Dokumente verwalten

Die Dokumentenverwaltung verwaltet bestehende Dokumente und Dateien, die als Datensätze in der Datenbank abgelegt werden. Sie legen zunächst Datensätze in PisaSales an und checken die entspre­chenden Dokumente vom lokalen System in die Datenbank ein. Alle in PisaSales automatisch erstellten Dokumente (Berichte, Datenblätter usw.) werden zunächst temporär lokal generiert und automatisch als Dokumentdatensätze eingecheckt.

In der Dokumentenverwaltung stehen sämtliche Funktionen zur Verfügung, die zum Erfassen, Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten benötigt werden. Zusätzlich gibt es Funktionen zum Auschecken/Ein­checken und Löschen von Dokumenten in der Datenbank.

Ausgewählte Dokumente und Unterlagen sollten in Mappen gesammelt und von dort aus direkt über die Dokumentenverwaltung verwaltet werden.

Im Formular Dokumente verwalten Sie alle Datensätze mit den angehängten Dokumenten/Dateien. Eine Übersicht aller bereits erstellten Dokumente erhalten Sie in der Übersichtsliste des Formulars. Hier kön­nen Sie z.B. nach Betreff, Art, Datei, Autor, Status und Sprache suchen bzw. sortieren. Über spezielle For­mularfunktionen pflegen Sie Dokumente ein, erstellen neue und bearbeiten vorhandene Dokumente. Je nach Verwendung eines Dokumentes ändert sich dessen Status. Zusätzlich wird der Status durch den Anwender beeinflusst.

Ein Dokumentdatensatz ist immer mit einem Dokument bzw. einer Datei verbunden. Da der Anwender, der den Dokumentdatensatz angelegt hat, nicht in jedem Fall mit dem Autor des Dokumentes identisch sein muss, können Sie den Autor des Dokumentes extra angeben.

Einem Dokument wird neben den beschreibenden Daten im Formular das "wirkliche Dokument", z. B. eine Zeichnung, eine Grafik oder eine Leistungsbeschreibung in Form einer Datei zugeordnet. Die Dateien werden in einem Sicherheitsbereich abgelegt und über Zugriffsrechte geschützt. Über Ein- und Auscheckfunktionen können die Dateien zur Bearbeitung von jedem Anwender angefordert werden. Es wird sichergestellt, dass eine Datei nicht gleichzeitig von mehreren Anwendern bearbeitet wird.

Ein Dokument kann einem Produkt, einer Leistung oder einem Artikel, aber auch direkt verschiedenen Vorgängen zugeordnet werden (z.B. der zum Vorgang gehörende Auftrag oder eine spezielle Zeichnung für eine Sonderanfertigung). So ist es möglich, die Dokumente direkt in der Vorgangsverwaltung dem Vorgang zuzuordnen.

Es ist ebenso möglich, ein Dokument einer bestimmten Person oder Firma zuzuordnen. Liefert eine Firma ein externes Dokument (z.B. Logo), kann es dieser Firma zugeordnet werden, die eindeutig als der Lieferant identifiziert wird. Gleiches gilt für die Zuordnung von Personen zu Dokumenten, um z.B. bei Fragen den richtigen Autor oder Ansprechpartner leichter zu finden.