Ordner-Verwaltung

Ordner werden im Formular Ordner verwaltet. Das Formular kann wie folgt aufgerufen werden:

  • Endanwender: Hyperlink am Ordner-Datensatz in Dokument-Unterlisten
  • Administrator: Menü: Administration -> Dokumente -> Ordner

Es gibt keinen Aufruf über das Sales-Menü.

Das Formular zeigt alle relevanten Ordner-Attribute und Zuordnungen. Das sind die Felder:

  • Name
  • Kommentar
  • Angelegt am
  • Status "aktiv" und "inaktiv" (mit Statuswechsel auf inaktiv wird der Ordner rot)
  • Verwendung: Name des übergeordneten Objekts inklusive Hyperlink (falls Ordner am Kontakt, Ange­bot, ...)
  • Mappe: Name des übergeordneten Objekts inklusive Hyperlink (falls Ordner in Mappe enthalten)
  • Oberordner: Name des Oberordners inklusive Hyperlink und der Reiter
  • Struktur: Strukturreiter mit Baum- und Listenansicht und den Funktionen Dokument auswählen, Ord­ner erzeugen

Hinweis
Folgende Einschränkungen sind zu beachten: 

  • Das Ordnerformular verfügt über Nummer, Version und Revision des Ordners. Es erlaubt kein Neuanlegen und kein Kopieren von Ordnern.
  • Der Aufbau einer Dokumentstruktur beginnt immer in der Dokument-Unterliste des Vaterobjekts.

Drag-and-Drop-Verhalten innerhalb des Clients

Bei Drag-and-Drop eines Ordners, z.B. in die Dokumentbeziehung eines Angebots, wird ein neuer Ord­nerbaum erzeugt und mit dem Angebots-Datensatz verknüpft. Dadurch können mit einer Aktion kom­plexe Strukturen kopiert und die darin enthaltenen Dokumente referenziert werden. Grundsätzlich gilt:

  • Ordner werden kopiert. Achtung! Ordnerkopien mit gleichem Namen werden zugelassen.
  • Enthaltene Dokumente werden referenziert.

Einschränkung für Aktivitäten, FAQs/Fehlercodes:

Bei Drag-and-Drop eines Ordners auf eine Aktivität (z.B. eine E-Mail) wird die Struktur aufgelöst und nur die enthaltenen Dokumente werden als Anhänge zugeordnet. Ist ein und dasselbe Dokument mehrfach in der Struktur verbaut, so wird das Dokument der Aktivität nur einmal zugeordnet.

Wird eine Mappe in eine Dokumentbeziehung gedroppt, dann werden die in der Mappe enthaltenen Ordner und Dokumente nach den gleichen Regeln eingefügt. Durch dieses Verhalten können oft benö­tigte neutrale Ordnerbäume als Mappen zentral bereitgestellt, von Ihnen schnell aufgefunden und auf Kontakte/Vorgänge kopiert werden.

In der Browserleiste (Menü Ansicht/Sidebars/Browser) ist ein Mappen-Knoten zu finden. Über Mappen bereitgestellte Ordner-Strukturen können dadurch schneller aufgefunden werden.

Löschen von Ordnern

Mit dem Löschen eines Ordners wird nach Rückfrage der gesamte Inhalt gelöscht:

  • Es werden alle Unterordner gelöscht.
  • Es werden die Zuordnungen der enthaltenen Dokumente zum Vaterobjekt gelöst.
  • Besitzen Dokumente danach keine Verwendung mehr, werden diese - wie bisher - nach Benutzerab­frage auch im Dokumentstamm gelöscht. Die Rückfrage bietet zusätzlich verschiedene Optionen, um unnötige Abfragen zu vermeiden (Ja/Nein für alle Dokumente).

Behandlung von Ordnern in Dokument-Auswahlen

Bereits im System hinterlegte Ordner können nicht über die Dokumentauswahl (Button Dokumente aus­wählen) zugewiesen werden. Die Suche Auswahldialog bleibt auf Dokumente eingeschränkt und liefert keine Ordner. Ordner werden lediglich in der rechten Liste dargestellt und können dort per Button-Funk­tion entfernt werden.

Dokumente über Ordnerstrukturen hinweg suchen

In allen Listen, die neben Dokumenten auch Ordner enthalten (Mappen, Dokumentbeziehungen) finden Sie immer ein Dialogmenü Auflösung. Die Auflösung hilft insbesondere, wenn Sie über die Ordnerstruk­turen hinweg in einer Liste Dokumente suchen. Lösen Sie alle Strukturen auf (An), so können Sie Doku­mente direkt in der Liste suchen.