Dokumentreferenz - Verwendungen

Dokumente können innerhalb des Systems untereinander und an verschiedensten Objekten referenziert sein. Immer wenn Sie ein Dokument in einer Dokumentenbeziehung zuordnen ist es referenziert, wird also "verwendet". Darüber hinaus können Dokumente untereinander strukturiert sein.

Im Reiter Verwendung zeigt PisaSales die Verwendung der Dokumente in anderen Objekten (Aktivitä­ten, Kontakte, Vertrieb, Marketing und Produkte). Sie sehen im Kontext Alle eine Gesamtübersicht, in welchen Beziehungen das aktuelle Dokument Verwendung findet (Aktivitäten, Kontakte, Vertrieb, Marketing, Produkte usw.). Mit einem Klick können Sie die Beziehungen sofort öffnen.
Über das Dialogmenü Kontext lassen sich Dokumente in verschiedenen Kontext anzeigen. Die Aus­wahl am Kontext zeigt die passende Einzelverwendungsliste. Der Eintrag Alle zeigt die allgemeine Ver­wendungsliste mit der Möglichkeit, die Dokumentstruktur aufzulösen. Je nach Auswahl eines Kontext ändert sich auch die Möglichkeit, die Ansicht durch weitere Optionen zu verfeinern.

An Dokumenten stehen alle Funktionen zum Erstellen von Aktivitäten zur Verfügung. Somit kann z.B. sofort eine Aufgabe zur Überarbeitung des Dokuments erstellt und delegiert werden. Die Aktivitäten zu einem Dokument werden im Reiter Verwendung abgelegt.

Dokumente die als Anlagen an Aktivitäten verwendet werden unterliegen in PisaSales speziellen Prüfme­chanismen. Insbesondere beim Versionieren (Statuswechsel freigegebener Dokumente oder Kopieren verwendeter Dokumente) wird die Verwendung an Aktivitäten geprüft.

• Ist das Dokument ein Anhang nicht abgeschlossener Korrespondenzen (E-Mail, Brief), so wird diese Verwendung an der neuen Dokumentkopie nicht mit kopiert. Damit wird verhindert, dass z.B. in einer vorbereiteten und noch nicht versendeten Mail mit Anhang automatisch ein zweiter Anhang ent­steht, falls ein Mitarbeiter vor dem Versand dieser Mail eine neue Version des angehängten Doku­ments erzeugt.
• Ist das Dokument eine Anlage abgeschlossener Aufgaben, Termine usw. so wird    diese Verwendung ebenfalls nicht an der neuen Dokumentkopie mit kopiert. Abgeschlossene Aufgaben benötigen keine neue Version eines Dokumentes.