Den Status eines Dokumentes erkennen Sie im Formular-Feld Status. Über den Status wird der Lebenszyklus und Bearbeitungsstatus eines Dokumentes bestimmt.
Dokumentstatus
Lebenszyklus von Dokumenten in PisaSales
Statusperson
Achtung: Dabei ist zu beachten, dass jeder Anwender den Status eines Dokumentes, das in Entwicklung und nicht verbaut ist (Verwendung), beliebig ändern kann. Mit der Statusänderung wird auch die Statusperson geändert. Der ursprüngliche Ersteller des Datensatzes ist dann u.U. vom weiteren Statuswechsel ausgeschlossen, da er nicht mehr die Statusperson ist.
Gelegentlich kann es erforderlich sein, dass Dokumente mit dem Status Archiviert als Nicht aktuell einzustufen sind. Anhänge an eingecheckten E-Mails werden z.B. automatisch in den Status Archiviert gesetzt. Bei Bedarf können der Administrator oder auch der Autor den Status von Archiviert auf Nicht aktuell setzen. Damit werden diese Dokumente z.B. auch nicht mehr in Auswahldialogen angezeigt.
Tipp: Andererseits können Sie im Auswahldialog nach dem Status suchen und somit z.B. freigegebene Dokumente schneller finden.
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Status |
Bemerkung |
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In Entwicklung |
Solange ein Dokument nicht freigegeben wurde, ist es in Entwicklung. Jeder Anwender, der entsprechend dem Rollenkonzept auf das Dokument zugreifen kann, kann es in diesem Status ansehen, verwenden und bearbeiten. |
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In Bearbeitung |
Das Dokument ist in Bearbeitung, wenn es von einem Anwender aktuell verwendet (zur Bearbeitung temporär ausgecheckt) wird. Der Status in Bearbeitung signalisiert, dass zu diesem Zeitpunkt kein schreibender Zugriff auf das Dokument möglich ist. |
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Nicht aktuell |
Ein Dokument ist nicht mehr gültig und kann in der Auswahl an Objekten nicht mehr verwendet werden. Das Gültigkeitsdatum liegt vor dem aktuellen Datum. Der Datensatz ist in den Übersichtslisten farbig markiert. Jeder Anwender, welcher der Gruppe ADMINISTRATOR angehört, kann den finalen Status eines Dokumentes oder ein Dokument, das z.B. irrtümlich im Status in Bearbeitung verblieben ist, zurücksetzen. Solange das Dokument noch nicht verwendet (zugeordnet) wird, kann der Status auch von der aktuellen Statusperson noch zurückgesetzt werden (nicht aktuelles Dokument zurücksetzen). Um ein Nicht aktuelles Dokument, das bereits verwendet wird, wieder zu bearbeiten, muss grundsätzlich eine neue Version angelegt werden. |
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Freigegeben |
Ein Dokument ist freigegeben, wenn es nicht mehr bearbeitet wird, es ist dann publiziert. Jeder Anwender, der entsprechend Rollenkonzept auf das Dokument zugreifen kann, kann den Status Freigegeben setzen. Jeder Anwender, welcher der Gruppe ADMINISTRATOR angehört, kann den finalen Status eines Dokumentes oder ein Dokument, das z.B. irrtümlich im Status in Bearbeitung verblieben ist, zurücksetzen. Solange das Dokument noch nicht verwendet (zugeordnet) wird, kann der Status auch von der aktuellen Statusperson noch zurückgesetzt werden (freigegebenes Dokument zurücksetzen). Um ein freigegebenes Dokument, das bereits verwendet wird, wieder zu bearbeiten, muss grundsätzlich eine neue Version angelegt werden. |
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Archiviert |
Ein Dokument kann archiviert werden, wenn keiner der anderen Status zutrifft. Dokumente, die beim Einchecken einer Mail, durch Einchecken im Auswahldialog der Dokumente entstehen, sind automatisch im Status -archiviert-. Beim Wechsel in den Status -archiviert- wird das Dokument komprimiert und die Gültigkeit auf "Jetzt" gesetzt, falls sie in der Zukunft lag. Archivierte Dokumente haben eine reduzierte Funktionsleiste. Sie können nicht mehr editiert, aber vom Administrator oder der Statusperson (letzte Statusänderung durchgeführt) wieder in Entwicklung gesetzt werden. |
Admin: Ihr Administrator/Customizer kann die Dokumentstatus den Anforderungen entsprechend anpassen.
Hinweis: Nach archivierten Dokumenten kann über einen definierten Auswahlfilter (Archiviert/Nicht archiviert) gefiltert oder direkt über das Feld Status gesucht werden.
Statuskontrolle für Dokument-Strukturen
Erfolgt am Masterdokument ein Statuswechsel, dann kann dieser auf das Publikationsdokument übertragen werden. Es gilt folgende Regel: Wird der neue Status in der Dokumentmaske aus den Status Freigegeben, Nicht aktuell oder Archiviert gesetzt, dann durchsucht das System die Struktur nach Dokumenten mit derselben Nummer, Version und Sprache. Findet das System solche Dokumente, können diese nach Rückfrage den gleichen Status erhalten.