Tipps zum Umgang mit Dokumenten

Mit der PisaSales-Dokumentenverwaltung haben Sie noch einige Möglichkeiten, die hier de Vollständig­keit halber genannt sind.

Einen Bericht als Dokument erstellen

Zu den verschiedensten Datensätzen (Kontakte, Aktivitäten, Vorgänge usw.) können in PisaSales Berichte erstellt werden.

In einer Liste (Übersicht) können sogar mehrere Datensätze markiert werden, um mehrere Berichte zu generieren. Mit dem Standard-Druckbefehl erstellen Sie einen Bericht zum aktuellen Datensatz, der des­sen Stammdaten und weiterführende Informationen enthält. Das kann ein Datenblatt sein, das mit dem Reportmanager generiert wird. Oder Sie erstellen einen Excelbericht ohne den Reportmanager. Nach dem Generieren mit dem Reportmanager erscheint der Bericht in einer Reportvorschau. Mit dem Befehl Speichern in der Reportvorschau prüft das System folgendermaßen:

  • Falls der Bericht auf nur einem Datensatz basiert (beispielsweise eine Person oder ein Vorgang ...), wird der gespeicherte Bericht mit diesem Datensatz verknüpft (Reiter Dokumente des Ausgangsda­tensatzes).
  • Falls der Bericht auf mehreren Datensätzen basiert (beispielsweise mehrere Vorgänge in einer Vor­gangsübersicht), wird der gespeicherte Bericht mit der angemeldeten Person (Meine Daten/Doku­mente) verknüpft.

Der Bericht ist dann automatisch auch als neues Dokument in der Dokumentenverwaltung abgelegt.

Mit dem Befehl Senden in der Reportvorschau erstellt das System automatisch ein Dokument und anschließend eine Korrespondenz, in der das Dokument als Anlage beigefügt ist. Diese Korrespondenz können Sie dann weiter bearbeiten.

Dokument-Eigenschaften an Office-Dokumente übergeben

Beim Einchecken/Kopieren eines Office-Dokuments wird diesem die PisaSales-Dokumentnummer in der Property "PSADOCNUM" übergeben. Die Nummer kann im Office-Dokument als Feld dargestellt werden. Sie ist als Referenzinformation auf den PisaSales-Datensatz immer aktuell und muss nicht mehr manuell gepflegt werden.

Vorgehen in Word

Je nach Ihrer verwendeten Word-Version wird das geschilderte Vorgehen sich unterscheiden. Sie kön­nen sich aber an den grundsätzlichen Informationen orientieren.

  1. Öffnen Sie das Dokument in Word.
  2. Setzen Sie den Schreibcursor an die Stelle, wo die Dokumentnummer erscheinen soll.
  3. Wählen Sie das Menü "Einfügen". Suchen Sie nach "Feld einfügen" (in Office 2010 z. B. unter "Schnellbausteine" zu finden).
  4. Wählen Sie in den Kategorien die "Dokumentinformationen".
  5. Wählen Sie unter "Feldname" den Eintrag "DocProperty".
  6. In den "Feldeigenschaften" suchen Sie bitte PSADOCNUM und wählen es.
  7. Bestätigen Sie mit OK.

Im Dokument können Sie das Feld mit der PisaSales-Dokumentnummer nun beliebig formatieren.

Info

Admin: In der Variable PSA_DOC_OPN_PRP kann definiert werden, welche Felder als Eigenschaften an das MS Office-Dokument übergeben werden. Default ist Nummer, Version, Revision.

Userproperties eines Dokumentes von PisaSales löschen

Die Dokument-Eigenschaften eines Dokumentes aus PisaSales sind durch die Userproperties mit PisaSa­les verbunden. Es kann erforderlich sein, diese Verbindung zu lösen (Dokument ist korrupt oder konnte nicht richtig eingecheckt werden usw.).

Dafür gibt es das PisaSales Office-AddIn "Entfernen", das als Button in der PisaSales-Ribbon in Office ein­gefügt ist. Damit werden die Userproperties von PisaSales in den Dokumenteigenschaften gelöscht und die Verbindung des Dokuments mit PisaSales gelöst.