Kontaktqualifizierung über Status und Aktivitäten

Mit der Kontaktverwaltung führen Sie alle Prozesse zur Erstellung, Erfassung und zur Vervollständigen aller relevanten Informationen von Kontakten durch. Über das Aktivitätenmanagement werden Kon­takte kontinuierlich entwickelt und qualifiziert. Erstkontakte (sog. Leads) werden bei erfolgreicher Quali­fizierung direkt in einen Vorgang überführt.

Die systematische Qualifizierung von Kontakten bis zu einem Auftrag verlangt mitunter umfangreiche Aktivitäten in Form von Aufgaben, Terminen, Telefonaten und natürlich Korrespondenzen. An jedem Kontaktformular finden Sie Funktionen zum Anlegen von Aktivitäten zu diesem Kontakt. Aktivitäten selbst verwalten Sie in der Aktivitätenverwaltung. Hier werden auch Dokumente und Zusatzdaten zur Aktivität verwaltet, Aktivitätenserien erstellt, der Bearbeitungsstatus der Aktivität festgelegt und die Zuständigkeit verwaltet bzw. delegiert. Unabhängig von Aktivitäten können Sie entsprechend der aktuel­len Situation den Kontakt sofort in einen Vorgang oder einen Vertriebsvorgang überführen oder ihn einer anderen Kontaktgruppe zuordnen.

Mit Erfassen und Speichern von Kontakten (Personen und Unternehmen) wird ein Prozess, mit automa­tisch festgelegten Standardaktivitäten erstellt. Der jeweilige Prozess in PisaSales entspricht der Kontakt­gruppe (z.B. Lead, Interessent, Kunde usw.). Der Account-Manager kann neben den Standardaktivitäten aus der Prozessdefinition zusätzliche Aktivitäten anlegen und an andere Mitarbeiter delegieren.

Innerhalb eines Prozesses werden mehrere Vorgänge abgearbeitet, die als Status des Kontaktes verwal­tet werden. Über den Status und die damit verbundenen Aktivitäten im Formular wird der Kontakt quali­fiziert. Mit Wechsel des Status innerhalb eines Vertriebsprozesses (Kontaktgruppe) können automatisch von der Administration für diesen Vertriebsprozess festgelegte Aktivitäten initiiert werden. Da unter­schiedliche Vertriebsprozesse (Kontaktgruppe) unterschiedliche Vorgänge beinhalten können, ist der Status eines Kontaktes unmittelbar von der gewählten Kontaktgruppe abhängig.

Über den Status eines Kontaktes legen Sie auch dessen Gewichtung fest. Kontakte, die in einem entspre­chenden Vertriebsvorgang aufgrund ihres Status nicht mehr der besonderen Aufmerksamkeit bedürfen, werden farbig hervorgehoben. Solche Status können sein: inaktiv, gesperrt, Konkurrenzprodukt im Ein­satz und ähnliche.

In der Aktivitätenliste am Kontakt bzw. der Aktivitätenübersicht (Menü Sales/Aktivitäten/Alle) sehen Sie die Aktivitätenhistorie. Den Status erledigt erkennen Sie an dem Häkchen im Feld Status der Aktivitäten­liste. Hier kann eine Aktivität vom Typ Aufgabe, Telefonat und Termin auch sofort (mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken) als erledigt gekennzeichnet werden.