Nachrichten

Nachrichten sind ein internes Kommunikationsmittel in PisaSales. Sie werden zum einen automatisch vom System erzeugt oder direkt von dem eingeloggten Anwender initialisiert bzw. erstellt.

In fast allen Modulen können Sie auf die Funktion Nachricht zugreifen. Mit der Nachricht werden Sie selbst oder Ihre internen Mitarbeiter automatisch rechtzeitig an Fristen, Aufgaben oder Ereignisse erin­nert. Die Nachricht bietet die Möglichkeit, interne Mitteilungen an Mitarbeiter zu verteilen. Zu diesem Zweck werden direkt am Eingabedialog der Nachricht interne Personen/Verteilerlisten zugeordnet.

Mit der Funktion Nachricht in der Funktionsleiste eines Datensatzes definieren Sie eine terminierte Nachricht für sich selbst als Wiedervorlage oder zusätzlich für weitere interne Mitarbeiter als Benach­richtigung, die am festgelegten Zeitpunkt bei dem Empfänger einen Dialog öffnet.

Handelt es sich um mehrere Nachrichten, stellt das Nachrichten-Pop-up eine Liste dar. Auch im PopUp kann die Nachrichtenliste zwischen kompakter und normaler Ansicht getoggelt werden.

Aus der Nachricht können alle Empfänger direkt in das Objekt springen, an dem die Nachricht erstellt wurde. Sie können auf die Nachricht antworten oder sich erneut erinnern lassen bzw. gleich eine Auf­gabe generieren.

Ein Klick auf den Nachrichtenbetreff öffnet die Nachricht in einem modalen Fenster, so dass der Nach­richtentext nun vollständig gelesen werden kann, bevor man in das Betreff-Objekt springt.

Wenn Sie eine offene Nachricht

• ablegen
• beantworten oder
• den Hyperlink auf das Bezugsobjekt nutzen,

dann wechselt diese Nachricht immer automatisch in den Status Abgelegt. Das geschieht ganz unabhän­gig davon, ob Sie im Bezugsobjekt auch gerade den Status ändern oder nicht.

Automatisch generierte Delegationsnachrichten (Sie wurden als Zuständiger …) werden - genauso wie Eskalationsnachrichten - vom System automatisch nach Annahme, Ablehnung oder Erledigung der Akti­vität gelöscht.

Alternativ wird auf die Liste  Liste "Meine Nachrichten"zugegriffen. Offene (schlafende) oder abgelegte Nachrichten verwalten Sie ebenfalls in der Liste Meine Nachrichten. Das Toggeln des Status einer Nach­richt in dieser Liste hat keine Auswirkung auf das Bezugsobjekt (wenn eines existiert) und umgekehrt.

Schließt den Dialog und legt die Nachricht in Meine Nachrichten ab. Sie ist dann offen und wird immer wieder regelmäßig vom System angezeigt.

Schließt den Dialog und legt die Nachricht in Meine Nachrichten ab. Sie ist nicht mehr offen, kann aber jederzeit eingesehen werden.

Schließt den Dialog, die Nachricht wird verworfen und ist nicht mehr verfügbar.

Schließt den Dialog und erstellt eine neue Nachricht mit dem Text der Ursprungsnachricht.

Hält die Nachricht vor und erzeugt eine neue Nachricht mit dem vorhandenen Inhalt als Weiterlei­tung.

Schließt den Dialog, legt die Nachricht ab und erstellt eine neue Aufgabe. Wenn sie an einem Objekt erstellt wurde, wird dieser Bezug hergestellt.

Legt die Nachricht zunächst ab. Der Zeitraum, nach welchem die Nachricht erneut erscheinen soll, wird in dem unteren Zeitfeld ausgewählt (es sind nur die angegebenen Werte möglich).

Eine Nachricht kann auch ohne Bezug zu einem Datensatz als allgemeine Mitteilung/Information defi­niert werden (Funktion Nachricht (neu) aus der Liste Meine Nachrichten). Der Empfänger hat dann kei­nen Hyperlinkbezug am Betreff.

Nachrichten werden aber auch automatisch vom System -z.B. beim Überwachen von Aktivitäten- erstellt. Wenn die Fälligkeit überschritten, die Aktivität delegiert oder die Aktivität gelöscht wird, erhal­ten die Agenten/Teams der Aktivität eine entsprechende Nachricht.

Nachrichten schlafen und springen zum festgelegten Zeitpunkt in einer extra Maske auf. Neue nicht abgelegte bzw. ungelesene Nachrichten werden im sog. Message counter, lrechts oben neben dem Pro­filmenü als Zahl symbolisiert. Wenn sich der Status einer Nachricht ändert oder eine Nachricht gelöscht wird, werden die offenen Nachrichten erneut gezählt und zum Client geschickt.

Mit Click auf den Counter (Sprechblase) öffnen Sie die Liste Meine Nachrichten  Liste "Meine Nachrich­ten"

1. Wählen Sie im entsprechenden Formular aus der Funktionsleiste rechts Nachricht.
2. Ordnen Sie einen oder mehrere Empfänger zu, wenn die Nachricht an mehrere Personen verschickt werden soll. Die Empfängerauswahl beim Erstellen einer Nachricht an Kontakten, Vorgängen und Aktivitäten wird mit den internen Personen aus der Kontaktliste/Kontaktbeziehungsliste als Vor­schlag vorbelegt.
3. Oder tragen Sie als Empfänger Ihren eigenen Namen ein, wenn Sie eine Wiedervorlage für sich selbst erstellen möchten.

Tipp: Nutzen Sie die Komfortfunktion durch Eintragen des Kürzels, des Vornamens, des Namens oder E-Mail-Adresse und Drücken der Tab-Taste für automatische Vorschläge. Das Namenskürzel muss aber als Paraphe in den Stammdaten der internen Mitarbeiter eingetragen sein.

1. Überschreiben Sie bei Bedarf den Betreff, der Bezug bleibt erhalten.
2. Tragen Sie einen beliebigen Text zur Beschreibung der Nachricht ein.
3. Wählen Sie bei Bedarf Datum und Zeit, an dem die Nachricht beim Empfänger per PopUp erscheint, indem Sie in das Feld Nachricht am klicken oder am Feldauswahlpfeil den Kalender verwenden.
4. Klicken Sie Senden.

Jede Nachricht wird automatisch immer mit einer Blindkopie für Sie selbst versendet. In der Liste Meine Nachrichten können Sie dann mit dem Quickfilter Status-> Gesendet am auf alle Nachrichten filtern, die Sie gesendet haben.

Mit dem Message counter (Sprechblase im Topmenü) oder aus dem Profilmenü öffnen Sie die Liste Meine Nachrichten. Die Liste aus dem Counter zeigt Ihnen sofort alle ungelesenen, vorgehaltenen Nach­richten. Der Aufruf aus dem Profilmenü dagegen öffnet eine leere Nachrichtenliste, in der Sie mit Quick­finder und Qickfilter nach Einträgen suchen können.

Über das Auswahlmenü Status in der Liste wählen Sie die Art der anzuzeigenden Nachrichten. Um diese Nachrichten bei Bedarf abzulegen (damit diese beim nächsten Start von PisaSales nicht als offen erschei­nen), markieren Sie die entsprechenden Einträge in der Liste und verwenden den Befehl Ablegen. Zum Löschen reicht es ebenfalls, die entsprechenden Nachrichten zu markieren und den Standardbefehl Löschen zu wählen.

In der Nachrichtenliste können Sie Nachrichten insbesondere bei Fragestellungen wie: Wann hat mir jemand eine Nachricht zugestellt? Wann habe ich eine Nachricht abgelegt? Wann hat mir ein Mitarbei­ter x eine Nachricht zugestellt? sehr komfortabel finden.

Die Nachrichtenliste bietet hier diverse Features:

• Quickfilter "Zeitraum" und "Status" mit praxistauglichen Einträgen und einer Filterbedingung, die zu den Einträgen passt (Zustelldatum, Ablagedatum, Erstellungsdatum)
• Datumsfelder in der Liste Erstellt, Zugestellt, Abgelegt ((klassische Liste)
• Mitarbeiterauswahl im Quickfinder des Feldes Von für die Suche nach Nachrichten eines bestimmten Mitarbeiters
• Funktion Antworten, Allen Antworten, Weiterleiten 
• Mit der Selectfunktion Anrufen können Sie gleich mit dem interne Kontakt an der markierten Nach­richt per CTI kommunizieren.
• Kompakte Darstellung der Nachrichtenliste

Wenn die Nachricht des autom. Nachrichtendienstes modal aufpoppt, z.B. bei einer Erinnerung an eine Aufgabe, wird im modalen Fenster nicht zwangsläufig der Absender angezeigt.

Nachrichten können als Push-Benachrichtigung auf allen Endgeräten in der Geräteverwaltung am inter­nen Mitarbeiter (Meine Daten/Konfiguration/Geräteeinstellung) aktiviert werden.

Alle Nachrichten werden dann direkt gepusht (kein JOB) und sofort beim Senden abgesetzt (poppt sofort auf dem gewählten Gerät auf). Keine zeitverzögerte Benachrichtigung (Zeitangabe möglich).

Die Benachrichtigung wird an öffentliche Server gesendet, welche die Verteilung übernehmen. Geräte holen sich die Nachrichten über mobile Datenverbindung ab (mobile Datenverbindung erforderlich, keine Konfiguration nötig).

Um nicht auf externe Dienste warten zu müssen, werden die Push-Nachrichten asynchron in einem Extra-Thread versendet.

PisaSales-Benachrichtigungen werden im Client bei laufender Session als Infodialog gezeigt.

Handelt es sich um mehrere Nachrichten (Multi-Message), werden die Benachrichtigungen zeitlich hin­tereinander angezeigt. Erfolgt keine Benutzeraktion, verschwindet die Benachrichtigung automatisch nach einigen Sekunden. Wird der Mauszeiger rechtzeitig auf die erschienene Benachrichtigung gestellt, stoppt das Verschwinden und man hat verschiedene Optionen für den Umgang mit der Nachricht.

Wird eine PisaSales-Session neu gestartet und liegen vorgehaltene/auf Erinnerung gesetzte Nachrichten vor, öffnet keine Benachrichtigung, sondern grundsätzlich das bekannte Nachrichten-Pop-up bzw- die Nachrichtensammlung.

• Klicken Sie in der Benachrichtigung auf den Nachrichtentext (Hyperlink), so wird die Nachricht als Pop-up im System geöffnet und kann weiter "verwendet" werden.
• Klicken Sie den Betreff (Hyperlink), so wird das Objekt geöffnet, an welchem die Nachricht erstellt wurde.
• Klicken Sie rechts das Kreuz, wird die Nachricht in der Liste Meine Nachrichten auf Vorgehalten abge­legt.
• Klicken Sie rechts das Häkchen, wird die Nachricht in der Liste der Nachrichten als Abgelegt hinterlegt.

In PisaSales können auch Mitarbeiter verwaltet werden, die nicht im CRM-System arbeiten.

Nachrichten an Mitarbeiter ohne gültigen Login werden bereits beim Erstellen abgewiesen. Inaktive oder gesperrte Mitarbeiter können im Nachrichtendialog erst gar nicht ausgewählt werden.

Um bei jedem gewollten oder automatischen Update von E-Mails und Terminen die mögliche „Flut“ an Nachrichten durch die automatischen Synchronisationsmechanismen zu relativieren, werden Nachrich­ten z.B. nur beim initialen Import einer E-Mail generiert, nicht bei Update.