Kontaktdatenbereinigung

Als Administrator sollten Sie in PisaSales gespeicherte Kontaktdaten regelmäßig auf Dubletten checken und diese entfernen bzw. zusammenführen.

Alle Master-Datensätze, die Dubletten besitzen, werden in einer Liste aufgeführt. In der Liste kann man nun die Dubletten mit dem Masterdatensatz zusammenführen. Dafür steht Ihnen im Menü Administra­tion unter Werkzeuge der Menüpunkt Dublettenverwaltung zur Verfügung. Der beim Check verwendete Prüfmechanismus ist identisch mit der Dublettenprüfung beim Neuanlegen von Kontakten und arbeitet mit der fest eingestellten Suchtiefe 2 (unabhängig davon, ob über die Umgebungsvariablen PSA_QUE_­DEP_ ... eine andere Suchtiefe eingestellt ist).

Unternehmenskontakte sind im Allgemeinen strukturiert (Abteilungen, Filialen usw.) und würden somit sehr häufig als Dubletten gekennzeichnet werden, da Tochter-Unternehmen der unteren Ebene i.d.R. den gleichen Namen wie das Mutterunternehmen haben. Wenn sich die Unternehmenskontakte, die überprüft werden sollen, in derselben Struktur befinden, dann werden sie nicht als Dublette behandelt.

PisaSales kennzeichnet also gleiche Datensätze in Unternehmensstrukturen nicht als Dubletten. Es wer­den nur solche gekennzeichnet, die nicht in einer gemeinsamen Struktur enthalten sind. In solchen Fäl­len, wenn die automatische Dublettenprüfung nicht greift, kann bei Notwendigkeit die manuelle Kennzeichnung (siehe unten) erfolgen.

PisaSales kennzeichnet Kontakte, die eine Historienbeziehung zueinander haben, ebenfalls nicht als Dub­lette.

1. Öffnen Sie über das Menü Administration/Werkzeuge/Dublettenverwaltung/Check die Personen- oder Unternehmensliste.
   Hinweis: Der Dublettencheck an dieser Stelle bezieht sich nur auf externe Kontakte.
2. Laden Sie alle oder nur eine gewünschte Teilmenge (Suchen) von Datensätzen in die Kontaktliste.
3. Führen Sie die Funktion Dublettencheck aus. Sie können alle markierten (Selektiert) Kontakte, oder die in einem bestimmten Zeitraum modifiziert worden sind (z.B. alle im Jahr 2004 eingepflegten Kon­taktdaten), oder Alle Kontakte in der Liste checken lassen.
4. Legen Sie im Dialog Dublettenbewertung eine Bewertung (unscharf, mittel, scharf) fest.

Nach dem Check hat das System alle Kontaktdatensätze mit Dublettenverdacht intern markiert. Öffnen Benutzer vor einer Bereinigung der Kontaktdaten die Kontaktübersichten, sehen sie diese Datensätze bereits farbig markiert.

Die administrative Kontakt-Bereinigungsliste verfügt über eine Funktion zum Befüllen aus einer Ad-hoc-Liste. Generell werden nur Dubletten-Kontakte aus der Liste übernommen, und je nach Bereinigungsliste werden entweder nur Unternehmen oder nur Personen übernommen. Damit hat ein Account-Manager die Möglichkeit, zu bereinigende Kontakte in einer oder mehreren Ad-hoc-Listen zu sammeln und dem Kontakt-Administrator zum Bereinigen zu übergeben.

Es ist möglich, zwei gleiche Kontakte manuell als Dublette bzw. als Master zu kennzeichnen. Damit kann das System auch diese Datensätze bereinigen. Der Master wird letztlich der aktive Datensatz bleiben, in den die Dublette eingeht (siehe Kontaktdaten bereinigen; Korrekturfunktionen).

1. Öffnen Sie über das Menü Administration/Werkzeuge/Dublettenverwaltung/Check die Personen- oder Unternehmensliste.
2. Klicken Sie in der Funktionsleiste Manuelle Zuordnung.
3. Klicken Sie im Dialog den Button Master und suchen Sie im anschließenden Auswahldialog den Kon­taktdatensatz, den Sie als Master festlegen wollen.
4. Klicken Sie im Dialog den Button Dublette und suchen Sie im Auswahldialog den Kontaktdatensatz, den Sie dem Master als Dublette zuordnen wollen.

Anschließend kann die Dublettenbereinigung aufgerufen werden.

Findet das System nach dem Dublettencheck relevante Datensätze, gibt es eine entsprechende Meldung aus, und Sie können die Bereinigungsliste gleich öffnen.

1. Öffnen Sie nach dem Dublettencheck über das Menü Administration/Dublettenverwaltung/Bereini­gung die Ergebnisliste Personen bzw. Unternehmen.
2. Laden Sie alle relevanten Datensätze in die Liste.
3. Die Liste zeigt jetzt die Kontaktdatensätze mit Dublettenverdacht. Der jeweils älteste Datensatz (bezogen auf das Erzeugungsdatum) zusammengehöriger Dubletten wird vom System automatisch als Master interpretiert und farbig (grün) unterlegt dargestellt. Die übrigen Datensätze werden als voraussichtlich unzulässige Kopien (Dubletten) interpretiert und die Unterschiede farbig unterlegt dargestellt.
4. Kontrollieren Sie Dubletten und Master. Nutzen Sie die folgenden Korrekturfunktionen in der Funkti­onsleiste, um den Kontaktdatenbestand zu konsolidieren.

Setzt eine markierte Dublette zum Master. Der alte Master wird automatisch zur Dublette.

Setzt die Dublettenkennung zurück. Der Datensatz wird aus der Menge der Dubletten entfernt und repräsentiert wieder einen regulären Kontakt. Bei einem erneuten Dublettencheck wird dieser DS wieder als Dublette gekennzeichnet.

Führt markierte Dubletten und den Master zusammen, d.h. im Detail:
1. Alle leeren Felder des Masters werden mit den Einträgen aus der Dublette gefüllt. Die Adresstypen werden einzeln geprüft und auf die gleiche Art abgeglichen.
2. Alle Beziehungen an der Dublette werden auf den Master umgelenkt.
3. Alle markierten Dubletten werden in der Datenbank endgültig gelöscht.

Wenn in den gleichen signifikanten Datenfeldern der markierten Dubletten sowie des Masterdatensat­zes Daten enthalten sind, wird mit Ausführen der Funktion Zusammenführen ein Vergleichsdialog der wichtigsten Attribute angezeigt, der die signifikanten Datenfelder eines Kontaktes enthält.

• Kontakt-Kommunikationsdaten zusammenführen
• Adressdaten zusammenführen

Hier legen Sie fest, welche Daten nach dem Zusammenführen im Master enthalten sein werden, indem Sie die Daten im linken Masterbereich korrigieren. Oder Sie markieren über die Radio-Buttons, welche Daten des Dublettendatensatzes in den Masterdatensatz übernommen werden. Mit OK bestätigen Sie das Zusammenführen. Bei Abbrechen des Vergleichsdialoges werden die Dubletten und der Master den­noch zusammengeführt, aber keine Daten an den Master übergeben.

Felder:

Name; Speichern als; Zusammengesetzter Name; Nummer; Namenszusatz; Vorname; Weitere Vorna­men; Titel; Position; Geschlecht; Anrede; Art; Personengruppe; Beschreibung; Priorität/Kategorie (ID); Priorität/Kategorie; Vorzugs-Kommunikationsart; Mailsperre; Provision; Provision gültig bis; Rabatt; Rabatt gültig bis; USt. ID-Nr.; Hauswährung; Jahresumsatz; Umsatzwährung; Handelsregisternummer; Kreditlimit; Kreditsperre; Weitere Gruppen; Geburtstag; Paraphe; Visitenkarte; Kontakt seit; Anlass; Alarm; Ranking nach Umsatz; Ranking nach DB abs.; Ranking nach DB %; Umsatz in Periode; DB abs. in Periode; DB % in Periode; Gruppe; Gründungsjahr; Rahmenvereinbarung seit; Rahmenvereinbarung bis; MA-Anzahl; Entscheidungskriterien; Kundenanzahl; Gruppe; Zahlungsbedingungen

Setzt die Dublettenkennung zurück. Der Datensatz wird aus der Menge der Dubletten entfernt und repräsentiert wieder einen regulären Kontakt. Der Datensatz wird danach nie mehr als Dublette mar­kiert. Über das Menü Administration/Werkzeuge/Dublettenverwaltung/Bereinigte Dubletten kann dieser Vorgang wieder rückgängig gemacht werden.

Ein in der Liste Bereinigung permanent zurückgesetzter Datensatz kann wieder aktiviert werden. Damit können Sie bei Bedarf zeitweise einen Datensatz wieder für die Prüfung auf Dubletten markieren.

1. Öffnen Sie nach dem Bereinigen über das Menü Administration/Werkzeuge/Dublettenverwaltung/Bereinigte Dubletten die Liste.
2. Laden Sie alle Datensätze in die Liste, die Liste zeigt jetzt alle bereinigten Kontaktdatensätze.
3. Markieren Sie einen oder mehrere Datensätze, die Sie wieder aktivieren möchten.
4. Klicken Sie in der Funktionsleiste die Funktion Zurücksetzen.

Der Datensatz wird beim nächsten Dublettencheck wieder als Dublette markiert.