Dokumentversion

Ist ein Dokument mit dem Status Freigegeben gekennzeichnet, kann es nicht mehr bearbeitet werden, da es publiziert wurde. Ebenso kann das Dokument eines anderen Mitarbeiters nicht einfach geändert werden. Sollen dennoch nachträgliche Änderungen zum selben Dokument erforderlich sein, kann das nur in einer neuen Version erfolgen, die wieder den Status in Entwicklung hat.

Beim Duplizieren von Dokumenten wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass eine neue Version des Quelldokumentes angelegt werden soll. Deshalb fragt PisaSales bei jedem Duplizieren "Neue Version anlegen?" Entscheiden Sie dann, ob Sie ein neues Dokument anlegen oder eine neue Version des Quell­dokumentes anlegen möchten. Mit Ja wird eine neue Version erstellt, die Nummer des Dokuments bleibt gleich und die Version erhöht sich um 1. Wenn Nein, dann wird ein neues Dokument mit neuer Dokumentnummer erzeugt und die Versionsnummer sowie die Revisionsnummer ist wieder 0.

Dokumentnummern sind mit Versions- und Revisionsnummern zusammen eindeutig. Dokumentnum­mer, Dokumentversion und Revision werden immer auf Eindeutigkeit geprüft.

Anlegen einer neuen Version ohne eingechecktes Dokument und ohne Dokumentstruktur mit glei­cher Dokumentnummer. Bei Ablehnen einer neuen Version wird der aktuelle Datensatz ohne einge­checktes Dokument und ohne Dokumentstruktur mit neuer Dokumentnummer angelegt. Die Version des neuen Datensatzes ist 1, die Revision 0.

Um grundsätzlich auch die Datei am Dokumentdatensatz zu behalten, können Sie die im folgenden Hin­weis genannte Variable entsprechend einstellen. Damit sind Sie nicht gezwungen, ein Dokument mit Struktur zu kopieren, um die Datei zu behalten.

In der Dokumentverwaltung heißt Duplizieren mit Struktur, ein Dokument mit Kindern und nicht mit gesamter Datensatzstruktur duplizieren. Die Datei des Dokumentdatensatzes wird mit in die neue Version übernommen, Oberdokumente behalten ihre Unterdokumente (Kinder). Auch Beziehungen zu Mappen bzw. Verwendung werden mit kopiert.

Bei Ablehnen einer neuen Version wird der aktuelle Datensatz mit seiner Datei, ohne Dokumentstruktur mit geänderter Dokumentnummer angelegt.

Revision (auch Versionskontrolle) gibt den Stand einer Version wieder. Revisionen werden immer ent­sprechend der Versionsnummer verwaltet (Version 2. Revision 4 = V. 2.4). Mit Hilfe der Revisionsnum­mer können Nebenänderungen (Bagatelländerungen) einer Version verwaltet werden. Die Revisionsnummer bildet mit der Dokumentnummer und der Versionsnummer den eindeutigen Schlüssel des Dokumentes. Versionsänderungen hinter dem Punkt (z.B. 1.2, 1.3) zeigen kleinere Änderungen an, Versionsänderungen vor dem Punkt (z.B. 2.x, 3.x) größere Überarbeitungen des Dokuments. Das Feld Rev (Revision) kann maximal zehn Zeichen beinhalten. Anhand der Dokument-Revision (wenn sie gepflegt wird) können Sie immer leicht verfolgen, ob Ihre Version des Dokuments noch aktuell ist.

Ob und wie Änderungen im Dokument selbst gekennzeichnet werden, obliegt dem Autor.

Im Reiter Versionen wird die Historie aller bisherigen Dokumentversionen abgelegt. Somit sind alles Ver­sionen eines Dokumentes auf einen Blick nachvollziehbar, ohne sie erst suchen zu müssen.