Siehe auch: Aktivitäten und Aufgaben
Korrespondenzen
Verwandte Themen
Menü Administration
Administration/Aktivitäten/Korrespondenzen | Erläuterung, Verwendung | Customizing |
|---|---|---|
Korrespondenzstatus | Verwaltung der Status für Korrespondenzen, wie z.B. In Bearbeitung, Versandt, ... Gleichzeitig werden den Status Symbole zugeordnet. | nur zur Information, |
Post: Versandform | Verwaltung der Versandformen eines Briefes, z.B. Einschreiben | neu anlegen erlaubt |
Post: Sendungsart | Verwaltung der Sendungsarten eines Briefes, z.B. Päckchen, Warensendung, ... | neu anlegen erlaubt |
Post: Vorausverfügung | Verwaltung der Vorausverfügungen eines Briefes, z.B. Wenn unzustellbar, nicht nachsenden! | neu anlegen erlaubt |
Externes Mailsystem: Felder-Mapping | Siehe Externe E-Mail-Lösungen |
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Externes Mailsystem: Berichte | Siehe Externe E-Mail-Lösungen |
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Globale Signatur verwalten
Im Formular Meine Firma kann der Administrator über die Funktion Globale Signatur bearbeiten (in der Funktionsleiste) eine globale Unternehmens-Signatur in verschiedenen Sprachen zur Verwendung an allen ausgehenden E-Mails der Anwender verwalten. Die globale Signatur wird in Abhängigkeit von der Korrespondenzsprache angezogen.
Mit der Variable PSA_CPD_USE_SIG legt der Administrator fest, ob bei der Generierung einer E-Mail die Signatur des Benutzers in der generierten Mail erscheinen soll oder nicht. Bei Nein erscheint nur die globale Signatur.
Im E-Mail-Formular finden die Anwender den Button Signatur einfügen, mit dem Sie ihre eigenen Signaturen in die E-Mail einsetzen können. Die eigenen Signaturen verwaltet jeder Anwender unter Meine Daten/Zusatzdaten Reiter Signaturen.
Überarbeitete Serienbrief-Erstellung
Früher wurde aus PisaSales ein Serienbrief-Dokument generiert, welches die Briefe aller Empfänger enthielt. Die daraus resultierende Dateigröße führte insbesondere bei hoher Empfänger-Anzahl zu Speicherüberläufen (Word, Printserver) und Performanceproblemen. Mit Hilfe einer Direkt-Drucken-Funktion wird für jeden Empfänger ein separates Dokument generiert, immer nur das gerade aktuell gedruckte Dokument im Hauptspeicher gehalten, der Druck-Fortschritt in der Empfängerliste gekennzeichnet (so dass man nach einem Abbruch mit den noch nicht gedruckten Briefen fortsetzen kann) und ein Muster an jedem Empfänger eingecheckt.
Für den Anwender stellt sich das wie folgt dar:
- Unter Meine Daten kann in der Konfiguration der Korrespondenzvorlagen jetzt ein Drucker ausgewählt werden.
- Das Einzelreport-Flag der Vorlagen wird im Brief/Fax-Formular als Serien-Flag angezeigt. Ist das Serienflag an der Vorlage gesetzt und mehr als ein Empfänger gewählt, dann wird für jeden Empfänger ein separates Dokument generiert und automatisch ein Muster eingecheckt.
- Die Funktion Generieren öffnet die einzelnen Dokumente in Word. Eine Variable steuert, wie viel Word-Instanzen maximal gestartet werden dürfen. Die Funktion ist geeignet für Serienbriefe an wenige Empfänger oder für Tests. Die einzelnen Dokumente können bei Bedarf in Word nachbearbeitet und autonom gedruckt werden.
- Die Funktion Generieren und Drucken sendet die Dokumente zum eingestellten Drucker, ohne diese einzeln in Word zu öffnen.
Steuerung/Customizing
- Die Variable PSA_CPD_XPL_MAX_APP steuert, wie viel Word-Instanzen nach Ausführen der Funktion "Generieren" gestartet werden dürfen. Default ist 10.
- Im Loader PSA_RPT_CPD_LET der Briefvorlagen gibt es ein neues Datenobjekt CORRESPONDENCE.OTHER_RECIPIENTS. Bei einem Serienbrief stehen hier alle Empfänger außer dem gerade gedruckten. Dieses Datenobjekt wird für das Verteiler-Feature benötigt, welches mit Hilfe des VL-Flag am Brief/Fax aktiviert wird. Das Datenobjekt im Loader muss bei kundenspezifischen Ableitungen nachgezogen werden.
- Ebenso müssen ggf. kundenspezifische Serienbriefvorlagen angepasst werden (Loader, Generierung der Verteilerliste in Dokumentvorlagen).
Ausgewählte Umgebungsvariablen (Menü Administration/Einstellungen)
Variablenname | Beschreibung | Default |
|---|---|---|
PSA_ADR_PO_BOX | Setzt die Bezeichnung Postfach im Brieffenster in der jeweiligen Landessprache der Adresse des Kontaktes. Variable muss für jede Sprache/Land erstellt werden. | Postfach |
PSA_CPD_ADR_CFD | Setzt den Wert aus der Checkbox "vertraulich" des Adressassistenten im Brieffenster in der jeweiligen Landessprache der Adresse des Kontaktes. Variable muss für jede Sprache/Land erstellt werden. | -persönlich- |
PSA_CPD_ADR_CTY_LBR | Im Sichtfenster sollen Ort und Land durch eine Leerzeile voneinander getrennt werden. | y |
PSA_CPD_ADR_FEM | Setzt den Defaultwert für die weibliche Anrede im Briefkopf (Sichtfenster) | Frau |
PSA_CPD_ADR_MAL | Setzt den Defaultwert für die männliche Anrede im Briefkopf (Sichtfenster) | Herrn |
PSA_CPD_ADR_ORG | Setzt den Defaultwert für die Anrede von Unternehmen im Briefkopf (Sichtfenster) | Frau oder Herrn |
PSA_CPD_FOA_FEM | Setzt den Defaultwert für die weibliche Anrede im Brief | Sehr geehrte Frau |
PSA_CPD_FOA_MAL | Setzt den Defaultwert für die männliche Anrede im Brief | Sehr geehrter Herr |
PSA_CPD_FOA_ORG | Setzt den Defaultwert für die Anrede von Unternehmen im Brief | Sehr geehrte Damen und Herren, |
PSA_CPD_FOA_UPD_ALL | Updatemodus für Korrespondenzfelder bei Änderungen des Namens oder der Korrespondenzsprache (Änderung Sichtfenster) | ON |
PSA_CPD_ADR_UPD_ALL | Automatische Generierung des Sichtfensters bei Änderung von Adress-und anderen Daten wie Name, Firma usw. | ON |
PSA_CPD_ASK_TPL_CIN | Bei mehreren Empfängern Frage, ob Musterexemplar eingecheckt werden soll. | y |
PSA_CPD_LET_PRV | Steuert das Verhalten der Preview-anzeige an Briefen und Fax (GLB_ON= Preview immer an, GLB_OFF= Preview immer aus, LST= letzten Zustand merken) | GLB_OFF |
PSA_RPT_PRV_APP | Steuert das Verhalten der Previewanzeige für Dokumente ab Office 2007; APP:=y/n schaltet das Feature ein/aus; TYP:= legt fest, für welche Dateiendungen das Feature gilt; Ist der Dokumenttyp nicht in der Typliste enthalten (z.B. PDF), öffnet die Preview | APP:=y TYP:=XLS |
PSA_CPD_XPL_MAX_APP | Steuert, wie viel Instanzen der Textverarbeitung nach Ausführen der Funktion "Generieren" am Brief gestartet werden dürfen. | 10 |
PSA_CPD_USE_SIG | Steuert, ob bei der Generierung einer E-Mail die Signatur des Benutzers in der generierten Mail erscheinen soll. | y |
PSA_CPD_XPL_SND | Steuert, ob in der Groupware generierte personalisierte E-Mails automatisch oder manuell versendet werden. | n |
PSA_CPD_DOC_MAX_SIZ | Einstellung der Volumenbegrenzung von Anhängen in Kilobyte beim automatischen Einchecken von E-Mails | -1 |
PSA_CON_CHK_EMA | Steuert, ob die E-Mail-Adresse geprüft werden soll. Umlaute werden akzeptiert, da sie von verschiedenen Systemen akzeptiert werden | y |
PSA_CPD_OUT_POP | Beim direkten Versenden einer Mail über SMTP versuchen, am POP3-Server mit dem Passwort des aktuellen Users einzuloggen. | y |
PSA_CPD_RPL_ADD_TXT | Steuert beim - Antworten, - Alle antworten, - Weiterleiten, ob der ursprüngliche Text an die neue Mail angehängt werden soll. | y |
PSA_CPD_RPL_FMT | Steuert beim - Antworten, - Alle antworten, - Weiterleiten das Format, mit dem geantwortet werden soll (TXT oder HTM). | AUTO |
PSA_CPD_RPL_SEP | Steuert beim - Antworten, - Alle antworten, - Weiterleiten, wie der Trennerstring zwischen neuem und altem Text aussehen soll. | -----Ursprüngliche Nachricht----- |
PSA_RPT_EML | Standard-Korrepondenzvorlage für E-Mail-Erstellung. Der Standard kann userspezifisch abweichen. | PSA_RPT_CPD_EML_TXT |
PSA_RPT_EML_XPL | Standard-Korrepondenzvorlage für Serienmails. Der Standard kann userspezifisch abweichen. | OUT_PSA_RPT |
PSA_RPT_EML_SVC_ORD | Standard-E-Mail-Vorlage für Service-Auftrags- und Terminbestätigung | PSA_RPT_CPD_EML_SVC_ORD |
PSC_RPT_STA_QUE | Steuert den Zugriff auf Vorlagen aus dem Vorlagenauswahldialog (..._RLS für released, ..._DEV für develope) | PSA_RPT_RLS |
PSA_SYN_FRC_CHK_IN | Erzwingt in Ausnahmesituationen das Einchecken externer E-Mails, wenn diese vom System fälschlicherweise für bereits eingecheckt gehalten werden. | n = erzwingt nicht Einchecken identischer Mails; ask = Entscheidung des Anwenders; y = checkt identische Mails ohne Nachfrage ein |
PSA_IMP_EMA_DWL_IMG | Nachladen von Bildern, die auf externen Quellen liegen, für E-Mails steuern |
|
PSA_SYN_OUT_USE_MSG | Werte y und n. y erzwingt dann unabhängig von der Einstellung "Meine Daten - Konfiguration - Client-Groupware"-Einstellungen das Einchecken von E-Mails auch als MSG-Datei. | n |
PSA_CPD_EMA_GID_CLR | Ein hexadezimaler RGB-Wert kann als Schriftfarbe der GID (entsprechend Hintergrundfarbe der E-Mail) in E-Mail-Texten des Html- und RTF-Formates verwendet werden. | Standardwert der Variable ist FFFFFF, das entspricht der Farbe weiß. |
PSA_RPT_LET | Standardreport für Briefe. Der Standard kann userspezifisch abweichen. | PSA_RPT_CPD_LET |
PSA_RPT_FAX | Standardreport für Fax. Der Standard kann userspezifisch abweichen. | PSA_RPT_CPD_FAX |
PSC_LNG_USR | Setzt die Defaultsprache der Anwendung. Wird in der Adresse kein Land angegeben, verwendet das System für das Brieffenster die Defaultsprache. | GER |
Variablenpärchen PSA_DFV_LNG_: Beachten Sie hierzu, dass
| ||
PSA_DFV_LNG_NAM | Name der Defaultsprache. Achtung: Diese Variable ist mehrsprachig. | Deutsch |
PSA_DFV_LNG_IDN | Identifier der Defaultsprache. Wird die Variable userspezifisch gesetzt, dann werden Korrespondenzen automatisch in der gesetzten Sprache, unabhängig von der Benutzersprache erstellt. Bei Korrespondenzen müssen entspr. Vorlagen existieren. Korrespondenzen, die beim Erstellen keine Zuordnung haben, werden automatisch mit dieser Sprache vorbelegt. | GER |
Hinweis: Die Defaults für die Standardvorlagen E-Mail, Briefe, Fax beziehen sich auf die ausgelieferten Vorlagen für Korrespondenzen. Haben Sie eigene Vorlagen erstellt, müssen Sie entsprechend der jeweiligen Versandart eine Vorlagen-ID als Variablenwert angeben, damit diese Vorlage standardmäßig als erste Auswahl zur Verfügung steht. Der Anwender kann abweichend vom Standard eigene Standardvorlagen für die Korrespondenzarten festlegen.
Admin: Standardsprache des Benutzers:
Der Identifier der Defaultsprache (PSA_DFV_LNG_IDN benutzerpezifisch) bestimmt die Standardsprache des angemeldeten Benutzers, die automatisch als Korrespondenzsprache beim Neuerstellen einer Korrespondenzverwendet wird. Sie kann aber durch den als Empfänger zugeordneten "Für Kontakt" oder ein zugeordnetes Hauptprojekt schon anders festgelegt sein. Korrespondenzen, die beim Erstellen keine der beiden genannten Zuordnungen haben (die bspw. an einem Dokument erstellt wurden, das als Anlage zugeordnet ist), bekommen ihre Korrespondenzsprache automatisch mit dieser Defaultsprache vorbelegt.