Hierarchische Strukturierung - Zugriffsgruppen

Die Ebene der Mitarbeiter und deren Sicht auf Mitarbeiter untergeordneter Ebenen wird durch die Strukturierung des Unternehmens bestimmt. Dafür wird immer nur das Feld Firma am internen Mitar­beiter ausgewertet. Die Sicht eines Leiters (Feld im Formular Interne Abteilung) auf die Mitarbeiter der gleichen Ebene ist eine Option, die zusätzlich verwendet werden kann, wenn der Leiter nicht in einer übergeordneten Ebene strukturiert ist

Da interne Mitarbeiter sich nicht als "Nachbarn" sehen/kontrollieren können, ist die Sicht des internen Mitarbeiters aus seiner Zuordnung zur Firma immer auf unterhalb strukturierte Einheiten zu organisie­ren. Zu solchen Zwecken sollte die Eigene Firma nur die Mitarbeiter der Leitungsebene und nicht direkt alle Mitarbeiter enthalten. Die Firma sollte erst in Abteilungen strukturiert werden, denen dann die Mit­arbeiter zugeordnet werden.

Um bei Bedarf den Zugriff auf Datensätze (Record-Zugriff) zu steuern, können Zugriffsgruppen verwen­det werden, z.B. wenn verschiedene Standorte existieren und der eine Standort vom anderen Standort die Projektmappen/Vorgänge nicht sehen soll. Geschäftsbereiche innerhalb des einen Standortes sollen jedoch natürlich auch auf ihre Projektmappen/Vorgänge Zugriff haben.

Die Zugriffsgruppen bauen sich automatisch mit Speichern der Datensätze auf und verwenden dabei die Struktur der eigenen Firma und der zugeordneten internen Mitarbeiter. Dabei wird neben einer Grup­pen-ID auch für jeden User eine Zugriffs-GIC erstellt.

Zugriffsgruppen werden ausgewertet, wenn an Kontakten oder Angeboten internen Mitarbeitern Rollen in Kontaktbeziehungen vergeben werden.