Private Termine

Private Termine sind Termine mit gesetztem Flag Privat bzw. Vertraulich. Bei der automatischen Group­ware-Synchronisation ist die Übertragung privater Termine aus der Groupware nach PisaSales insbeson­dere für die Prüfung der Verfügbarkeit wichtig. Dabei berücksichtigt der PisaSales Groupware-Connector natürlich die Privatsphäre der Mitarbeiter, indem außer dem Betreff "Privater Termin" keine weiteren privaten Informationen synchronisiert werden.

Termine mit gesetztem Privat-Flag können bei Import aus der Groupware wie folgt behandelt werden. Den Modus legt der Administrator in der globalen Groupware-Connector-Konfiguration fest.

  1. Vollständiger Import: Der Zugriff in PisaSales ist durch das gesetzte Privat-Flag auf den Termin-Eigentü­mer eingeschränkt. Administratoren können jedoch die Termindaten einsehen. (Einstellung nicht empfohlen!)
  2. Maskierter Import: Benutzer mit lesendem Zugriff sehen nur den Beginn- und Ende-Termin (für Verfüg­barkeitsprüfung ausreichend). Im Feld Betreff ist der Text Privater Termin sprachabhängig eingetra­gen. Alle anderen Informationen sind ausgeblendet. Dies gilt auch für Administratoren (Einstellung im PisaSales-Standard, empfohlen!).
  3. Kein Import: Termine mit gesetztem Privat-Flag werden von der Synchronisation ausgeschlossen.

Synchronisierter und nachträglich privat gesetzter Termin

Ein bereits synchronisierter und anschließend nachträglich mit dem Flag Privat versehener Termin ver­hält sich mit diesem Release folgendermaßen:

Ist ein Termin bereits synchronisiert (GID-Kennung am Termin in Outlook), dann wird die nachträgliche "privat"-Kennzeichnung in der Groupware von PisaSales immer übernommen, auch wenn die Globale Groupware Einstellung private Termine von der Synchronisation ausschließt (Einstellung "n"). Das Sub­ject wird auf "Privater Termin" umgeschrieben und der Termin wird weiter synchronisiert, bis er ggf. auf­grund des "privaten" Charakters in PisaSales bewusst gelöscht wird, wobei die Aktivität in der Groupware entsprechend der Abfrage ("… in der Groupware löschen? Ja/Nein") behandelt werden muss.

Job PRV_ACT_RMV

Er löscht zyklisch (z.B. einmal täglich) alle abgeschlossenen privaten Termine in PisaSales, die mindestens einmal aus der Groupware importiert wurden. Mit der Aktivierung des Jobs (im Standard nicht aktiviert) stellen Sie sicher, dass die PisaSales-Aktivitätenhistorie nur CRM-relevante Aktivitäten enthält. Gleichzei­tig belasten Sie Ihre Datenbank nicht mit privaten Terminen.

Der Job entfernt private Aktivitäten, die aus einer Groupware importiert wurden und vollständig in der Vergangenheit liegen. Termine mit Zuständigen ohne Login können vom Job abgeschlossen werden. Der Job löscht nicht nur private Termine, sondern er schließt auch die benannten externen Termine ab.