Um komfortabel Kontakte aus Ihrer Groupware in PisaSales anlegen zu können, müssen die zu synchronisierenden Ordner von Ihnen im Formular Meine Daten konfiguriert werden. Es wird nur jeweils ein Ordner für Kontakte, Aufgaben und Kalender angegeben. Wurden bereits Ordner festgelegt, können Sie diese Zuordnung vorher zurücksetzen.
Groupware-Synchronisation konfigurieren
Siehe auch: Groupware Connector - Groupware-Synchronisation
Ist noch keine Zuordnung getroffen, fordert Sie PisaSales beim ersten Export (Synchronisation) auf, diese Zuordnung anzulegen.
- Öffnen Sie das Formular Meine Daten.
- Klicken Sie in der Funktionsleiste Konfiguration/Client-Groupware, es öffnet sich die Groupwarekonfiguration.
- Wählen Sie im Feld Ziel, welche Groupware Sie verwenden.
- Stellen Sie die erforderlichen Optionen ein:
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Option |
Bemerkung |
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Gelöschte Aktivitäten auch in Groupware löschen? |
In PisaSales gelöschte Aktivitäten werden nach Synchronisation auch im Zielsystem gelöscht. Achtung: Mit erstmaligem Aktivieren der Option ist der Client beim Synchronisieren längere Zeit beschäftigt. Die Synchronisationen danach gehen wesentlich schneller. |
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Gelöschte Kontakte auch in Groupware löschen |
In PisaSales gelöschte Kontakte werden nach Synchronisation auch im Zielsystem gelöscht. Achtung: Mit erstmaligem Aktivieren der Option ist der Client beim Synchronisieren längere Zeit beschäftigt. Die Synchronisationen danach gehen wesentlich schneller. |
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Textausgaben bei Synchronisation |
Zeigt Informationen zum Synchronisationsprozess in der Meldungszeile. |
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Dublettencheck bei Mehrfachimport |
Prüft alle importierten Kontaktdatensätze auf mögliche Dubletten und markiert sie. |
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Synchronisation beim Beenden |
Beim Beenden des Clients wird geprüft, ob noch nicht synchronisierte offene Aktivitäten vorhanden sind. Ist das der Fall sein, erscheint ein Dialog, in dem die betreffenden Aktivitäten gelistet sind und synchronisiert werden können. |
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Cache leeren |
Löscht alle gecachten COM-Verbindungen zu der Groupware und weitere, je nach Groupware gecachten Daten. |
Je nach Auswahl der Groupware ändern sich die Optionen unter Speziell:
MS-Outlook
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Option |
Bemerkung |
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Outlook Add-In aktiv? |
Deaktivieren Sie die jeweiligen Add-Ins, wenn der Befehl Senden in der Groupware die E-Mail nicht in PisaSales einchecken soll. Das kann insbesondere dann helfen, wenn die Clientkommunikation gestört ist. |
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MSG-Dateien als E-Mail einchecken? |
Beim Einchecken von E-Mails in PisaSales wird das Outlook-Format *.msg (y) oder normaler Text verwendet (n). !wird von Variable PSA_SYN_OUT_USE_MSG überladen |
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vCard an Aktivitäten |
Für jeden Kontakt an der synchronisierten Aktivität wird eine vCard als Anhang zugeordnet (beachten Sie ggf. den Datenschutz). |
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Aktivitäten versenden |
Steuert, ob eine synchronisierte Aktivität an die Zuständigen versandt werden soll. |
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Sync.-Ordner setzen |
Wählen Sie die Zielordner für Kontakte, Aufgaben, Kalender in Outlook. Es müssen alle drei Ziele angegeben werden, sonst erfolgt kein Abgleich. Achten Sie bei Outlook-Exchange ggf. darauf, nur einen persönlichen und keinen öffentlichen Ordner zu verwenden. |
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Sync.-Ordner zurücksetzen |
Bereits ausgewählte Synchronisationsordner werden zurückgesetzt, um sie wieder neu zu setzen. |
Lotus Notes
PisaSales nutzt die vom Lotus Notes-Standard bereitgestellte Schnittstelle. Damit ist eine bidirektionale Funktionalität von PisaSales mit IBM Lotus Notes gegeben. Über die Groupware-Konfiguration in PisaSales können die Lotus Notes-internen Datenbankverzeichnisse angegeben und verwaltet werden.
Hinweis: Setzt man das Häkchen "Als Standard übernehmen" in dem Dialog, dann werden die Ordner beim nächsten Export von PisaSales nach Outlook nicht wieder erneut abgefragt.
Groupware Server-Daten
Die Authentifizierungsdaten für POP3 und SMTP können ebenfalls eingesehen bzw. eingetragen werden. In der Regel wird das bereits durch Ihren Administrator bereits erfolgt sein.
- Öffnen Sie das Formular Meine Daten.
- Klicken Sie in der Funktionsleiste Konfiguration/Server-Groupware, es öffnet sich die Server-Groupwarekonfiguration.
- Prüfen Sie ggf. die Einträge unter dem Reiter POP/SMST. Bei Unstimmigkeiten wenden Sie sich an Ihren Administrator.
- Im Reiter Groupware nehmen Sie Einstellungen für die Verwendung des PisaSales Groupware-Connectors vor.
Siehe auch: Groupware Connector - Groupware-Synchronisation
Automatische Antworten: Im Reiter Automatische Antworten können Sie eine automatische Antwort auf eingehende E-Mails in einem frei wählbaren Zeitraum (unabhängig vom Vertretungs-Zeitraum) konfigurieren. So können Sie z.B automatisch Ihre Abwesenheit signalisieren (Abwesenheits-E-Mail).
Die Antworten werden vom Exchange-Server versandt. Ändern Sie die automatische Antwort in Exchange, so wird diese mit PiSA sales synchronisiert.
Hinweis: In der persönlichen Signaturverwaltung (Profilmenü -> Zusatzdaten -> E-Mail-Signaturen) kann eine Antwortsignatur pro Sprache definiert und mit einem Flag als solche gekennzeichnet werden. Die Antwortsignatur wird beim Erstellen einer Antwort-E-Mail oder bei einer Weiterleitung automatisch vor dem Ursprungstext eingefügt.