Dokumente ansehen und bearbeiten

Dokumente werden in der Dokumentenverwaltung i.d.R. immer in der verknüpften Anwendung geöff­net, zum Ansehen schreibgeschützt und zum Bearbeiten schreibbar (siehe Bemerkung Achtung! weiter unten). Beim Bearbeiten entscheiden Sie selbst, wann Sie die geänderte Version einchecken, ob sofort beim Schließen des Dokumentes oder später durch die Funktion Einchecken.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass die nicht eingecheckten Dokumente auf einem gesonderten Bereich Ihres Systems abgelegt werden, da sie sich automatisch immer im TEMP-Verzeichnis des Client (standard­mäßig das User-Temp) befinden.

  1. Öffnen Sie einen Dokumentdatensatz.
  2. Klicken Sie auf den Eintrag im Betreff, um das Dokument anzusehen (entspricht der Funktion Doku­ment ansehen). Das Dokument wird schreibgeschützt in der verknüpften Anwendung geöffnet.
  3. Klicken Sie in der Funktionsleiste Dokument bearbeiten, um es beschreibbar in der verknüpften Anwendung zu öffnen (entspricht der Funktion Auschecken).
  4. Bearbeiten Sie das Dokument.
  5. Beim Schließen des Dokumentes müssen Sie angeben, ob Sie es nun wieder einchecken möchten.
  6. Wollen Sie es noch nicht einchecken, müssen Sie beim Speichern angeben, ob es in Bearbeitung (Sta­tus) bleiben soll. Wenn JA, kann es ein anderer Anwender so lange nicht bearbeiten, bis es wieder in Entwicklung gesetzt wurde.
Attention

Achtung: Nur die unterstützten MS Office Applikationen Word/Excel verfügen über das Makro, mit dem ein automatisches Einchecken des bearbeiteten Dokuments möglich ist. Das AddIn wird von Microsoft zur Verfügung gestellt, von anderen Herstellern leider nicht. Beim Versuch andere Dokumentformate zu "bearbeiten" wird das Dokument nicht wieder eingecheckt und der Dokumentdatensatz bleibt im Status in Bearbeitung. Verwenden Sie als Alternative zum Bearbeiten die Aus-/Eincheck-Funktion und bearbei­ten Sie das Dokument lokal.