollten Sie also immer als User "salesadmin" vornehmen, indem Sie eigene neue Einträge und Werte erstellen. Diese neuen Einträge werden bei einem künftigen Upgrade nicht überschrieben.
In den Listen zum Anpassen und Einstellen werden die Einträge zur besseren Übersicht automatisch farbig markiert.
- weiß: PisaSales-Standardeinträge, die überschrieben werden können
- rot: PisaSales-Systemeinträge, die in der Regel nicht verändert werden dürfen
- grün: durch den Administrator angepasste oder neu erstellte Einträge, die durch künftige Upgrades nicht verändert werden.
Zugriff auf Einträge muss Leserecht behalten
Achtung: Der Zugriff von Einträgen in Administrationslisten darf grundsätzlich nicht geändert werden. Insbesondere Aktivitäten- und Projekt-Subtypen müssen für alle Benutzer den Lesezugriff behalten. Der Lesezugriff kann nicht administrativ auf bestimmte Benutzer eingeschränkt werden. Wenn in einem Kundenprojekt spezifiziert sein sollte, dass Subtypen für gewisse Benutzer unsichtbar bleiben sollen, so ist das keine Aufgabe für den Administrator, sondern für das Customizing.
Das Menü Administration
Hinweis: Wenn Sie als Administrator häufiger die Werkzeuge oder die Administrator-Toolbox benutzen, dann empfiehlt es sich, das Administrationsmenü Ihren regelmäßig wiederkehrenden Anforderungen anzupassen. Siehe auch Personalisieren der Benutzeroberfläche
Hier stellt Ihnen PisaSales den Zugriff auf Einträge in ausgewählten Menüs an Formularfeldern oder an Listenfeldern zur Verfügung. Diese Menüs sind in erster Linie Feldauswahlmenüs, die verschiedene Menüeinträge anbieten. Diese einzelnen Einträge können Sie verändern, löschen und auch durch zusätzliche Einträge ergänzen. Alle Änderungen wirken sich global auf die Objekte aus, an denen die Menüs verbaut sind.
Über das Menü Administration öffnen Sie meistens Listen, in denen Sie Einträge für Auswahlmenüs (Choice-Box) an Feldern verändern können. Für diese Listen gilt:
- Die Elemente sind durch die Attribute Identifier/Schlüssel, Position und Name beschrieben. In einigen Fällen gibt es zusätzliche Attribute. Die Identifier können teilweise von den Standards abgeleitet werden, müssen aber unbedingt immer eingetragen werden.
Hinweis: Die Spalten "externer Schlüssel" in verschiedenen Tabellen dienen dazu, eventuelle Schlüsselwerte aus Fremdsystemen aufzunehmen. Diese Felder müssen nicht zwingend Einträge enthalten.
- In den meisten Listen können Sie Einträge neu anlegen. Achten Sie dabei auf die Eindeutigkeit des Identifiers. In vielen Listen wird der Identifier beim Neuanlegen automatisch aus dem Datenobjekt vorbelegt. Identifier sind am Datensatz verankert.
- Sie sollten keine mit PisaSales ausgelieferten Einträge löschen oder überschreiben. Einträge mit EMPTY-Identifier dürfen Sie auf keinen Fall löschen!
- Klartext-Namen können Sie immer verändern, z.B. wenn in Ihrem Unternehmen für bestimmte Sachverhalte andere Bezeichnungen üblich sind.
- Einige Listen dienen nur der Information. Änderungen (mit Ausnahme des Namens) sind nicht erlaubt, da sie immer auch Veränderungen an der installierten Logik nach sich ziehen. Wenden Sie sich an Ihren PisaSales-Customizer oder Ihren Support-Partner, wenn Sie solche Komponenten anpassen müssen.
Hinweis: Alle Änderungen an den Standardeinträgen bzw. neue Einträge sollten in jedem Fall zu Ihrer eigenen Sicherheit protokolliert werden.
Referenzierte Auswahlmenüeinträge
Auswahlmenüeinträge sind grundsätzlich mit den Objekten verbunden, in denen sie aufgerufen werden, also in Formularen oder Auswahldialogen. Dabei ist zu beachten:
- Es gibt Auswahlmenüeinträge, die frei bearbeitet oder gelöscht werden können, ohne dass eine Assoziation (Referenz) zu dem Formular, in welchem das Menü verwendet wird, zwingend notwendig ist.
- Es gibt aber auch Auswahlmenüeinträge, die eine feste Assoziation (Referenz) zu dem Formular, in welchem das Menü verwendet wird, herstellen und nur gelöscht werden können, wenn diese Verknüpfung aufgelöst ist.
Achtung: Wenn Sie versuchen, Auswahlmenüeinträge zu löschen, und erhalten die Meldung: "Es wurden (x) Referenzen auf "(Objekt)" entdeckt => kein Löschen möglich!", müssen Sie leider alle diesbezüglichen Referenzen auflösen. Suchen Sie dazu die betroffenen Datensätze in den genannten Objekten über die Filter- oder Suchmechanismen von PisaSales und lösen Sie die Referenz auf. Dafür legen Sie einen anderen Auswahlmenüeintrag fest oder löschen den aktiven Eintrag. Wenden Sie sich an Ihren PisaSales-Customizer, wenn umfangreiche Änderungen in den Standardlisten der Datenobjekte erforderlich werden. Er kann hier eingeschränkt Anpassungen vornehmen. Die Standardliste ist nicht zur Datenpflege vorgesehen! Sie dient nur zur Ansicht. Ausnahmsweise kann hier repariert werden. In gewissen Fällen erleichtert die Standardliste den Zugriff auf die Datenbank, wenn er sonst nur noch per SQL möglich wäre.
Insbesondere soll man in der Standardliste nie versuchen, einen Datensatz einzufügen oder ein BLOB einzuchecken!
Verwaltung impliziter Beziehungen
Neben den Assoziationen gibt es in PisaSales implizite Beziehungen, indem zumeist PSA_MEN (Menü) Einträge an verschiedene Objekte mit der ID und dem Text redundant kopiert werden. Dies hat den Nachteil, dass bei einer Änderung der Auswahlen nicht mehr ersichtlich ist, wo überall diese Auswahl verbaut ist. Andererseits kann bei einer administrativen Änderung des Menüeintrages nicht ohne weiteres gesteuert werden, ob die abhängigen Verwendungen auch aktualisiert werden sollen.
Werte auf Datensätze übertragen
Die Funktion kopiert Werte auf einen Datensatz und ist in der Funktionsleiste verschiedener Administrationslisten zu finden.
Mit der Funktion wird für jede selektierte Zeile ein Dialog mit der Verwendung des Datenobjekts und den Werten innerhalb dieser Verwendung geöffnet. Differenzen werden rot dargestellt, gleichlautende Einträge grün. Hier können die Werte aus der Administratortabelle auf die Verwendung übertragen werden.
Das ist notwendig, weil es bei diesen Administratorlisten keine Verknüpfung zwischen dem Auswahlwert und den Daten gibt. Daher werden Namensänderungen an einem Auswahlwert nicht automatisch in die Daten übernommen.
Möchten sie die neuen Werte auf die Daten übertragen, so verwenden sie die Funktion 'Werte ändern' in den einzelnen Verwendungsdialogen.
Achtung: Administratoren sollten nur festgelegte Werkzeuge verwenden bzw. weiteres Customizing in PiSA cubes nur mit Kenntnissen des Datenmodells und einer umfassenden Customizer-Schulung anwenden.