Verteilerlisten im Marketing

Mit Hilfe von Verteilerlisten sammeln Sie auf einfachste Weise verschiedene externe oder interne Kon­takte. Mit Zuordnen einer Verteilerliste an Marketingvorgängen oder an Korrespondenzen werden damit alle gesammelten Kontakte als ein gemeinsamer Verteiler aufgenommen. Damit sparen Sie sich das umständliche Zuordnen einer Vielzahl von Kontakten und können eine Verteilerliste beliebig oft ver­wenden.

Im Reiter Mitglieder der Verteilerliste sammeln Sie die betreffenden Kontakte, in den Reitern Aufgaben, Vertrieb und Marketing sehen Sie die Verwendung der Verteilerliste. Marketingvorgänge können an die­ser Stelle direkt einer Verteilerliste zugeordnet werden. Der Eintrag im Feld Speichern als wird bei Zuord­nungen in allen Auswahldialogen verwendet.

Tipp: In Verteilerlisten kann ein Standard-Filter "Meine Mitglieder" (Account-Manager-Filter auf Kon­taktbeziehungen) genutzt werden. Außerdem kann eine Verteilerliste in eine Ad-hoc-Liste übergeben werden (Funktion "In Ad-hoc-Liste übernehmen").

Erstellen Sie Verteilerlisten nach verschiedenen Gesichtspunkten (z.B. aus der Kontaktübersicht alle Inte­ressenten aus einem bestimmten Zeitraum oder alle Personen eines bestimmten Key-Account-Mana­gers oder alle Kontakte eines bestimmten Status usw.). Nutzen Sie dabei den Quickfinder und auch Filterfunktionen.

1. Öffnen Sie einen Vorgang und wechseln Sie je nach Art des Vorganges in den Reiter für Kontakte.
2. Klicken Sie den Button Kontakte auswählen, es öffnet sich der Auswahldialog für Kontakte.
3. Stellen Sie Beziehungen zu ausgewählten Datensätzen her.
4. Wenn Sie Verteilerlisten erstellt haben, können Sie diese auch im Auswahldialog suchen und zuord­nen.
5. Markieren Sie anschließend eine/die Verteilerliste(n) und wählen Sie in der Funktionsleiste Gruppe auflösen.
6. Allen Kontakten wird der erste Teilnehmerstatus (z.B. "in Vorgang aufgenommen") zugeordnet.
7. Tragen Sie individuell weitere externe Kontakte in den Vorgang ein. Beachten Sie, dass allen neuen Kontakten automatisch immer der chronologisch erste Teilnehmerstatus zugeordnet wird.
8. Speichern Sie den Datensatz!

Grundsätzlich bieten sich Verteilerlisten an, um damit auf komfortable Weise Kontakte für Serien-E-Mails bereit zu stellen. Ob Sie die Kontakte durch individuelle Selektion, Ad-hoc-Listen oder Filter zusam­menstellen ist Ihnen überlassen. Sie sollten diese Kontakte aber immer in individuellen Verteilerlisten sammeln.

Damit ist es Ihnen dann auch möglich, themenbasierte Newsletter in Form einer Serien-E-Mail mit ziel­gruppen- und themenorientierten Verteilerlisten zu versorgen. Darüber hinaus haben Sie den Vorteil, in der jeweiligen themenorientierten Verteilerliste den Status in der Mitgliederliste für jeden Kontakt indi­viduell zu setzen.

Verteilerlisten werden auch für Serien-E-Mails über externe E-Mail-Systeme verwendet. Diese externen E-Mail-Systeme sind in der Lage, umfassende Responces und Berichte zu der Serien-Email zu retournie­ren. Gerade im Bereich Newsletter werden oft themenorientierte Newsletter mit zielgruppenaufbereite­ten Verteilerlisten verwendet und Empfänger reagieren mit Bounces, Abmeldung oder Anmeldung.

Mit der Integration externer E-Mail-Systeme (z.B. Inxmail Professional oder CleverReach) kann in der Liste Mitglieder der Status angemeldet, abgemeldet, Bounce gesetzt werden. Damit wird das Verhalten des Empfängers individuell in der Verteilerliste gesetzt und es muss nicht gleich eine Mailsperre erfol­gen.

An einer PisaSales Serien-E-Mail, die an ein externes E-Mail-System übergeben wird, ist die Verteiler­liste unbedingt im Header einzutragen (Button Verteilerliste auswählen). Das geschieht automatisch, wenn an einer Publikation oder einer Veranstaltung, an der eine Serien-E-Mail für das externe E-Mail-System erstellt wird, die Verteilerliste im Header eingepflegt ist (nicht in Empfänger!).