Freigabepflichtige Termine in der Plantafel koordinieren

Voraussetzung für die Termin- und Ressourcenplanung in der Plantafel ist die Existenz von Ressourcen und die Existenz planbarer (freigabepflichtiger) Termine.

Freigabepflichtige Termine sind an der Terminart (Subtyp) vom Administrator als solche mit dem Flag Freigabepflichtig gekennzeichnet. Damit wird gesteuert, ob der Termin die Freigabegrade In Planung, Ressourcen zugewiesen oder Freigegeben einnehmen kann.

Im Team-Kalender sind freigabe- und nicht freigabepflichtige Termine unabhängig vom Freigabegrad immer sichtbar. Im Entry Portal sehen Sie diese Termine jedoch erst, wenn sie freigegeben wurden (Plantafel).

Freigabepflichtige Termine können ohne Zuweisung von Ressourcen NICHT freigegeben werden.

An planungsrelevanten Terminarten wird der Termin-Status nur dann auf den Offen-Status (OPN) Fest vereinbart gesetzt, wenn der Termin den Freigabegrad Freigegeben hat, also wenn die benötigten Res­sourcen bereitgestellt sind.

Im PisaSales-Standard wird das bisherige Verhalten abgebildet: In Planung befindliche Termine können nicht in den Status Fest vereinbart gewechselt werden, aber sehr wohl in den Status Verschoben sowie in die finalen Status Stattgefunden, Nicht stattgefunden oder Abgesagt. Denn während der Planungs­phase möchte man den Termin verschieben (und dann weiter planen) oder auch finalisieren können.

Eine Customizingmöglichkeit besteht z.B. darin, die Verriegelung so zu ändern, dass für In Planung befindliche Termine grundsätzlich keiner der finalen Terminstatus gesetzt werden darf.

Für alle gewöhnlichen Termine, die keiner Ressourcenplanung in der Plantafel unterliegen, ergibt sich keine weitere Einschränkung, denn diese Termine sind automatisch immer Freigegeben.

In der Plantafel werden grundsätzlich planbare (freigabepflichtige) Termine koordiniert. Die Termine koordinieren Sie mit dem Ziel, eine ausgewogene Planung vorzunehmen und keine Überlastungen (rot) im Auslastungsbalken von Mitarbeitern zu erreichen. Dazu gehört:

• Termine verschieben (interaktiv in der Plantafel oder durch Öffnen der Aktivität und direkte Ände­rung des Termins im Aktivitätenformular). Die Aktivität öffnen Sie mit Doppelklick oder aus dem Kon­textmenü Eigenschaften.
• Ressourcen zuweisen und damit die Voraussetzung schaffen, den Termin freigeben zu können. Erst damit wird der Status des Termins auf Fest vereinbart gesetzt.
• Grüne Balken können nicht verschoben werden, da diese Termine bereits freigegeben sind. Man muss der Aktivität die Freigabe erst entziehen (Kontextmenü -> Freigabe zurücksetzen).

Die Plantafel kann global oder selektiv aufgerufen werden:

• Global für eine globale Planung über das Menü Sales/Ressourcen/Plantafel. Die Aktivitätenliste der Plantafel lädt alle offenen und planbaren Termine, eingeschränkt auf den zuletzt eingestellten Aktivi­tätentyp (userspezifisch persistent).
• Selektiv für eine aktivitätenbezogene Planung über die Funktion Plantafel am Termin. Die Aktivitäten­liste der Plantafel lädt nur den aktuellen Termin, falls dieser offen und planbar ist.
• Selektiv für eine Serviceobjektbezogene Planung über die Funktion Plantafel am Serviceobjekt. Die Aktivitätenliste der Plantafel lädt nur die offenen und planbaren Termine zum Serviceobjekt, einge­schränkt auf den zuletzt eingestellten Aktivitätentyp (userspezifisch persistent).
• Selektiv für die Planung von Service-Einsatz-Terminen aus dem Menü Sales/Verträge und Service/Plantafel ebenso aus dem Navigatorbereich (Win-Client) Verträge und Service sowie am Serviceauf­trag. Wird am jeweiligen Auftrag die Plantafel aus der Funktionsleiste (Einsatzplanung/Plantafel) geöffnet, so sehen Sie nur die Einsatztermine dieses Auftrages. Der Filter Alle Serviceeinsätze im Akti­vitätenbereich liefert in der Aktivitätenliste alle offenen Einsatzaktivitäten in der Zukunft, die noch keinen finalen Aktivitätenstatus erreicht haben. Das Zeitfenster wird automatisch ermittelt und ist in der Toolbar der Plantafel angezeigt.

In allen Fällen:

• wird der dargestellte Zeitraum automatisch über die geladenen Termine bestimmt,
• werden die Ressourcen entsprechend zuletzt eingestellter Gruppenauswahl geladen (userspezifisch Persistenz).

Die Einsatzbalken in der Aktivitätenliste sind so lang wie die Wunschterminspanne. Die Balkenfarbe zeigt den Planstatus des Einsatztermins.

• ROT ->Noch keine Ressourcen zugewiesen (unmittelbar nach Neuanlegen)
• GELB ->Bereits Ressourcen zugewiesen
• GRÜN ->Einsatz freigegeben

Zum Beispiel liefert der Filter Servicepersonal in der Ressourcenliste unten automatisch alle Mitarbeiter­ressourcen der Serviceabteilung (Attribut Abteilung = "Service").

Die Balken in der Ressourcenliste sind sogenannte Auslastungsbalken für die einzelnen Ressourcen.

• DUNKELGRÜN ->der Ressource sind bereits Einsätze/Termine zugewiesen
• DUNKELROT ->es handelt sich um eine Überbelegung (Auslastung > 100 %)
• BLAU ->andere interne Aktivitäten der Ressource, wie z.B. Urlaub an einer Mitarbeiterressource

Expandiert man eine Ressource (+), werden die einzelnen Aktivitäten sichtbar (gelb oder grün).

• GELB -> sind alle Termine, denen die Ressource bereits zugeordnet ist.

Die Zeit-Suchbedingung wird im System so modifiziert, dass auch angeschnittene Aktivitäten Bestandteil der Ergebnismenge sind. Es wird jede Aktivität gesucht, deren Anfang oder Ende im übergebenen Zeitbe­reich liegt. Der Client sorgt automatisch dafür, dass nur volle Tage angezeigt werden.

Wird der Zeitraum in der Plantafel über die Kalendercontrols in der Toolbar modifiziert und eine neue Suche angestoßen, bleibt der aktuell gewählte Filter aktiv. Nur seine Zeitbedingung wird überschrieben.