Korrespondenz am Kontakt erstellen

Mit der Funktion Aktivität (Neu) erstellen Sie eine neue Aktivität Brief/Fax oder .../E-Mail. So können Sie schnell und auf einfachste Art Korrespondenzen in Form schriftlicher Dokumente oder als E-Mail erstel­len. Dabei werden die Daten des Kontaktes bereits als Adressat eingesetzt. Neben dem Erstellen von Korrespondenzen können Sie auch eingehende Post bzw. eingehende E-Mails als Korrespondenz verwal­ten, um den Schriftverkehr nachvollziehen zu können.

Siehe auch: Kapitel -> Aktivitäten und Aufgaben, Tipps zum Erstellen einer Korrespondenz und fol­gende.

Korrespondenzfelder nach DIN 5008

PisaSales unterstützt die Erstellung von Korrespondenzen gemäß der allgemein akzeptierten und gebräuchlichen DIN 5008 für Geschäftsbriefe. Dazu werden im Kontaktformular für externe Personen bzw. externe Unternehmen, Unterformular Zusatzdaten-> Korrespondenzen zwei Felder bereitgestellt, die für das Erstellen von Korrespondenzen zu diesem Kontakt verwendet werden.

Das Feld Sichtfenster und das Feld Briefanrede enthalten die Daten aus dem Adressfeld und dem Namensfeld des Hauptformulars. PisaSales generiert automatisch die DIN-gerechte Aufteilung der Adresse und der Anrede in den Korrespondenzfeldern und somit die korrekte Umsetzung in die Korres­pondenzvorlagen. Im Brief selbst kann die DIN-gerechte Übergabe bei Bedarf individuell geändert wer­den.

Hinweis: Bei der Adresse für Korrespondenzen handelt es sich immer um die von Ihnen im Feld Sichtfen­ster festgelegte Adresse.

Sichtfenster und automatisierte Briefanrede

Beim Erfassen von Kontakten sollten Sie bereits die Briefanrede bzw. Adresse im Sichtfenster eines Brie­fes bei Korrespondenzen berücksichtigen. Zusammen mit den Einträgen der Felder Name und Adresse an Personen und Unternehmen wird das Feld Abteilung an Personendatensätzen für die Generierung von Korrespondenzen ausgewertet.

Hinweis: Haben z.B. Absender und Empfänger das gleiche Land in der Adresse, wird das Land im Sicht­fenster der Korrespondenz nicht ausgegeben. Erst wenn sich der Sitz Absender <-> Empfänger vom Land her unterscheiden, wird das Land beim Erzeugen der Korrespondenz automatisch in das Sichtfenster der Korrespondenz übertragen.

Beim Eintragen des Namens sollten Sie daher grundsätzlich den Namens-Assistenten (Button Name vor dem Feld) verwenden, damit es bspw. bei ausländischen Namen keine Verwechslung zwischen Vor- und Nachname, bzw. Anrede und damit Geschlecht gibt. Verwenden Sie am besten immer den Adressassis­tenten (Button Adresse vor dem Feld).

Hinweis: Hat eine Person eine Hauptfirma mit Adresse und sonst keine eigene Adresse, dann wird die Firmenadresse im Sichtfenster der Person angezeigt. Hat die Person eine eigene Adresse, dann wird bei jeder Änderung der Firmenadresse gefragt, ob die Adresse aller Mitarbeiter (außer Privatadresse) auch geändert werden soll.

Achten Sie unter anderem auch darauf,

  • bei Bedarf die Checkboxen vertraulich oder c/o Adresse im Adressassistenten zu pflegen,
  • im Unterformular Zusatzdaten-> Adressen des Kontaktformulars die entsprechenden Felder Briefan­rede und Sichtfenster zu kontrollieren. Achten Sie darauf, dass die Briefanrede am Ende kein Komma enthält, da dieses automatisch aus der Vorlage kommt,
  • beim Erstellen von Korrespondenzen im Reiter Zusatzdaten des Korrespondenzformulars Versand­form, Sendungsart und Vorausverfügung sowie die Felder Kundenzeichen und Unser Zeichen zu pfle­gen,
  • bei Korrespondenzen im Reiter Empfänger des Korrespondenzformulars die Felder Sichtfenster und Briefanrede ggf. zu kontrollieren.

Hinweis: Wird die Korrespondenz aus einer Projektmappe oder einem Vertriebsvorgang erstellt, gene­riert sich das Kundenzeichen aus der Nummer und dem Namen des Datensatzes automatisch.

Attention

Achtung: Die automatische Übernahme von Adressdaten in Aktivitäten (Brief, Fax, E-Mail, Serien E-Mail) erfolgt grundsätzlich mit den aktuell am Kontakt erfassten Daten. Werden diese Daten während oder nach Erstellen einer Aktivität am Kontakt geändert, so besteht immer die Möglichkeit, an der Aktivität selbst, das Sichtfenster, die Anrede und die E-Mail-Adresse per Funktion zu aktualisieren. -> siehe auch Fehlerprüfung und Adressvorschau.

Postfachadressen

Hinweis: Beachten Sie bitte folgenden Hinweis: Eine Adresse vom Typ Postfachadresse wird immer als Postfach angesehen. Ein anderer Adresstyp ist nie ein Postfach.

Für Adressen mit Postfach verwenden Sie den Adresstyp Postfachadresse. Kontakte im Ausland unter­halten in der Regel eine "Post Office Box" (P.O.Box). Für diese Adressen verwenden Sie bitte nicht die Adresskategorie Hauptadresse, sondern Postfachadresse. Im Assistenten steht dann die Eingabezeile für die entsprechende Postfachnummer (nur die Nummer) zur Verfügung. Beim Erstellen einer Korrespon­denz entscheidet das System sprachabhängig anhand des Landes, welche Bezeichnung vor die Postfach­nummer gesetzt wird.

Hinweis:  Eine Postfachadresse kann auch erfasst werden, wenn keine Postfachnummer eingetragen wird. In diesem Fall wir automatisch das Wort "Postfach" (Wert der Variable PSA_ADR_PO_BOX) in das Sichtfenster eingetragen. Dadurch wird auch die in der Schweiz übliche Darstellung unterstützt.

Änderung der Adressdaten

Ändern Sie signifikante Kontaktdaten, dann wirkt sich das u.U. auch auf das Sichtfenster und Briefanrede aus. Ändert sich z.B. der akadem. Grad einer Person, dann fragt PisaSales mit einem Vergleichsdialog, ob das Sichtfenster angepasst werden soll. In diesem Vergleichsdialog können Sie die alten und neuen Daten vergleichen und bei Bedarf die neue Briefanrede/das Sichtfenster korrigieren.

Abgleich Sichtfenster

Ändert sich die jeweilige Adresse der Firma, fragt PisaSales, ob das Sichtfenster angepasst werden soll und zusätzlich, ob die Änderung auf die Firmenadresse der Mitarbeiter anzuwenden ist.

Verhalten der Felder für das Generieren einer Korrespondenz

Unternehmen:
  • Der Name des Unternehmens ist immer der formelle Name (z.B. Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.) und wird als Komponente (zusammengesetzter Name) verwendet. Er wird im Feld Sichtfenster sowohl des Unternehmens als auch aller Mitarbeiter dieses Unternehmens eingetragen. Der selbstgewählte Eintrag im Feld Speichern als wird nicht für die Korrespondenz verwendet.
  • Weiterführende Angaben zur Bezeichnung des Unternehmens, die auch im Sichtfenster einer Korres­pondenz erscheinen sollen, werden im Feld Sichtfenster gepflegt. Beachten Sie aber, dass Angaben zur Abteilung, in der eine Person arbeitet, und die im Sichtfenster einer Korrespondenz erscheinen sollen, nur im Feld Abteilung des Personendatensatzes gepflegt werden, und nicht am Unternehmen.
  • Die Personenanrede im Sichtfenster ist neutral, da es sich um ein Unternehmen und keine Person handelt, die Auswertung des Kontaktdatensatzes in persona ist nicht möglich.
Personen:
  • Ist keine Firma zum Kontakt angegeben (Feld Firma leer), wird ein normales Sichtfenster zur Hauptad­resse der Person generiert.
  • Ist im Formular eine Firma angegeben, wird die Hauptadresse der Firma im Sichtfenster angegeben.
  • Ist zur Person eine Abteilung angegeben, wird dieser Eintrag unter den Eintrag des Firmennamens bei einer Korrespondenz im Sichtfenster des Briefes eingetragen. Pflegen Sie deshalb Angaben zu Abtei­lungen, die für die Korrespondenz benötigt werden, immer an der Person.
  • Im Feld Sichtfenster ist grundsätzlich kein Land angegeben. Sobald eine Korrespondenz angelegt wird und der Absender (eingeloggte Person) in einem anderen Land ansässig ist als der Empfänger der Kor­respondenz, so wird erst beim Übertragen des Sichtfensters in den Korrespondenzempfängerdaten­satz das Land angehängt (DIN 5008).
  • Ist in der Adresse vertraulich angegeben, erscheint hinter der Person "-vertraulich".
  • Ist in der Adresse c/o angegeben, erscheint erst die Person und danach als c/o die Firma.

Hinweis: Änderungen am Stammdatensatz des Kontaktes (z.B. Adressänderung) wirken sich nicht auf bereits erstellte Korrespondenzen aus.

Info

Admin: Ihr Administrator/Customizer kann die Standardwerte für Korrespondenzfenster den Anforde­rungen entsprechend anpassen.