Standard-Ordnerstrukturen aus dem Prozess

Mit der Funktion Dokumente aus Prozess übernehmen können Standard-Ordner/Dokumente aus dem Prozess manuell auf einen Vorgang übertragen werden. Die Funktion öffnet einen Folge-Dialog zur genaueren Spezifikation.

Beachten Sie:

• Bei Auswahl eines Dokuments wird der Pfad nach oben aufgelöst und die Pfadordner werden mit übernommen. Die Zuordnung bereits vorhandener namensgleicher Ordner/Dokumente in der glei­chen Ebene wird verhindert. Neue Dokumente werden so automatisch in bereits vorhandene Ordner einsortiert.
• Wie ein Dokument bei der Übernahme behandelt wird, legt der Prozess fest (ohne Kopie oder mit Kopie). Dies kann im Übernahme-Dialog nicht spezifiziert werden.

Im Dialog können Elemente speziell gekennzeichnet sein:

• NEU: Das Erstellungsdatum der Beziehung Prozess <- > Ordner/Dokument ist jünger als das Vorgangs-Datum.
• (nur im Status: .....): Ordner/Dokument kann nur im aktuellen Status übernommen werden.

Die Funktion hilft z.B. bei zeitlich weit auseinanderliegenden Angebotsversionen. Sie können prüfen, ob sich die Prozess-Standards für Angebotsdokumente verändert haben und diese ggf. nachziehen.

Die Funktion unterstützt insbesondere die schnelle Bearbeitung vorgangsspezifischer Dokumente. Sie steht in der Funktionsleiste zur Verfügung, wenn ein Dokument in der Liste der Dokumentbeziehung (Reiter Dokumente) markiert wird.