Erfassen von Abrechnungsdaten

Diese Daten pflegt der Außendienstmitarbeiter ein.

Der AD kann zusätzlich benötigte Ersatzteile oder zusätzlich ausgeführte Leistungen über die Button-Funktion "Produkte/Leistungen hinzufügen" aus dem neutralen Artikelkatalog hinzufügen. Die Funktion öffnet die Produktauswahl (Entfernen ist gesperrt). Die ausgewählten Produkte/Leistungen werden in der ersten Ebene des Auftrags-Lieferumfangs eingefügt und es wird zusätzlich die Beziehung zur Abrech­nung aufgebaut.

Die Erfassung erfolgt direkt in der Liste durch Korrektur der Anreise-, Arbeits- und Abreisezeit sowie durch Eintrag von Pausenzeiten und Zu-/Abschlägen. Die Berechnung der Dauer und der gewichteten Dauer erfolgt automatisch.

Dauer in h = Ende-Zeit - Beginn-Zeit - Pause

Bei der Berechnung der Dauer werden die Pausenzeiten abgezogen. Die Summe der Dauer eines Mitar­beiters entspricht dann den Normalstunden (Arbeits-+Reisezeit) und ist für die Hinterlegung in der Stun­dentabelle bzw. für die Ausgabe auf einem Stundenzettel korrekt.

Dauer (gewichtet) in h = Dauer + Zu-/Abschlag

Die gewichtete Dauer wird für eine anteilige Berechnung (z.B. bei Überstunden +25%) benötigt.

Zu-/Abschläge können über Auswahlmenü oder durch Eintrag eines %- bzw. Absolutwertes in h einge­tragen werden. Der Eintrag eines Absolutwert setzt das Flag "Zu-/Abschlag absolut fixiert" als Infor­mation für den Bearbeiter.

Die Auswahl ist auf Lieferpositionen der Kategorie Reise und Leistung eingeschränkt. Dadurch ist es möglich, Stunden auf Positionen zu schreiben, deren Stundensatz an der neutralen Leistung hinter­legt ist.

Das Speichern eines Zeiten-Datensatzes kumuliert den h-Wert in Dauer (gewichtet) auf der referen­zierte Leistungsposition und schreibt den Wert in das Mengen-Feld des Lieferumfangs der Abrech­nung.

Die Erfassung erfolgt direkt in der Liste durch Auswahl der Kostenart sowie durch Eintrag des Betrages, der Währung, der Anzahl und der Zu-/Abschläge. Die Berechnung der Summe in Hauswährung (Euro) und der gewichteten Summe erfolgt automatisch.

Summe in Hauswährung = Betrag x Menge x Kurs (entsprechend Währung aus Währungstabelle)

Summe (gewichtet) in Hauswährung = Summe + Zu-/Abschlag

Die gewichtete Summe wird für anteilige Berechnung benötigt.

Für Zu-/Abschläge können durch Eintrag eines %- bzw. Absolutwertes in h eingetragen werden. Der Eintrag eines Absolutwertes setzt das Flag Zu-/Abschlag absolut fixiert als Information für den Bear­beiter.

Die Auswahl ist auf Lieferpositionen der Kategorie Kosten eingeschränkt.

Das Speichern eines Auslage-/Spesen-Datensatzes kumuliert den Betrag in Summe (gewichtet) auf der referenzierte Leistungsposition und schreibt den Wert in das Feld Gesamtpreis des Lieferumfangs der Abrechnung.

Wechselt der Bearbeiter an der Abrechnung in den Status abgeschlossen, wird der (geplante) Serviceauf­trags-Lieferumfang nach Benutzerabfrage aktualisiert. Für die zwischenzeitliche Aktualisierung steht am Lieferumfang der Abrechnung die Button-Funktion Produkte/Leistungen in Auftrag übernehmen zur Ver­fügung.

Es werden Mengen und Preise identischer Positionen nach folgenden Regeln aktualisiert:

• Menge und Verkaufspreis für PSA_EXP (Auslagen/Spesen)
• Menge für PSA_EFF (Leistung nach Aufwand) und PSA_TRV (Reisezeit nach Aufwand) sowie alle ande­ren Positionen außer PSA_EXP

Ist die Berechnungsart an der Position leer und am Auftrag gefüllt (Reiter Abwicklung, Bereich Fakturie­rung), wird an der Position automatisch die globale Auftrags-Berechnungsart eingetragen.

Im Reiter Dokumente an der Abrechnung werden i.d.R. die vor Ort generierten und vom Kunden unter­schriebenen Serviceberichte sowie beliebige weitere rückmelderelevante Dokumente hinterlegt.

Der Field-Service-Client bietet dem Service-Außendienst vor Ort eine speziell eingeschränkte Sicht auf Servicedaten. Entweder per Online-Zugriff auf das Enterprise-System oder auf dem mobilen System (Replikation notwendig).

Hier hat er Zugriff auf sein servicespezifisches Entry Portal, die Serviceaufträge, FAQs und Fehlercodes.

Der Servicebericht dient der Dokumentation der tatsächlich erbrachten Leistungen.

Er wird:

• aus der Abrechnung generiert (Funktionen Abrechnungsbögen generieren),
• vom Kunden mit Hilfe eines Unterschriftenpads digital signiert,
• in der Preview geöffnet,
• nach Speichern mit der Dokumentart Abrechnungsbogen im System eingecheckt und an den Abrech­nungsbögen sowie am Serviceauftrag hinterlegt.

Der Servicebericht ist ein PDF-Dokument. Er wird mit Hilfe der sog. BIRT-Engine (Reportengine) gene­riert.

Die verwendete Berichtsvorlage in der Vorlagenverwaltung ist PSA_RPT_SVC_ACT_RCP. Die BIRT-Engine bietet einen eigenen Editor zur Anpassung der Berichtsvorlage.

Die Unterschriftenfelder werden automatisch in den fertigen Bericht eingefügt. Für jedes Unterschrif­tenfeld wird eine Signatur mittels Pad eingelesen. Die Unterschriften befinden sich an einer festen Posi­tion innerhalb einer dafür vorgesehen letzten Seite.

Nach der Abrechnung des Außendienstes wird der Technische Bearbeiter die Kundeninstallation nach­führen.