Interne Mitarbeiter manuell neu anlegen

Für neu anzulegende interne Mitarbeiter öffnen Sie die Benutzerverwaltung aus dem Administrator-Menü. Sobald ein neuer Benutzer erfasst ist, existiert auch ein eigener Personendatensatz, den der Benutzer dann im Back-Office als Meine Daten wiederfindet.

1. Öffnen Sie als Administrator das Menü Administration/Kontakte/Benutzerverwaltung. Wählen Sie Neuer Benutzer.
2. Tragen Sie alle relevanten Daten einer Person Ihres Unternehmens ein.
3. Vergeben Sie für die Person im Feld Login einen eindeutigen Usernamen. Das Feld Login wird auto­matisch aus dem Namen des Kontaktes generiert, muss aber z.B. bei gleichen Namen (Müller oder Schmidt) eindeutig sein. Sichern Sie idealerweise, dass der Login-Name der gleiche wie bei der Anmeldung im Windows-System ist.
4. Bei gleichen Namen (Dubletten) und der Bestätigung für Neuanlegen eines Users werden die Felder Login und Login-Ident automatisch weitergezählt. Nach Speichern können Sie ggf. einen eindeutigen Login eintragen.
5. Das Feld Login-Ident wird automatisch in der Benutzerdatenbank vergeben und dient der Administ­ration.
6. Legen Sie fest, wie das Benutzerpasswort angelegt werden soll. Generierte Passwörter erscheinen in der Meldungsleiste.
   • gesperrt: erstellt ein gesperrtes Konto (kein Zugang über Passwort); Autologin kann Zugang gewähren
   • leer: User kann ohne Passwort einloggen
   • zufällig: generiert ein zufälliges Passwort, das der User zeitunabhängig später ändern kann
   • Eingabe bei Login: generiert ein Passwort für den ersten Login mit Aufforderung, das Passwort anschließend zu ändern
7. Im Nachhinein kann auch mit der Funktion Neues Passwort vergeben (Reiter Funktionen) ein neues verschlüsseltes Passwort erstellt werden, das dem Anwender mitzuteilen ist (erscheint in der Mel­dungsleiste), damit er sich mit diesem zugewiesenen Passwort einloggen kann. Das Passwort kann er später in Meine Daten auch wieder ändern.
8. Legen Sie fest, ob ein Autologin erfolgen soll (Umgehen der Passwortanmeldung im CRM mit System­anmeldung). Wenn der Benutzername in der Applikation der gleiche wie der System-Benutzername in Windows ist, dann kann das automatische Login gesetzt werden: für Domain-User, für lokale User. Wenn Sie das Autologin-Flag setzen, dann sollten Sie das Passwort ggf. sperren. Damit wird gesichert, dass auch nur der am Computer angemeldete Nutzer das PisaSales CRM über Auto-Login star­ten kann.
9. Legen Sie fest, ob eine personelle Ressource erzeugt werden soll, und
10. wählen Sie Anlegen.
11. Mit Anlegen/Speichern des Datensatzes wird automatisch eine Zugriffs-GIC (ID der Einzelbenutzer­gruppen für Zugriffslisten) vergeben. Das Feld Nummer ist automatisch vorbelegt, tragen Sie hier ggf. die Personalnummer des Benutzers ein.
12. Achten Sie darauf, dass das Feld Admin für normale Benutzer deaktiviert ist. Der jeweilige Mitarbeiter loggt sich nun unter seinem Namen ein und kann im Formular Meine Daten seine eigenen Daten pflegen, das Passwort ändern und wichtige Beziehungen anzeigen.
    Wenn Sie bei einem internen Mitarbeiter das Admin-Flag setzen, verfügt der entsprechende Anwender beim nächsten Einloggen über das PisaSales-Administratormenü und ggf. über die PiSA cubes-Menüs. Somit ist er in der Lage, direkt auf das Datenmodell und sicherheitsrelevante Daten zuzugreifen.
13. Wechseln Sie im neuen Benutzer in die Stammdaten und vervollständigen Sie bei Erfordernis weitere Daten, z.B. Position usw.
14. Prüfen Sie, ob auch auf den anderen Reitern Informationen bereitgestellt werden müssen.
15. Wechseln Sie zum Reiter Korrespondenz, um Korrespondenzdaten nach DIN 5008 zu pflegen. Siehe auch Kapitel Kontakte, Korrespondenzfelder nach DIN 5008.
    Die Korrespondenzdaten werden ebenfalls am internen Unternehmen, der Abteilung, welcher der Mitarbeiter angehört, gepflegt. Die dort eingetragenen Daten werden bei Korrespondenzen nur ver­wendet, wenn am internen Mitarbeiter diese Daten, welche die Korrespondenz benötigt, fehlen. Diese Einträge kann der Administrator u.U. den Anwendern selbst überlassen.
    Auf den zusätzlichen Reitern werden später ggf. weitere Beziehungen angezeigt bzw. hergestellt.
    • Briefanrede: Anrede in einer Korrespondenz;
    • Absender Sichtfenster: spezielle Absenderzeile am oberen Rand des Brieffensters;
    • Sichtfenster: vollständige Adresse, wie sie im Brieffenster erscheinen soll;
    • Absender Kopf: allgemein in der rechten Randspalte eines Briefes befindlicher Absender des Unter­nehmens;
    • Unterschrift (Text): Text der Unterschrift. Die Positionierung der Objekte ist von der gewählten Brief­vorlage abhängig.
16. Speichern Sie den Datensatz!

Die Werte der Standardarbeitszeiten, welche die Arbeitszeit von Mitarbeiter/Unternehmen regeln, wer­den in Umgebungsvariablen definiert. Diese Werte werden z.B. beim automatischen Erstellen von Stan­dardaktivitäten am Prozess und auch bei der Groupwaresynchronisation berücksichtigt.