Eigene Daten und Konfigurationen pflegen

Im Formular Meine Daten verwalten Sie alle Ihre Mitarbeiterstammdaten. Hier erhalten Sie einen Über­blick über Ihre Projektmappen und Vorgänge in Vertrieb und Marketing, wichtige Dokumente bzw. Anla­gen aus allen Aktivitäten, für die Sie zuständig sind oder waren. Die Übersicht von Aktivitäten und Aufgaben, für die Sie aktuell zuständig sind werden komfortabel in Ihrem persönlichen Entry Portal angezeigt.

Weitere Zusatzdaten zum Mitarbeiter bzw. zur Firma werden ebenfalls in Meine Daten bzw. Meine Firma verwaltet, die durch den Administrator oder (eingeschränkt) individuell durch den User gepflegt werden können.

Attention

Achtung: Wenn Sie signifikante eigene Stammdaten ändern müssen, dann stimmen Sie das bitte immer mit Ihrem Administrator ab! Ggf. werden die Daten für die verschiedensten Zwecke automatisiert verar­beitet (z.B. MS 365, Clouddienste, TK-Anlage usw.) und es könnten Konflikte entstehen.

Meine Daten - Vertretung

Unter Vertreter kann ein Vertreter für einen definierten Zeitraum festgelegt werden. Bei der Auswahl werden alle aktiven Mitarbeiter der Abteilung der eingeloggten Person vorbelegt. Es können aber auch andere interne Personen und Teams ausgewählt werden.

Wird ein Vertreter neu bestimmt oder die Vertretung ist beendet, informiert das System die Vertretung per Nachricht darüber. Wenn sich der Initiator anmeldet und gerade vertreten wird, informiert ihn das System darüber, und er kann die Vertretung unabhängig vom festgelegten Zeitraum sofort aufheben. Der Initiator wird auch beim Anmelden darüber informiert, wenn der Vertretungszeitraum während sei­ner Abwesenheit endete (Sie wurden ... vertreten.). Das System filtert alle Aktivitäten in dem Vertre­tungszeitraum und zeigt alle Aktivitäten, die während seiner Abwesenheit zur Bearbeitung anstanden.

Eine Nachricht, die an den Vertretenen gesendet wurde, wird automatisch an den Vertreter weitergelei­tet. Der Vertretene bekommt eine Kopie der Nachricht mit dem Status abgelegt. Die Weiterleitung erfolgt unabhängig vom Status des Vertretenen (der Vertretene kann also auch inaktiv / ausgeschieden sein). Nachrichten an einen Vertreter werden erst dann generiert, nachdem in Meine Daten ein Vertre­tungszeitraum neu eingetragen oder geändert wurde.

Siehe auch: Das Entry Portal Vertretung

Hinweis: Ein Vertreter kann keinen Vertreter vertreten, da Vertretungen nur einstufig funktionieren. Das System gibt eine Meldung aus, wenn ein Vertreter sich vertreten lassen will oder man als Vertreter eine Person ausgewählt hat, die bereits jemanden anderes vertritt bzw. bereits von jemandem vertreten wird.
Neben dem Delegieren von Aktivitäten mit übergebenen Rechten kann für einen definierten Zeitraum ein Vertreter festgelegt werden, der Zugriff auf seine Daten und die ihm übertragenen Aufgaben/Aktivitäten hat.

Zugriffsrechte für Vertreter

Aktivitäten

Der Vertreter sieht alle Aktivitäten, für die er in Vertretung zuständig ist und keine "Sternchen" wegen Zugriffsbeschränkungen. Er erhält genau den gleichen Zugriff auf die Aktivitäten des Vertrete­nen, wie der Vertretene selbst.

Hinweis: Der spezielle Zugriff als Vertreter hat nichts mit dem Zugriff auf delegierte Aktivitäten aus zugriffsgeschützten Vorgängen zu tun.

Info

Admin: Die Zugriffsprüfung erfolgt zur Laufzeit. Wenn ein Benutzer aktuell keinen Zugriff auf einen Datensatz hat, dann wird geprüft, ob er momentan einen anderen Benutzer (oder mehrere) vertritt. Die Information, welche Benutzer vertreten werden, wird nur einmal pro Session aufgebaut. Wenn sich etwas an der Vertretung ändert, wird das erst wirksam, wenn sich der Vertreter neu anmeldet. Abschaltbar ist dieses Feature über die Variable PSA_REP_PRS_INH_ACC.

Besuchsberichte

Vertreter und Mitglieder eines vertretenden Teams können auch Besuchsberichte kommentieren/lesen. Damit hat der Vertreter das gleiche Recht auf den Verteilerdatensatz, wie der Vertretene.

Hinweis: Im Vertretungszeitraum ist der Vertreter u.U. mit höheren Rechten ausgestattet. Daher ist er verpflichtet, seine Kommentare immer mit Zeitstempel zu kennzeichnen.

Eigene und Firmen-Kommunikationsdaten

In Meine Daten werden Funktionen zur Verfügung gestellt, die zur Konfiguration der Kommunikations­schnittstellen und für Auswertungen zur Vertriebsplanung genutzt werden.

Die Stammdaten, die Sie in diesem Formular verwalten, werden insbesondere auch für die Kommunika­tion und Korrespondenzen verwendet. Deshalb sollten Sie neben den Stammdaten unter Allgemein auch die entsprechende Umsetzung in den Feldern des Unterformulars Zusatzdaten wie z.B. Korrespondenz und E-Mail-Signatur prüfen.

Meine Daten

E-Mail

Brief/Fax

Telefon (gesch.)

 

ggf. für Durchwahl

E-Mail

E-Mail-Adresse d. Absenders

 

Absender Sichtf.

 

Absenderzeile im Adressfenster

Absender Kopf

 

Absenderdaten in rechter Marginalspalte

Unterschrift (Text)

Unterschrift

Unterschrift

Unterschrift (Scan)

 

ggf. als Fax (Bitmap)

Fußzeile

 

ggf. eigene Fußzeile für Bankverbindung etc.

Kontaktdaten

E-Mail

Brief/Fax

Name

 

für Sichtfenster

Adresse

 

für Sichtfenster

Briefanrede

persönl. Ansprache

persönl. Ansprache

Sichtfenster

 

Adressfenster eines Brie­fes

Reiter

Aktivitäten: Alle Aktivitäten, an denen Sie Zuständig sind.

Marketing: alle Marketingvorgänge, in denen Sie Zuständig sind.

Vertrieb: alle Vertriebsvorgänge, in denen Sie Zuständig sind.

Dokumente: Dokumente zu Ihrer Person

Service: Servicemeldungen, für die Sie zuständig sind

Zusatzdaten

Unter dem Reiter Zusatzdaten finden Sie weitere gebündelte Informationen wie:

Kontaktbeziehung: alle Kontaktbeziehungen zu anderen Unternehmen und Personen. Beziehung zu inter­nen Einheiten

Adressen: alle Adressen, die Sie verwenden.

Merkmale: Besondere Merkmale.

Signaturen: Erstellen und Verwalten eigener Signaturen

und weitere.

Eigene Signaturen pflegen und verwalten

Im Reiter E-Mail-Signaturen unter Zusatzdaten können Sie mehrere Signaturen als Datensätze erstellen (TXT-Format). Diese können Sie dann beim Erstellen einer E-Mail individuell über den Button Signatur einfügen in der E-Mail einsetzen. Wenn in PisaSales eine globale Unternehmens-Signatur verwendet wird, kann diese ebenfalls durch den Administrator bereitgestellt werden. In dem Fall entscheiden Sie mit dem Häkchen Global hinzufügen an Ihrer Signatur, ob die globale Signatur mit Ihrer gewählten Signa­tur zusammen in die E-Mail eingetragen wird.

Hier können Sie auch eine Antwortsignatur pro Sprache definieren und mit einem Flag als solche kenn­zeichnen. Die Antwortsignatur wird beim Erstellen einer Antwort-E-Mail oder einer Weiterleitung auto­matisch vor dem Ursprungstext eingefügt.

Wenn Sie die Signatur im HTML-Format anlegen, so können Sie auch Bilder verwenden (PNG; GIF; JPG).

Siehe auch: Administrator, Globale Signatur verwalten

Attention

Achtung: Verwenden Sie Signaturen in anderen Sprachen, so müssen Sie unbedingt auch im Feld "Spra­che" die Sprache setzen. Die Signaturen korrespondieren mit der Kommunikationssprache eines Kontak­tes. Wird z.B. keine englische Signatur gepflegt, kann für einen Kontakt mit englischer Kommunikationssprache auch keine Signatur verwendet werden. Sie erhalten in dem Fall eine Fehlermel­dung: "Keine Signatur".

Tipp: Entfernen Sie den Eintrag im Feld Sprache der Signatur, so können Sie die Signatur unabhängig von der Kommunikationssprache des Kontaktes immer verwenden.