Serien-Korrespondenz im Marketing

Auf einfachste Art erstellen Sie Korrespondenzen in Form schriftlicher Dokumente oder als E-Mail, indem Sie aus der Funktionsleiste eine neue Aktivität Brief/Fax/
...E-Mail öffnen. Auch eingehende Post bzw. eingehende E-Mail wird als Korrespondenz verwaltet, um den Schriftverkehr nachvollziehen zu können.

Für Serien-E-Mails stehen eigene Funktionen zur Verfügung. Dabei werden die zugeordneten Kontakte auf Wunsch bereits als Adressat eingesetzt.

Für Marketingoffensiven (Telemarketing), Veranstaltungen oder Publikationen können direkt aus dem Formular heraus Serienmails als Aktivität erstellt werden. Für diese Serienmails können Sie Vorlagen mit persönlicher Ansprache verwenden, bei denen kein Verteiler entsteht.

1. Generell sollten Sie für das Erstellen von Serienmails bereits im Vorfeld Verteilerlisten im Marketing erstellen. Nach verschiedenen Gesichtspunkten werden externe Kontakte gesammelt (über Suchkrite­rien oder Filter). Diese Verteilerlisten können dann auch für Marketingaktionen verwendet werden.
2. Für eine Serienmail verwenden Sie Verteilerlisten oder/und die Empfängerliste der Serien-E-Mail. Die Zuordnung von Verteilerlisten wird für den E-Mail-Response externer Mailsysteme an Verteilerlisten ver­wendet.
3. Serienmails wie auch Serienbriefe verwenden Vorlagen mit den entsprechenden Textbausteinen. Erstellen Sie also ggf. auch erst eine Vorlage, die den zu verteilenden Text der Serienmail enthält.

Sie erstellen eine Publikation/Veranstaltung, ordnen Verteilerlisten und qualifizierte Kontakte zu und wählen diese Publikation an einer neu erstellten Serien-E-Mail aus.

Sie erstellen direkt an einer Publikation/Veranstaltung eine Serienmail und übernehmen somit automa­tisch alle externen Kontakte aus dem Vorgang in die Empfängerliste der Serienmail.

Im letzteren Fall erstellen Sie die Serienmail am Marketingvorgang wie folgt:

1. Öffnen Sie z.B. eine Publikation und klicken Sie in der Funktionsleiste Aktivität und erstellen Sie eine Serienmail.
2. Bestätigen Sie, bei Bedarf alle Ansprechpartner automatisch in die Empfängerliste zu übernehmen.
3. Tragen Sie einen aussagekräftigen Betreff ein.
4. Tragen Sie ggf. den Absender ein.
5. Das Feld Verteilerliste im Formularkopf lassen Sie bitte leer!
6. Prüfen Sie, ob weiter Kontakte in die Liste Empfänger aufgenommen werden sollen.
7. Wählen Sie eine Vorlage, die z.B. für persönliche Ansprache mit Signatur bereitgestellt ist. Damit würde jeder Empfänger persönlich angesprochen. Es entsteht keine Verteilerliste für alle Empfänger.
8. Klicken Sie Speichern.
9. Für alle Empfänger wird automatisch die Teilnehmerstatus-Abfrage geöffnet, über die Sie den ent­sprechenden Teilnehmerstatus für die Aktion setzen sollten (z.B. Serienmail erstellt), er wird dann für alle Kontakte gesetzt.
10. Klicken Sie die Funktion Fehlerprüfung. Eventuelle Fehler aus der Kontaktliste (fehlende E-Mail-Adresse, Mailsperre) werden in der Meldungsleiste angezeigt.
11. Um Text und Form der Serienmail zu prüfen, bestätigen Sie die Anfrage aus der Fehlerprüfung Vor­schau anzeigen? 
12. Qualifizieren Sie die Empfängerliste bei Bedarf.
13. Klicken Sie die Funktion Test senden, wenn Sie den Entwurf der Serienmail zur Prüfung an einen Kon­takt senden möchten. Wählen einen entsprechenden Test-Empfänger aus dem System aus (z.B. auch sich selbst), damit Sie die Mail in Ihrer Groupware kontrollieren können. Damit wird die E-Mail zunächst nur an diese E-Mail-Adresse gesendet und nicht als Serienmail an alle Empfänger.

1. Sind Sie sicher, dass die Serienmail in dieser Form versendet werden kann, klicken Sie an der Serien­mail in PisaSales die Funktion Direkt senden.
2. Für alle Empfänger wird automatisch die Teilnehmerstatus-Abfrage geöffnet, über die Sie den ent­sprechenden Teilnehmerstatus für die Aktion setzen sollten (z.B. Serienmail gesendet), er wird dann für alle Kontakte gesetzt.

Erst nach dem Versand der kompletten Serienmail erscheint der Inhalt im Unterformular Ansicht. Serien­mails bestehen aus Textbausteinen und können daher nicht im Mailformular selbst geschrieben werden.

Im Reiter Empfänger einer Korrespondenz finden Sie vor jedem Kontakt das Feld Versandt, das anzeigt, ob die Korrespondenz schon an diesen einen Kontakt gesendet wurde. Das Versandt-Flag ist automa­tisch gesetzt, wenn die E-Mail direkt verschickt wird. Das Flag ist als Information hilfreich, wenn z.B. der Versand technisch bedingt abbricht, ob der Empfänger die Mail bereits erhalten hat. Beim nächstem Versenden werden dann die bereits versendeten Serienmails (Versandt hat ein Häkchen) übersprungen.