Dokumentversionen pflegen

Info

Admin: Mit Administrator-/Customizer-Rechten wird keine neue Version erzwungen. Der Administrator hat das Recht, Versionsnummern und Dokumentstatus beliebig zu korrigieren.

Werden Dokumente dupliziert oder der Status eines freigegebenen bzw. nicht aktuellen Dokumentes geändert, legt PisaSales standardmäßig eine neue Version des Dokumentes an, da davon ausgegangen wird, dass das vorhandene Dokument überarbeitet werden soll. Außerdem kann das Dokument eines anderen Mitarbeiters nicht einfach geändert werden.

Hinweis: Beim "Kopieren mit Struktur" wird auch eine neue Version erstellt, da die eingecheckte Datei ja u.U. von dem ursprünglichen Autor stammt. Der Eintrag Autor bleibt somit auch unverändert.

  1. Öffnen Sie z.B. einen freigegebenen Datensatz.
  2. Klicken Sie den Button Kopieren.
  3. PisaSales fordert Sie auf, eine neue Version zu erstellen.
  4. Bestätigen Sie mit JA.
  5. Es wird ein Bearbeitungsformular geöffnet, in welchem die Versionsnummer automatisch um 1 hochgezählt wurde. Die Versionsnummer kann nicht überschrieben werden. Wird die Revisionsnum­mer von Ihnen überschrieben, prüft das System, ob es Dokumente mit einer gleichen Kombination (Nummer, Version, Revision) gibt und wird eine entsprechende Meldung ausgeben.
  6. Bearbeiten Sie den Datensatz im Versionsformular, achten Sie auf die Gültigkeit.
  7. Klicken Sie OK.
  8. Setzen Sie den Status der neuen Version auf Freigegeben.
  9. Bei Freigabe einer neuen Dokumentversion wird jetzt die alte Version nach Abfrage auf "nicht aktu­ell" gesetzt.
  10. Alternativ öffnen Sie den Ursprungsdatensatz (alte Version), und setzen Sie den Status auf Nicht aktuell.
  11. Speichern Sie den Datensatz!

Hinweis: Beachten Sie die Gültigkeit der alten und der neuen Version, setzen Sie den Status der alten Version auf Nicht aktuell und den Status der neuen Version auf Freigegeben, um ab jetzt die neue Version zu publizieren. Beachten Sie, das neue Dokumente ggf. auch gleich in die Referenzen des alten Dokumen­tes zu referenzieren.

Siehe auch: unbedingt Abschnitt Dokumentversion

Je nach dem müssen Sie der neuen Dokumentversion jetzt eine überarbeitete Datei zuordnen.

Referenzieren einer neuen Version

Ausgehend davon, dass die "alte" Version des Dokumentes in verschiedenen Mappen/Ordnern referen­ziert ist, muss die neue Version auch wieder in diesen Mappen/Ordnern referenziert sein.

Setzten Sie die alte Version des Dokumentes auf den Status nicht aktuell. Dadurch ist die alte Version auch in den referenzierten Objekten farbig gekennzeichnet. Öffnen Sie nun den Dokumentstamm der "alten" Version und hier den Reiter Oberdokument/Ordner. Dieser zeigt unter anderem alle Objekte, in denen die "alte" Version referenziert ist. Öffnen Sie nun eins der Objekte durch Hyperlink und referen­zieren Sie durch klassisches Drag-and-Drop die neue Version des Dokumentes in dieses Objekt. Die Refe­renz der "alten" Version des Dokumentes in dem Objekt, die als nicht aktuell farbig gekennzeichnet ist, entfernen Sie mit der Standardfunktion Löschen (Achtung, erst in der Liste markieren). Mit Löschen der "alten" Referenz werden gleichzeitig systematisch die Referenzen an der "alten" Version des Dokumen­tes reduziert. Verfahren Sie auf die genannte Weise mit weiteren referenzierten Objekten.

Tipp:

Hinweis: Müssen Sie ein Dokument in viele Objekte referenzieren, dann empfiehlt es sich, eine zweite Instanz von PisaSales zu starten, in der Sie nur jeweils die Referenzobjekte (Mappen/Ordner) öffnen. Nun können Sie per Drag-and-Drop von einer Instanz in die andere Instanz referenzieren.

Hinweis: Wenn Sie die Funktion "Kopieren mit Struktur" verwenden, um Referenzen der alten Version bei zu behalten, müssen Sie beachten, dass neben den Referenzen in Ordnern auch alle Verwendungen auf Vorgänge bestehen bleiben. Wird nun ein überarbeitetes Dokument eingecheckt, dass für diese exis­tierenden Vorgänge nicht bestimmt ist, so müssen Sie diese Referenzen bewusst entfernen, da sonst die Historie verfälscht wird.

Dokument als neue Dokumentversion ablegen

Ein importiertes Dokument wird als neue Dokumentversion abgelegt.

Am Dokument finden Sie die weitere Funktion "Dokument als neue Version zuordnen". Damit können Sie ein importiertes Dokument als neueste Version in die Versionshistorie eines bereits existierenden Dokuments aufnehmen.

Die Funktion ist z.B. nützlich, falls mit Kunden Vertrags- oder ähnliche Dokumente ausgetauscht und von beiden Seiten bearbeitet/ergänzt werden. Sie können dann diese Dokumente unter einer Nummer ver­sioniert ablegen und schnell auffinden.

Die Funktion öffnet einen Assistenten, der

  • alle Dokumente sucht, die an derselben Unterhaltung hängen, falls das Ausgangsdokument eine Anlage ist, sowie
  • alle Dokumente "einsammelt", die in Projekten verbaut sind, an denen das Dokument zugeordnet ist.

Danach werden die Dokumentnamen in einzelne Worte zerlegt und gezählt, wie viele Worte mit dem Ausgangsdokument übereinstimmen. Die Treffer werden absteigend nach der Anzahl der gleichen Wör­ter sortiert in einem Dokument-Auswahldialog angezeigt. Von jedem Treffer wird nur die höchste Ver­sion angezeigt. Falls notwendig, können Sie in dieser Trefferliste suchen und so das Ergebnis weiter einschränken. Wählen Sie ein Dokument aus, werden die Nummer, die Version und die Revision des Aus­gangsdokuments geändert.