Zugriff auf Datensätze durch Prozess-Status-Änderung

Für bestimmte Prozess-Status kann der Zugriff neu gesetzt werden, wenn dieser Status erreicht und vom Anwender gesetzt wird. Für den Zugriff kann R (read), W (Write) und D (delete) gesetzt werden. Dabei können z.B. auch die sogenannten Platzhalter-Gruppen (Rollen) mit Rechten bedacht werden. In Kombi­nation mit dem Schlüssel D oder R kann eine Platzhalter-Gruppe angegeben werden, welche die entspre­chenden Rechte durch den betreffenden Status bekommen.

Beispiel: 

Beim Wechsel des Personen-Lead-Status in "gesperrt", "ausgeschieden", "inaktiv" oder "Konkurrenzprodukt im Einsatz" wird der Zugriff der Person auf "R0,D103" gesetzt, d.h., die Welt (World, Gruppe 0) darf in diesem Datensatz-Status nur noch lesen, aber der Acc-Manager (Platzhalter-Gruppe 103) darf löschen, also auch den Datensatz verändern. Der Datensatz und der Status kann dann nur noch vom Acc-Manager oder einem Administrator verändert werden.

In der Regel werden Sie den Zugriff für finale Status (DON im Feld Offen) setzen, damit Änderungen an solchen Datensätzen nur noch durch dazu berechtigte Personen (Vertriebsleiter ...) erfolgen können.

Ist durch den Anwender ein Status mit dem entsprechenden Zugriff gewählt worden, so wird der im ent­sprechenden Prozess gesetzte Zugriffsschlüssel bei CPY_ACC_PSC_ACC gleich y auf das Objekt des Pro­zesses kopiert und wenn auch die Variable CPY_PSC_ACC_ASS_OBJ gleich y ist, auch auf die dem Objekt bereits zugeordneten Aktivitäten kopiert.

Beide Variablen können unabhängig voneinander eingestellt werden.

• Ist CPY_ACC_PSC_ACC gleich y, so wird bei einem Statuswechsel der Zugriff des Zielstatus aus der Pro­zessdefinition auf das Objekt übernommen.
• Ist CPY_ACC_PSC_ACC gleich n, so ändert sich der Zugriff des Objektes bei einem Statuswechsel nicht.
• Ist CPY_PSC_ACC_ASS_OBJ gleich y, so wird bei einem Statuswechsel der (ggf. geänderte) Zugriff des Objektes auf dessen zugeordnete Objekte übernommen.
• Ist CPY_PSC_ACC_ASS_OBJ gleich n, so ändern sich die Zugriffe der zugeordneten Objekte bei einem Statuswechsel nicht.

Die Umgebungsvariable steuert die Vererbung ausgehend von Vorgängen und Kontakten. Sie kopiert den Zugriff des Objektes auf die zugeordneten Objekte (y / n)

Wenn sich der Zugriff eines Vorganges oder eines Kontaktes ändert, dann erben die direkt zugeordne­ten Dokumente sowie die Aktivitäten, die den Vorgang als Hauptvorgang haben, diesen Zugriff.

Wenn an einer Aktivität der Hauptvorgang neu zugeordnet wird, dann erbt die Aktivität dessen Zugriff.

Das Vererben der Zugriffe bei Änderung des Zugriffs interner Kontakte auf die zugeordneten Aktivitä­ten und Dokumente ist ab der Version 5GL-20110204 abgeschaltet.

Das Vererben der Zugriffe bei Änderung des Zugriffs externer Kontakte auf die zugeordneten Aktivitä­ten erfolgt ab der Version 5GL-20110204 nur noch dann, wenn es keine valide PRO_GID gibt (d.h. wenn der Aktivität kein Vorgang zugeordnet ist). In diesem Fall hat das Feld "Für Kontakt" den Vor­rang (bei Terminen heißt das Feld "Hauptteilnehmer", beim Telefonat heißt das Feld "Gespräch mit").

Der Zugriff des Vorgangs wird auch auf vorgangsspezifisch zugeordnete Produkte vererbt, auch dies steuert die Umgebungsvariable.

Zur Sonderregel mit dem "Global Flag" an Dokumenten siehe Dokumentzugriff.

Die Darstellung des Zustandes eines Datensatzes abhängig vom Status kann über ein Template gesteuert werden. Datensätze im entsprechenden Status werden durch die angegebene Template-Definition for­matiert.