Wie Sie richtig und sicher benachrichtigen

• An einem Termin, an dem für einen externen Teilnehmer das Groupware-Flag gesetzt ist, legt das Sys­tem nach dem Speichern von synchronisationsrelevanten Änderungen immer die Synchronisations­abfrage vor. Auch wenn der Synchronisations-Status auf "immer synchronisieren" gesetzt ist! Damit wird eine unkontrollierte Synchronisation im Hintergrund vermieden.
  In der Abfrage wird auf die Benachrichtigung von externen Kontakten hingewiesen. Der Anwender kann sich im Zweifelsfall für "Nicht synchronisieren" entscheiden, und z.B. die Terminnotiz nachträg­lich korrigieren.
• Die Terminsynchronisation wird automatisch gestoppt, wenn Änderungen am Termin durch den Besuchsberichts-Assistenten vorgenommen wurden (Zwischenspeicherung des Berichts, Terminab­schluss). D.h., alles was an Nachbearbeitung im Notizfeld erfolgt, wird nicht mehr automatisch syn­chronisiert. Im Zweifelsfall für "Nicht synchronisieren" entscheiden, und z.B. die Terminnotiz nachträglich korrigieren.

Genauso wie in Microsoft Outlook wird nach Ändern und Speichern eines PisaSales-Termins der Syn­chronisationsmodus abgefragt. Der Bearbeiter kann

• "Immer nachfragen"
• "Synchronisieren und senden" oder
• "Nicht synchronisieren" auswählen.

Wählt der Bearbeiter Synchronisieren und benachrichtigen, versendet Exchange sofort nach dem Spei­chern (synchron) eine Benachrichtigung an alle Teilnehmer mit gesetztem Groupware-Flag.
Die Abfrage kann vom Benutzer unterdrückt werden (Festlegung für diese Aktivität speichern). Der aktu­ell gewählte Synchronisationsmodus (Groupware Synchronisation) wird am Termin gespeichert. Er kann im Reiter Zusatzdaten verwaltet werden.

• An internen Kontakten ist das Groupware-Flag automatisch gesetzt, kann aber deaktiviert werden.
• An externen Teilnehmern kann das Groupware-Flag aktiviert werden. Mit Setzen wird eine Sicher­heitsabfrage vorgelegt, die darauf hinweist, dass externe Kontakte ab jetzt automatisch nach Ände­rungen am Termin benachrichtigt werden. Es findet aber noch keine Synchronisation statt.
• Einmal aktiviert, lässt sich das Flag an externen Teilnehmern nicht mehr deaktivieren, denn dies würde zum Versand einer vielleicht ungewollten Absage führen. Soll ein externer Teilnehmer keine Informationen zum Termin bekommen, dann ist er aus der Teilnehmerliste zu löschen!
• Steuern Sie die Benachrichtigung externer Teilnehmer nach Termin-Änderungen ggf. über die Option Synchronisieren und senden oder wählen Sie Nicht synchronisieren.
• Nach "Nicht synchronisieren" können Sie externen Kontakten eine E-Mail mit angehängter iCalendar-Benachrichtigung (Funktion Bestätigung an Externe) senden, um diese über den Termin zu informie­ren oder den Termin zu bestätigen.

• Beim Export von Terminen in die Groupware können vor das schließende Body-Tag Zusatzinformatio­nen ausgegeben werden. Die Zusatzinformationen sind für die Benachrichtigung von internen Ter­minteilnehmern sinnvoll, sollten aber bei Terminen, die Sie an externe Teilnehmer synchronisieren, entfernt werden.

Die Liste enthält folgende Informationen:

• <Name>, <Position>, <Rolle im (Haupt)projekt> sofern vorhanden, <Telefonnummer>. Die Liste wird nur als Plaintext und nicht in HTML generiert.
• Die ausführliche Darstellung ist über die Variable PSA_SYN_ACT_CLI_INF_FLD abschaltbar (bzw. konfi­gurierbar), wenn Positions- oder Rollen-Infos nicht kommuniziert werden sollen (z.B. als intern einge­stufte oder im System nicht, schlecht oder falsch gepflegte Informationen, bzw. Datenschutzaspekte).
• Für Admins: Die Variable PSA_SYN_ACT_CLI_INF_FLD definiert die Reihenfolge der Felder, die ange­zeigt werden, sofern sie Daten enthalten. Es sind möglich: ORG_POS (Position im Unternehmen), PRO_ROL (Projektrolle), TEL (Telefonnummer).

Mit der Funktion Bestätigung an externe Teilnehmer können externe Teilnehmer per E-Mail eingeladen/benachrichtigt werden, wenn keine automatische Synchronisation erfolgt. Die E-Mail wird als Folgeakti­vität am Termin abgelegt. Sie erhält eine automatisch generierte iCalendar-Benachrichtigung (invite.ics) als Anhang. Die Benachrichtigung kann vom Empfänger in den Kalender gedropt werden und erzeugt dort einen Termineintrag (Funktionalität abhängig vom E-Mail-Client).

a) Interne Teilnehmer erhalten Benachrichtigungen nur noch, wenn entweder Termin-Stammdaten (Ort, Zeit, Notiz, …) geändert oder wenn nachträglich Teilnehmer in der Teilnehmerliste hinzugefügt oder entfernt werden.

b) Wird ein Termin delegiert, dann löscht der Connector in der Groupware den Termin mit dem bishe­rigen Zuständigen und synchronisiert den Termin mit dem neuen Zuständigen.

Zusätzlich werden die - "vom Standard abweichenden" - Zustände Synchronisieren und Senden und Nicht synchronisieren in der Statusbar des Termins (rechts oben in der Titelleiste) durch ein Warn­symbol visualisiert. Das Symbol wird unmittelbar nach Änderung aktualisiert. Es macht - z.B. nach einer längeren Terminvorbereitungsphase, in der der Bearbeiter "Nur gespeichert" hat - darauf auf­merksam, dass der Termin noch zu synchronisieren oder zu verteilen ist. Mit Klick auf das Warnsym­bol kann man den Synchronisationsmodus setzen.