Import und Synchronisieren externer Termine

Der Groupware-Connector kann auch Termin-Einladungen von externen oder unbekannten Kontakten in den Postfächern interner Mitarbeiter identifizieren und die dazugehörigen Groupware-Termine automa­tisch nach PisaSales importieren. Der Import ist auch benutzerinitiert über das Outlook-AddIn möglich.

Organisator

Der Groupware-Connector unterscheidet beim Import externer Termine zwischen folgenden Termin-Organisatoren:

a) externer Kontakt, der PisaSales bekannt ist in "Hauptteilnehmer"

b) fremder Kontakt, der PisaSales nicht bekannt ist als Pseudodatensatz mit E-Mail-Adresse nur in die Teilnehmer-Liste. Das Feld "Hauptteilnehmer" bleibt leer.

c) interner Mitarbeiter, der in PisaSales gepflegt ist, aber nicht aktiv mit PisaSales arbeitet (kein Login).

Der Personenkreis c) umfasst Mitarbeiter des eigenen Unternehmens, die zwar nicht mit PisaSales arbei­ten, aber in der Lage sein sollen, über ihre Groupware Termine in PisaSales anzulegen. Diese Mitarbei­ter müssen

1. in PisaSales als interne Mitarbeiter angelegt werden und

2. in der Administratorliste Kontakte -> Groupware-Benutzer einen Eintrag/Account erhalten.

Siehe auch:  Verwaltung der Benutzerkonten - Administrator, "Fehlende Zuordnungen erzeugen"

Zuständiger

Der Zuständige kann folgendermaßen vergeben werden:

  • Für den Termin von einem bekannten externen Kontakt ist es immer der Account-Manager, falls er eine Einladung erhalten hat.
  • Wurde der Account-Manager nicht eingeladen oder handelt es sich um den Termin eines Fremden oder eines internen Mitarbeiters mit inaktivem PisaSales-Groupware-Account, dann wird immer der "erste" interne Mitarbeiter als Zuständiger eingetragen. Der "erste" ist derjenige, in dessen Postfach der Groupware-Connector zuerst auf den Termin stößt.

Auf dem Reiter Zusatzdaten des Termins steht jetzt im Feld Synchronisiert durch der (echte) interne Mit­arbeiter, aus dessen Postfach der Termin synchronisiert wurde.

Eigenschaften eines externen Termins

Ein externer Termin ist in PisaSales besonders gekennzeichnet und hat folgende Eigenschaften:

  • Gesetztes Flag "Extern" (rechts neben der Termin-Priorität) und blaue Farbdarstellung des Termin-Datensatzes, auch im Entry Portal
  • Er ist in der Hoheit des externen Kontaktes.
  • Modifikation nicht erlaubt: zentrale Attribute, wie Zeit, Ort, ... (Hoheit in der Groupware)
  • Modifikation erlaubt: Beschreibung, Reminder und Zuordnungen wie Projekt, Teilnehmer, Ressour­cen, Anhänge inklusive Synchronisation der Änderungen in das eigene GW-Postfach. Dadurch erhält z.B. ein Außendienst-Mitarbeiter Zusatzinformationen, wie Flugdaten, die eine Sekretärin am PisaSa­les-Termin einträgt. Eine Verteilung an andere Teilnehmer via Groupware findet nicht statt.

Beachten: Update externer Termine!

Ein externer Termin ist in der Hoheit des Organisators, also des externen Kontaktes, der ihn erstellt hat. Ein Update des Termins durch den Organisator kann jederzeit erfolgen, es kann z.B. sein, dass der Orga­nisator eine Agenda ergänzt hat oder andere Informationen aktualisiert. Solange der Termin nicht abge­schlossen ist oder nicht auf “nicht synchronisieren” gesetzt wurde, muss man immer damit rechnen, dass ein Update von außen importiert wird.

PisaSales ist in der Lage, dies zu kontrollieren bzw. zu verhindern.

  • An externen Terminen (importierte Termine mit Flag "Extern") wird nach der Speicherung von Ände­rungen an Feldern, die der Synchronisation unterliegen, der Synchronisationsstatus auf "Nicht syn­chronisieren" gesetzt und der Anwender in einem Popup informiert: "Der Synchronisationsstatus des externen Termins wurde auf "Nicht synchronisieren" gesetzt, damit Ihre Änderungen am PisaSales-Termin nicht überschrieben werden." Die Synchronisation wird in beide Richtungen gestoppt.
  • Das Notizfeld wird unmittelbar beim Editieren behandelt. Der Anwender hat dadurch immer die Mög­lichkeit abzubrechen, wenn er die Synchronisation nicht abschalten will.

Siehe auch: Siehe dazu auch -> Wie Sie richtig und sicher benachrichtigen 

Mit Modifikation der Teilnehmerliste eines externen Termins (hinzufügen, entfernen) erfolgt eine Mel­dung, dass die betroffenen Teilnehmer nicht automatisch benachrichtigt werden, sondern dass dies in PisaSales manuell erfolgen muss:

  • per E-Mail für externe Teilnehmer (Fkt. "Bestätigung an Externe")
  • per Information für interne Teilnehmer (Fkt. "Verteilen")