Tipps zum Erstellen einer Korrespondenz

Mit der jeweiligen Funktion erstellen Sie einen ausgehenden oder eingehenden Brief/ein Fax oder eine E-Mail. So können Sie schnell und auf einfachste Art Korrespondenzen in Form schriftlicher Dokumente oder als E-Mail aus Kontaktformularen oder Vorgangsformularen heraus erstellen. Dabei werden die Daten des Kontaktes bereits als Adressat in eine entsprechende Vorlage eingesetzt. Bei Projektmappen/Vertriebsvorgängen orientiert sich PisaSales an den Kontakten des Vorganges und setzt diese automa­tisch als Empfänger ein. Ebenso werden auch eingehende Briefe bzw. eingehende E-Mails als Aktivitäten verwaltet, um den Schriftverkehr nachvollziehen zu können.

Wenn Sie die mit dem System ausgelieferten Vorlagen verwenden, sollten Sie also immer prüfen, ob alle wichtigen Daten von Ihnen als Absender im Formular Meine Daten eingetragen sind. Ebenso sollten Sie prüfen, ob die Empfängerdaten korrekt eingetragen sind (Name, korrekte Adresse bzw. korrekte E-Mail-Adresse sind für Korrespondenzen unverzichtbar).

Prüfen Sie bitte die entsprechenden Einträge und beachten Sie, dass Einträge am internen Mitarbeiter und auch am internen Unternehmen, dem der Mitarbeiter angehört, für die Korrespondenzen verwen­det werden.

Hinweis: Primär werden die Einträge am Mitarbeiter verwendet. Fehlen sie hier, verwendet das System die Einträge am internen Unternehmen.
Siehe auch: Kapitel -> Grundlagen Eigene Daten und Konfigurationen -> Kommunikationsdaten

Im Formular Meine Daten konfigurieren Sie auch Einstellungen für E-Mail und für Standardkorrespon­denzvorlagen.
Siehe auch:  Tipps zum Umgang mit Aktivitäten

Einmal erstellte Korrespondenzen können mehrfach verwendet werden, indem Sie den Datensatz dupli­zieren und andere Empfänger zuordnen oder die Beziehung zu einem speziellen Vorgang herstellen.

Hinweis: Achten Sie in diesem Fall darauf, das alte Korrespondenzdokument zu löschen bzw. neu zu generieren, da veränderte Daten einer Korrespondenz einen vorhandenen Brief/Fax oder eine E-Mail nicht automatisch überschreiben.

Das Erstellen einer Korrespondenz geschieht in drei Schritten:

• Brief/Fax oder E-Mail mit Empfängern erstellen
• eventuell die verwendete Vorlage anpassen (Textbaustein)
• Brief/Fax oder E-Mail generieren (bearbeiten)
• ausdrucken und per Post, bzw. elektronisch versenden

Durch die Kommunikationssprache am Kontakt wird die Sprache an einer Korrespondenz vorbelegt. Damit wählt PisaSales automatisch die zu dieser Sprache passenden Korrespondenzvorlagen. Sie können aber auch Vorlagen in einer anderer Sprache wählen, und die Korrespondenzsprache wird dementspre­chend auf Nachfrage automatisch umgestellt.

Mit Erstellen einer E-Mail wird zunächst die Kommunikationssprache des Erstellers als E-Mail-Korrespon­denzsprache bezogen. Sobald ein erster Empfänger zugeordnet wurde, dann wird die Kommunikations­sprache von diesem ersten Empfänger und für alle weiteren Empfänger genutzt. Das geschieht natürlich automatisch, wenn Sie die E-Mail direkt am Adressaten mit der Funktion E-Mail erstellen.

• Bei Austausch dieses Empfängers erfolgt kein Wechsel mehr, erst wenn zwischendurch der Empfän­ger wieder entfernt wird.
• Wird zuerst ein Cc- oder Bcc-Empfänger zugeordnet, bestimmt dieser die Kommunikationssprache.
• Ist der Inhalt der E-Mail (E-Mail-Body) leer, dann wechselt die Vorlage automatisch in die neue Spra­che. Damit wird bei der Vorlagenauswahl dediziert nach der neuen Sprache gesucht.
• Für eingehende E-Mails und andere Korrespondenzen wird die Kommunikationssprache des Absen­ders als Korrespondenzsprache (Sprache) eingetragen, auch wenn die Korrespondenz einem Vorgang mit anderer Sprache zugeordnet ist.
• Die Korrespondenzsprache von Antwort-E-Mails wird aus der Ursprungs-E-Mail kopiert. Bei Weiterlei­ten zieht nach wie vor die Standardsprache des angemeldeten Benutzers.

Die Korrespondenzsprache von neu als Folgekorrespondenz erstellten Korrespondenzen wird von der Ursprungsaktivität kopiert, wenn diese eine Korrespondenz mit Sprache (für den Empfänger) ist. Ansons­ten wird die Standardsprache des angemeldeten Benutzers genommen.

Bei der Generierung von Serien-Korrespondenzen wird automatisch die zur Kommunikationssprache des Empfängers passende Vorlage herangezogen. Dadurch ist es nicht notwendig, sprachabhängige Empfän­gerlisten aufzubauen und für jede Sprache eine eigene Serien-Korrespondenz zu erstellen.

• Voraussetzung ist natürlich, dass Korrespondenzvorlagen in der entsprechenden Sprache existieren.

Das Feld Projekt in der Korrespondenz ist automatisch mit dem Ausgangsvorgang vorbelegt. Das Emp­fänger-Feld (An) bleibt leer, da der Empfänger nicht eindeutig ermittelt werden kann. Sie können die Empfänger auswählen (Empfängerauswahl ist mit den Kontakten am Vorgang vorbelegt) und danach die Korrespondenz weiterbearbeiten.

Die PisaSales-Anwender können normalerweise nur Vorlagen verwenden, die Freigegeben sind. Andere Vorlagen (in Entwicklung) werden nicht zur Auswahl zugelassen. Beim Erstellen oder Bearbeiten von Vorlagen haben Sie aber in besonderen Fällen die Möglichkeit, die Vorlage zu testen, indem Sie die damit erstellte E-Mail an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden (auch bei Serien-E-Mails).

Um eine in Entwicklung befindliche Vorlage auswählen zu können muss Ihr Administrator die Umge­bungsvariable PSC_RPT_STA_QUE, die standardmäßig auf dem Wert "PSA_RPT_RLS" (nur freigege­bene Vorlagen) steht, ändern bzw. Sie einer entsprechenden Gruppe zuordnen. In diesem Fall müsste als Wert eingetragen werden: "PSA_RPT_RLS PSA_RPT_DEV" (nur freigegebene und in Entwicklung befindliche Vorlagen). Die Variable zählt diejenigen Vorlagenstatus auf, in denen sich eine Vorlage befinden darf, um in einem Vorlagenauswahldialog angeboten zu werden.

Die Umgebungsvariable wird durch das Profil Vorlagenadministratoren abgelöst. Somit ist keine Ent­wickler-Lizenz notwendig.

Im Dokumentenauswahldialog sind bereits die Dokumente (erste Strukturstufe) des Hauptvorganges vorbelegt, die in der Dokumentbeziehung des Hauptteilnehmers bzw. "Für Kontaktes" zu finden sind.