Ein neues Dokument erstellen

1. Erstellen Sie ein Dokument in der bevorzugten Standardapplikation und speichern Sie es, so dass es schnell wiedergefunden wird.
2. Wählen Sie das Menü Sales/Dokumente.
3. Klicken Sie den Standardbefehl Einfügen (für neuen Datensatz).
4. Tragen Sie einen aussagekräftigen Betreff ein.
5. Eine Nummer wird in PisaSales automatisch vergeben.
6. Wählen Sie eine Dokument-Art als Information für die spätere Suche/Sortierung.
7. Klicken Sie den Button Datei und wählen Sie das eben erstellte Dokument auf Ihrem System zum Ein­checken aus.
8. Legen Sie ggf. die Gültigkeit des Dokumentes fest (wichtig für die Verfügbarkeit).
9. Prüfen Sie, ob der Autor gesondert eingepflegt werden muss.
10. Das Erzeugungsdatum und der Status sind automatisch gesetzt.
11. Bei neuen Dokumenten sind Version und Revision automatisch eingetragen.
12. Wichtig: Im Feld Sprache kennzeichnen Sie die Sprache, in welcher der Inhalt des Dokumentes vor­liegt. Die Voreinstellung ist immer die Benutzersprache. Setzen Sie, falls erforderlich, die Sprachbe­zeichnung entsprechend um.
13. Geben Sie bei Bedarf einen Kommentar für das Dokument ein.

1. Klicken Sie den Button Datei oder die Funktion Einchecken.
2. Wählen Sie im Dateiauswahldialog die Datei zum Einchecken.
3. Klicken Sie Öffnen, um die Datei einzuchecken und Speichern Sie den Datensatz!

Insbesondere Dokumente mit umfangreichem Bildmaterial können eine beträchtliche Dateigröße errei­chen, und so die Kapazität der Datenbank belasten. Im Gegensatz dazu kann die Dateigröße eines Word­dokuments um über 70 % reduziert werden, wenn es als ZIP gepackt wird.

PisaSales komprimiert eine Datei automatisch, wenn Sie das Häkchen im Feld ZIP neben der Datei akti­vieren. Es wird nur in der Datenbank gepackt. Wenn Sie das Dokument ggf. auschecken, wird es nicht komprimiert, sondern in seiner normalen Dateigröße lokal abgelegt.

Mit Ändern des Betreffs eines Dokumentdatensatzes ändert sich automatisch auch der Dateiname der eingecheckten Datei. Durch den Datenbankautomatismus wird eine Übereinstimmung der Namen erzwungen. Der Inhalt des Files ist auf alle Fälle immer mit der eingecheckten Datei identisch. Wenn Sie z.B. mit einer lokalen Datei per Drag-and-Drop einen neuen Dokumentdatensatz generieren, stimmt der Betreff mit dem Dateinamen überein.

Über den Reiter Struktur ordnen Sie einem sog. Oberdokument (bspw. einer 3D-Zeichnung) ein Unterdokument zu (z.B. eine 2D-Skizze).Strukturelemente, aus denen das Hauptdokument besteht. Hier geben Sie alle Dateien an, die Bestandteil eines Dokumentes sein sollen. Ein typisches Struktur­dokument kann ein Anschreiben mit angehängtem Angebot und Leistungsspezifikation sein. Aber auch alle anhängenden Daten und Dokumente werden hier eingepflegt bzw. einem Hauptdokument untergeordnet.

Die Option Auflösung An zeigt die Ordner/Dokumente der ersten Ebene, Aus zeigt alle Dokumente der Struktur.

Im Reiter Struktur kann über das Menü Liste/Baum zwischen Listenansicht und Baumansicht umge­schaltet werden. In der Baumansicht können Sie, sofern vorhanden, weitere Strukturen der Doku­mente und Ordner verwalten und strukturieren. In der Baumansicht stellt der Button Auflösung alle Strukturebenen gleichzeitig dar.

Zeigt die Dokumente, welche in der Struktur über dem aktuell im Formular angezeigten Dokument stehen.

Liste, die alle bisherigen und die aktuelle Dokumentversion anzeigt.

Zeigt, in welchen Mappen das aktuelle Dokument referenziert ist.

siehe  Dokumentreferenz - Verwendungen