Vorgabe von Standard-Ordnerstrukturen am Prozess

Am Prozess kann eine Standard-Ordnerstruktur vorgegeben werden. Das Verhalten entspricht dem der Standard-Aktivitäten beim Erstellen eines neuen Prozesses durch den User. Dem prozessbehafteten Objekt, z.B. einem Angebot, wird bei Neuanlegen oder Statuswechsel automatisch eine Standard-Ord­nerstruktur zugeordnet. Die Ordner-Struktur kann Dokumente enthalten. Dadurch sind Sie in der Lage, Dokument-"Vorlagen" oder neutrale Dokumente am Prozess vorzugeben.

Im Zusammenhang mit diesem Feature bieten sich die im Folgenden genannten Szenarien an. Wir ver­wenden folgende Begriffe:

Alle am Prozess bereitgestellten Dokumente. Das sind i.d.R Dokument-"Vorlagen" oder neutrale Dokumente:

Eine "Vorlage", die vorgangsspezifisch kopiert und manuell angepasst wird (z.B. ein standardisiertes Angebots- oder Kalkulationsblatt, in welches Positionen und Preise manuell eingetragen werden, z.B. falls kein Quoting genutzt wird)

Z.B. allgemeine Geschäftsbedingungen oder Standard-Vertragsdokumente, die immer Bestandteil der Vorgangsdokumentation sind, aber keine vorgangsspezifischen Inhalte enthalten

Hier werden vom Administrator direkt am Prozess (z.B. Angebot) Standard-Dokumente-/Ordner zuge­ordnet, die dann immer automatisch mit Anlegen des Prozesses durch den User an dem z.B. Angebot zur Verfügung stehen.

• Freigegebene Dokument-"Vorlagen" (Word) am Prozess vorgeben und Kopierflag setzen
• Freigegebene neutrale Dokumente (PDF) am Prozess vorgeben und Kopierflag nicht setzen

• Der Vorgangsbearbeiter arbeitet ausschließlich im Dokumentordner.
• Er nutzt eine vom Prozess bereitgestellte Dokument-"Vorlagen"-Kopie (automatisch in Entwicklung). Diese Kopie ist bereits das vorgangsspezifische Dokument.
• Die Funktion Dokument ableiten benötigt er i.d.R. nicht.
• Er bearbeitet das Dokument, gibt es frei und erzeugt ggf. ein PDF-Dokument.

Hier übernimmt der User mit einer Dokument-Mappe vorgegebene Standard-Dokumente-/Ordner und leitet vorgangsspezifische Dokumente ab.

• Freigegebene Dokument-"Vorlagen" (Word) und neutrale Dokumente (PDF) in Mappe vorgeben

• Der Vorgangsbearbeiter arbeitet ausschließlich im Dokumentordner
• Er kopiert die Mappe (z.B. aus dem Browser) per Drag-and-Drop in den Vorgang
• Er nutzt die Funktion Dokument ableiten, um aus einer Dokument-"Vorlage" ein vorgangsspezifisches Dokument abzuleiten.
• Vergisst er, ein "Vorlage" zu kopieren, kann er das Original nicht bearbeiten, weil es Freigegeben ist.
• Er bearbeitet das Dokument, gibt es frei und erzeugt ggf. ein PDF-Dokument

Die Definition der Standard-Ordnerstruktur erfolgt im Reiter Standard-Dokumente der Prozess-Defini­tion. Es gibt folgende Optionen:

Das Flag Kopieren an der Prozess-Dokument-Beziehung (nur sichtbar im Baum-Unterformular) steu­ert, ob dem prozessbehafteten Objekt (z.B. Angebot) das Standard-Dokument 1. nur zugeordnet oder
2. kopiert und zugeordnet wird.
Dadurch lassen sich automatisch vorgangsspezifische Dokumentkopien erstellen. Es gelten die glei­chen Kopierregeln, wie für die Standard-Funktion Duplizieren, jedoch ohne Versionsabfrage:

• Es wird keine neue Version des Standard-Dokuments angelegt, sondern ein originäres Dokument mit neuer Dokumentnummer und gleichem Betreff/Dateinamen.
• Die Kopie eines freigegebenen Dokuments erhält automatisch den Dokumentstatus in Entwicklung

Sie können festlegen, mit welchem Prozessstatus ein Ordner automatisch bereitgestellt wird. Das Feld Status ist nur sichtbar, wenn ein Ordner markiert ist.

Statuslose Elemente der Standard-Ordnerstruktur (Status = leer) werden beim Neuanlegen auf das pro­zessbehaftete Objekt (z.B. Angebot) übertragen, statusbehaftete (Status = befüllt) bei Wechsel in den angegebenen Status. Es gelten folgende Regeln:

• Statusbehaftete Ordner/Dokumente müssen der ersten Ebene zugeordnet sein.
• Das Systems prüft bei der Zuordnung Dokumente ohne gesetztes Kopier-Flag auf Identität und Ordner auf Namensgleichheit. Dadurch werden Mehrfachzuordnungen unterbunden, z.B. wenn ein Status mehrfach eingenommen wird.

Beispiel:

Bei Neuanlegen eines Angebotes soll der Ordner "Angebot" inklusive Angebots-"Vorlage" zugeordnet werden. Bei Wechsel in den Status Angebotsabgabe erfolgt soll im Ordner "Angebot" ein weiteres neut­rales Dokument hinzugefügt werden. Dies wird wie folgt in der Liste Standard-Dokumente definiert:

Ordner Angebot (Status = leer);

           Dokument Angebotsvorlage (Status = leer, Kopieren=ON)

Zweiten Ordner Angebot erstellen.

Ordner Angebot (Status = Angebotsabgabe erfolgt)

          Dokument Neutral (Status = Angebotsabgabe erfolgt, Kopieren=OFF)