In der Funktionsleiste des Dokumentstamms und der Dokumentbeziehungen an anderen Objekten stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Formularfunktionen - Dokumente
Aktivität
Mit den Funktionen können Sie auch an Dokumenten sofort eine Aktivität erstellen. Ein Klick auf die Funktion öffnet direkt das entsprechende Formular, über das die jeweilige Aktivität erstellt wird.
Einchecken
Einchecken einer vorhandenen Datei vom lokalen Anwendersystem in die Datenbank. So legen Sie Dateien/Dokumente in der Datenbank ab oder aktualisieren Dokumente in der Datenbank durch eine neue Version.
Achtung: Dadurch wird das Dokument/die Datei des aktuellen Datensatzes in der Datenbank überschrieben.
Auschecken
Auschecken einer Datei aus der Datenbank auf das lokale Anwendersystem. So legen Sie eine Kopie des Dokumentes/der Datei aus der Datenbank auf dem lokalen Filesystem ab, um sie zu bearbeiten. Der Status des Dokumentdatensatzes ist dann in Bearbeitung. Durch erneutes Einchecken wird der Dokumentdatensatz wieder "in Entwicklung" gesetzt.
Speichern unter
Speichert das File des Dokumentdatensatzes lokal ab, ohne den Status des Dokumentes zu verändern.
Datei löschen
Löscht das Dokument aus dem Datensatz als File in der Datenbank.
Hinweis: Sie löschen nur das Dokument aus dem Datensatz, nicht den Datensatz selbst.
Dokument ansehen
Damit wird ein Dokument mit der entsprechenden Applikation geöffnet. Handelt es sich um ein schreibbares Dokument, wird es zur Ansicht schreibgeschützt dargestellt.
Dokument bearbeiten
Damit wird ein Dokument temporär ausgecheckt und mit der verknüpften Applikation geöffnet.
Hinweis: Aus PisaSales können alle Microsoft Office compatiblen Dokumente bearbeitet und danach automatisch eingecheckt werden. Andere Dokumentformate werden zwar in der verknüpften Applikation geöffnet, müssen aber lokal gespeichert und separat wieder eingecheckt werden.
Handelt es sich um ein schreibbares Dokument, ist es jetzt zum Schreiben freigegeben. Der Status des Dokumentes ändert sich in Bearbeitung. Nach der Bearbeitung erinnert Sie das System daran, das Dokument wieder einzuchecken.
Achtung: Mit der Funktion Dokument bearbeiten arbeiten Sie unmittelbar auf der Datenbank. Beim Schließen und Einchecken des Dokumentes werden alle Änderungen sofort in der Datenbank gespeichert und das ältere Dokument überschrieben. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie das Dokument zunächst Auschecken und die Kopie bearbeiten. So haben Sie immer den ursprünglichen Zustand des Dokumentes in der Datenbank und überschreiben es erst mit der Formularfunktion Einchecken.
Status ändern (Feld)
Sie ändern den Status eines Dokumentes.
Snapshot
Siehe auch: Snapshot
Nachricht
Sie definieren eine terminierte Nachricht für sich selbst als Wiedervorlage oder zusätzlich für weitere interne Mitarbeiter als Nachricht.
Siehe auch: Nachrichten
Auf Karte zeigen
GPS-Koordinaten von Bildern in PisaSales verwenden. Werden Bilder als Dokument eingecheckt, versucht das System die GPS-Koordinaten aus den Exif-Daten auszulesen (sofern vorhanden) und am Dokument in den Stammfeldern Position zu speichern. Mit der Funktion können Dokumente/Bilder mit GPS-Daten auf einer Karte dargestellt werden. Die Karte zeigt dann das Thumbnail des Dokuments am Pin.
Dokument als neue Version zuordnen
Ein importiertes/bereits vorhandenes Dokument als neueste Version in die Versionshistorie eines bereits existierenden Dokuments aufnehmen: Dokumentversion pflegen
nach PDF konvertieren
Dokumente können nach PDF konvertiert werden. Das fertige PDF wird in die Struktur unterhalb des zu konvertierenden Dokumentes eingefügt. Das somit neue Dokument hat die gleiche Dokumentennummer wie das Originaldokument, aber eine höhere Versionsnummer. Unterstützt werden derzeit: RTF, DOC, DOCX, TXT, HTM, HTML, BAT, CMD.
Hinweis: Der User kann client-basiert einen eigenen, installierten Drucker (PDF-Druckertreiber) auswählen (Meine Daten-> Konfiguration-> PDF). Beim Konvertieren eines Dokuments nach PDF (kein Datenblatt oder Bericht) wird der installierte Windows-Drucker dann für die PDF-Generierung verwendet.
Admin: Über die benutzerspezifische Umgebungsvariable PSA_SUP_CNV_TYP_PDF kann eingestellt werden, welche Dateitypen unterstützt werden. Von diesen Dateitypen können Extensionen ausgewählt werden, aber es lassen sich keine neuen hinzufügen. Die unterstützten Extensionen sind textbasiert, so kann z.B. nicht der binäre Dateityp PPT (Powerpoint) hinzugefügt werden.
Wenn die Konvertierung von Dokumenten in PisaSales nach PDF mit Windward (Default-Treiber) fehlschlägt sollten Sie folgendes beachten. Windward ist ursprünglich als Programm für die Generierung von Dokumenten aus Vorlagen und nicht für die PDF-Umwandlung von Dokumenten gedacht. Teilweise hat Windward ein Problem mit einigen RTF-Features, so dass dort auch die PDF-Konvertierung fehlschlägt. Mit Ghostscript und einem PDF-Druckertreiber (CutePDF-Writer) auf Ihrem Windows-Rechner können Sie das Problem umgehen. Dazu benötigen Sie folgende Programme: Ghostscript (http://www.cs.wisc.edu/~ghost/) und CutePDF (http://www.cutepdf.com/). Installieren Sie diese Programme und richten Sie auf dem Server folgende Variablen ein:
- PSA_PDF_CNV_MTH=GHOSTSCRIPT
- PSA_PDF_CNV_PRI=CutePDF Writer
- PSA_GS_EXE=gs
PDF-Version einchecken
Aufgrund von Einschränkungen bei MS Office kann mit Nach PDF konvertieren nicht jedes Dokumentformat konvertiert werden (z.B. wird Microsoft PowerPoint *.ppt nicht unterstützt).
Das Masterdokument muss also in dem Falle lokal abgespeichert und in ein PDF konvertiert werden.
Mit der Funktion PDF Version einchecken am Masterdokument checken Sie dieses PDF wieder komfortabel in die Struktur des Masterdokuments ein. Die Funktion öffnet die Dateiauswahl für ein lokal existierendes PDF-Dokument, das Sie auswählen. PisaSales legt daraufhin einen neuen Dokumentdatensatz an, übernimmt die Dokument- und Versions-Nummer aus dem Masterdokument, erhöht die Revisionsnummer um 1 und legt das Dokument in der Struktur des Masterdokuments ab.