Vorlage für Serien-Korrespondenz anpassen

Um die Textvorlage für Serienbriefe oder E-Mails anpassen zu können (Textbausteine bearbeiten), ist die entsprechende Vorlage in der Vorlagenverwaltung zu ändern. Dabei ist es wichtig, dass die Vorlage für Serien (!) geeignet ist und die Option am Feld Einzelreport aktiv ist.

Siehe auch: Informieren Sie sich bitte als Endanwender (Nicht-Vorlagenadministrator) im Kapitel Vorla­gen über die  Vereinfachte Korrespondenzvorlagenverwaltung für Endanwender.

Administratoren nutzen standardmäßig die "normale" Korrespondenzverwaltung wie hier beschrieben.

Attention

Achtung: Verändern Sie nie die Originalvorlage, sondern erstellen Sie immer eine Kopie für Ihre Korres­pondenzen. Achten Sie darauf, in der Vorlage die Felder mit den spitzen Klammern NICHT zu verändern. Bearbeiten Sie nur den Brieftext (Textbaustein). Es ist wichtig, dass die Syntax im Template nicht verän­dert wird. Für die Vorlagenerstellung in Ihrem Unternehmen sind speziell geschulte Berichtsentwickler verantwortlich.

Tipp: Speichern Sie eine bereits erstellte Serien-E-Mail mit der Vorgehensweise  E-Mail, Brief oder Fax als Vorlage speichern. Damit ersparen Sie sich bereits das Kopieren in der Vorlagenverwaltung.

Sie können aber auch dem hier vorgeschlagenen Weg folgen.

  1. Öffnen Sie die Serien-E-Mail oder den Brief in PisaSales.
  2. Klicken Sie im Feld Vorlage den Hyperlink. PisaSales öffnet die Vorlage im Formular Vorlagen.
  3. Schauen Sie sich die Vorlage ggf. an, indem Sie die Funktion Ansehen wählen. Danach schließen Sie die Ansicht bitte wieder komplett.
  4. Erstellen Sie ggf. in der Vorlagenverwaltung mit dem Standardbefehl Duplizieren (mit Struktur) eine Kopie der ausgewählten Vorlage als neue Version und benennen Sie die neue Vorlage eindeutig (z.B. Zweck oder Inhalt).
  5. Speichern Sie den Datensatz!
  6. Achten Sie darauf, dass die zu bearbeitende Vorlage den Status in Entwicklung hat. Wählen Sie die Funktion Bearbeiten.
  7. Gestalten Sie den Text (zunächst nur den Text!) der Vorlage für den Serienbrief/Serienmail, ohne die Felder in den Klammern zu verändern.
  8. Falls erforderlich, achten Sie beim Umsetzen variabler Felder darauf, die Syntax in den Klammern nicht zu verändern.
  9. Zum Arbeiten mit Platzhaltern im HTM-Editor lesen Sie bitte Korrespondenzvorlagen mit Platzhal­tern. Beachten Sie, dass Platzhalter nur in den PiSA-HTM-Vorlagen möglich ist.

10.Nachdem Sie die Arbeit beendet haben, schließen Sie den entsprechenden Editor.

11.Bei Word bestätigen Sie, dass die angepasste Vorlage eingecheckt werden soll (erst dann kann sie in PisaSales verwendet werden).

12.Pflegen Sie bei Bedarf Klassifikation, Favorit, Zugriff und evtl. Sprache.

13.Wechseln Sie in das Formular, in welchem die Vorlage (E-Mail oder Brief) verwendet werden soll.

14.Klicken Sie am Feld Vorlage den Button und wählen Sie im Auswahldialog die soeben bearbeitete Vorlage aus, übernehmen Sie diese mit OK.

15.Erstellen Sie eine neue E-Mail, einen Brief oder ein Fax, um das Ergebnis zu kontrollieren.

16.Wechseln Sie in das Formular Vorlage und geben Sie die fertige Vorlage bei Bedarf über den Status Freigegeben frei, damit andere Anwender darauf zugreifen können.

Hinweis: Nur Vorlagen mit dem Status Freigegeben können von anderen Anwendern als Vorlage am Brief/Serienbrief gesehen werden.

Vorlage testen und kontrollieren

Bei Serien-E-Mails ist es nicht möglich, das Ergebnis einfach zu sehen, da eine Serien-E-Mail bekannter­maßen erst mit dem Versenden generiert wird.

Wenn Sie die Serien-E-Mail-Vorlage bearbeitet und zugeordnet haben, dann klicken Sie die Funktion Test senden, um den Entwurf der Serien-E-Mail zur Prüfung an einen Kontakt zu senden. Wählen einen ent­sprechenden Test-Empfänger aus dem System aus (z.B. auch sich selbst), damit Sie die E-Mail in Ihrer Groupware kontrollieren können. Damit wird der Inhalt zunächst nur an diese E-Mail-Adresse gesendet und nicht als Serien-E-Mail an alle Empfänger.

Info

Admin: Wenn Sie kein Vorlagenadministrator sind aber Vorlagen regelmäßig bearbeiten und testen müssen, sollte Ihr Administrator die Umgebungsvariable PSC_RPT_STA_QUE für Sie anpassen. So können Sie im Vorlagenauswahldialog auch in Entwicklung befindliche Vorlagen auswählen, die Ihnen nicht selbst gehören.

Siehe auch: Informieren Sie sich mit Ihrem Administrator auch im Kapitel Administrator Zugriffsgruppen -Dokumentadministrator-, -Berichtsadministrator- insbesondere zum Freigabestatus Vorlagen

E-Mails im HTML-Format oder als TXT

Als Vorlagenadministrator können Sie festlegen, ob die Vorlage eine E-Mail im HTML-Format oder im TXT-Format generiert. Wählen Sie dazu im Vorlagenformular das entsprechenden Ausgabeformat aus. Als Schriftart in der Vorlage sollten Sie immer eine Systemschrift wählen, bei der Sie davon ausgehen können, dass sie auch beim Empfänger vorhanden ist, z.B. Arial.