In der Regel werden für die allgemeinen Daten und die Zusatzdaten in Formularen für Vertriebsvorgänge immer die gleichen Felder verwendet. Abhängig von Geschäftschance, Angebot und Auftrag werden zusätzliche Felder und Reiter verwendet, die für Terminplanung, Umsatzplanung oder Kalkulation benötigt werden.
Vertriebsvorgang anlegen
Neue Vertriebsvorgänge
Üblicherweise werden Vertriebsvorgänge am Kunden angelegt, wobei alle Kundendaten übernommen werden.
An der Projektmappe werden neue Vertriebsvorgänge nur im Unterformular Vertrieb angelegt bzw. in der Datenbank bereits vorhandene Vertriebsvorgänge der aktuellen Projektmappe zugeordnet. In den Vertriebsvorgängen selbst wird die jeweilige Projektmappe im Unterformular Zusatzdaten zugeordnet, wobei ein Vorgang mehreren Projektmappen zugeordnet sein kann.
Einen Vertriebsvorgang sollten Sie also sinnvollerweise direkt am Kunden anlegen, damit alle vorgangsspezifischen Daten wie Kundenrabatt, Sprache, Zahlungs- und Lieferbedingungen usw. aus dem Kundenstamm in das Angebot oder die Geschäftschance übernommen werden.
Wird der Vertriebsvorgang angelegt, übernimmt das System aus dem Kundenstamm folgende Informationen:
- Kommunikationssprache
- Zahlungsbedingungen
- Lieferbedingungen
- Kundenrabatt
Hinweis: Die Daten werden beim erstmaligen Zuordnen des Kunden automatisch übernommen und sollten dann nur noch vorgangsspezifisch geändert werden.
- Öffnen Sie einen Kundendatensatz.
- Klicken Sie in der Funktionsleiste Vertrieb und wählen Sie im Untermenü den gewünschten Vorgang.
- Tragen Sie im Formular neben den bereits vom Kunden übernommenen Daten erste relevante Daten zum Vorgang ein und Speichern Sie.
- Qualifizieren Sie den Datensatz weiter.
Hinweis: Da Sie für die einzelnen Vertriebsvorgänge jeweils ein eigenes Formular öffnen, listen wir hier ausgewählte Felder aus allen Formularen für einen schnellen Überblick auf. Die Verfügbarkeit einiger Felder hängt von der installierten Version der Software und den Rechteprofilen der Anwender ab. Beachten Sie dabei, dass das jeweilige Vertriebsformular mindestens über einen Bereich Allgemein und einen Bereich Zusatzdaten verfügen kann.
Im Bereich Allgemein Reiter Stammdaten sind die wichtigsten Felder zusammengefasst, die zum Teil auch aus den Kundendaten übernommen werden.
Das Formular enthält Bereiche für die Umsatzplanung, die Nettoberechnung und Umsatzwahrscheinlichkeit sowie die Terminplanung und die allgemeinen Angebotsdaten aus der Kundenbeziehung.
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Feld |
Bedeutung |
Bemerkung |
|---|---|---|
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Stichwort |
Bezeichnung, die den Datensatz in ganz PisaSales identifiziert |
Beliebige Eingabe. |
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Kunde |
Name des Kunden |
Klicken Sie den Button Kunde zur Herstellung von Beziehungen. |
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Nummer |
Projektnummer |
Die Projektnummer muss eindeutig sein! |
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Status |
siehe Tabelle Vorgangsstatus unter "Status der Vertriebsvorgänge" |
Der Status ist automatisch gesetzt und kann nach dem Speichern gewechselt werden. |
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kfm. Bearbeiter |
interne Mitarbeiter oder Team, die den Vorgang oder den Vertriebsvorgang kaufmännisch betreuen |
Der eingeloggte Anwender ist standardmäßig vorgegeben. |
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Vertriebspartner |
Vertriebspartner |
Wählen Sie einen Kontakt. |
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techn. Bearbeiter |
Mitarbeiter, der den Vorgang oder den Vorgang technisch betreut |
Beim Anlegen eines Vorganges am Unternehmen wird ein am Unternehmen mit der Rolle "Technischer Bearbeiter" eingesetzte interne Mitarbeiter automatisch übernommen. |
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Forecast |
Auftragseingangsvorhersage |
Verwenden Sie das Feld, falls Sie den Vertriebsvorgang in Ihren Forecast (Vertriebspipeline) übernehmen möchten. |
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Kundenbudget |
Verfügbares Budget beim Kunden |
Geben Sie einen Dezimalwert ein. |
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Erw. Umsatz ohne Rabatt (€) |
Erw. Umsatz ohne Rabatt |
An der Geschäftschance und am Angebot: Geben Sie einen Dezimalwert ein. |
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Auftragswert ohne Rabatt |
Erw. Umsatz ohne Rabatt |
Am Auftrag: Geben Sie einen Dezimalwert ein. |
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Kundenrabatt |
Kundenrabatt für Auftrag (Abzg. v. Erw. Umsatz ohne Rabatt) |
Geben Sie einen Prozentwert oder einen absoluten Wert ein. |
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Erw. Umsatz (€) |
Umsatzerwartung für die Umsatzplanung (erw. Umsatz abzgl. Rabatt) |
Schließt Nettoberechnung und gewichtete Berechnung ein. Dieser Wert geht bei der Berechnung in den Forecast ein. |
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Nettoberechnung (€) |
Nettoumsatz abzgl. Provision |
enthaltene Provision in % |
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Gew. Berechnung |
Berechnung des Umsatzes gewichtet automatisch aus dem Vorgangsstatus oder manuell unabhängig vom Status |
Geben Sie einen prozentualen Wert ein (beachte: wenn Flag manuell deaktiviert ist, wird die Wahrscheinlichkeit wieder entsprechend des Status’ gesetzt). |
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Flag: Manuell |
Manuelle Eingabe der Wahrscheinlichkeit setzen (y/n) |
Klicken Sie die Checkbox, wenn Sie die prozentualen Werte manuell eintragen möchten. |
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Siehe auch: Go und Get am Vorgang |
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Sprache 1 |
ggf. Kundensprache |
Wird durch Sitz des Kunden (Land) vorbelegt oder wählen Sie ggf. eine Sprache aus. |
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Sprache 2 |
ggf. Abwicklungssprache |
Wählen Sie eine Sprache aus. |
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Auftragseingangswert |
Wert des Auftrages |
Auftrag |
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Fortschritt |
Fortschritt des Auftrages in % |
Auftrag: Geben Sie einen prozentualen Wert ein. |
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Kundenzeichen |
Signatur |
Unterformular Zusatzdaten |
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Lieferbedingungen |
Notiz |
Unterformular Zusatzdaten |
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Zahlungsbedingungen |
Bezahlungsmodalitäten |
Unterformular Zusatzdaten |
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Bindungsfrist |
Zeitraum |
Unterformular Zusatzdaten, Kalendercontrol |
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Bestätigung |
Termin der Bestätigung |
Auftrag, Unterformular Zusatzdaten, Kalendercontrol |
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Kundenreaktion bis |
Zeitraum |
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Lieferdatum |
Termin der Lieferung |
Unterformular Zusatzdaten, Kalendercontrol |
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Quelle |
Ursprung, Ausgangspunkt |
Unterformular Zusatzdaten, freie Eingabe |
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Kundenbestellnummer |
Bestellnummer beim Kunden |
Auftrag: Unterformular Zusatzdaten, freie Eingabe |
|
Kalkulationsstatus |
Kalkulationsstatus für vorgangsspezifische Produkte/Leistungen: C = kalkuliert; P = personelle Kosten; *= kein Preis vorhanden |
Reiter Produkte/Leistungen. Der Kalkulationsstatus kann in vorgangsspezifischen Stücklisten von P wieder auf C zurückgesetzt werden (Funktion Personelle Kosten zurücksetzen) |
Adressen
Für einen Vorgang werden die unterschiedlichsten Adressen benötigt. Im Unterformular Zusatzdaten werden diese unter den verschiedenen Typen (Postfachadresse, Hauptadresse, Lieferantenadresse usw.) erfasst. Diese Adressen müssen nicht zwingend mit den Adressen des Kunden übereinstimmen und können unabhängig davon erfasst werden.
Reiter Kalkulation (in Angebote, Aufträge)
Die Felder beziehen sich im allgemeinen auf die Preisfelder an verbauten vorgangsspezifischen Produkten. Um neu zu kalkulieren, öffnen Sie ein vorgangsspezifisches Produkt an der Beziehung im Reiter Produkte/Leistungen und ändern dort die Preise. Mit Speichern wird automatisch kalkuliert. Sollte das nicht immer der Fall sein, verwenden Sie die Funktion Kalkulieren in der Funktionsleiste.
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Feld |
Bedeutung |
Bemerkung |
|---|---|---|
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Fertigungskosten |
Fertigungskosten aus dem Produktkatalog |
Summe der Fertigungskosten aus Menge |
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Materialkosten |
Materialkosten aus dem Produktkatalog |
Summe der Materialkosten aus Menge |
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Flag: Kalkuliere Vorgangsumsatz |
Steuert, ob die Verkaufspreise aus dem Reiter Kalkulation nach einer Kalkulation in den erwarteten Umsatz bzw. Auftragseingangs-Wert übernommen werden. |
y= automatische Übernahme des Verkaufspreises bei Kalkulation Der manuell eingegebene erw. Umsatz wird durch den Vorgangsumsatz überschrieben, der manuelle Wert ist dann nicht mehr verfügbar und muss neu eingegeben werden. |
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Nettoherstellkosten |
Herstellkosten ohne Zuschläge |
Summe Fertigungskosten + Materialkosten aus Produktkatalog |
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Herstellkosten |
Herstellkosten mit Zuschlägen |
Summe Fertigungskosten + Materialkosten inkl. Zuschläge aus Produktkatalog |
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Verkaufspreis |
Summe aller Listenpreise der Produkte/Leistungen, die dieser Kalkulationsgruppe zugeordnet sind |
aus Kalkulationsgruppe |
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Projektpreis |
Verkaufspreis aller Produktgruppen des Vorgangs (Auswahl der Währung neben dem Projektpreis) |
aus Kalkulationsgruppe (Reiter Kalkulation, Feld Projektpreis in ...) |
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Flag: aktuell |
Vorgang/Projekt ist aktuell kalkuliert |
informativ |
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DB |
Deckungsbeitrag (DB), der den prozentualen Gewinn vom Verkaufpreis ausweist |
aus Kalkulationsgruppe |
Admin: Ihr Administrator/Customizer kann verschiedene Auswahleinträge den Anforderungen entsprechend anpassen.