Teams

Teams setzen sich aus internen Kontakten (eigenen Mitarbeitern) zusammen und können in Projektmap­pen und Vorgängen als Bearbeiterteam zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt immer über die Zuständigkeit am Datensatz.

Teams werden beispielsweise genutzt, um mit der Funktion Nachricht mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu informieren. Bei Auswahl eines Teams als Empfänger einer Nachricht werden automatisch alle Mitar­beiter des Teams zum angegebenen Zeitpunkt informiert.

Teams erstellen Sie über das Formular Teams aus dem Menü Sales/Back-Office. Im Reiter Mitglieder der Teams sammeln Sie die betreffenden Kontakte. In den Reitern Aktivitäten, Vertrieb und Marketing sehen Sie die Verwendung. Marketingvorgänge können an dieser Stelle direkt zugeordnet werden. Das Formular zeigt Ihnen zusätzlich die Aktivitäten und wichtige Dokumente.

Tipp: An Teams kann auch eine Paraphe gepflegt werden. Damit ist die Auswahl von Teams (z.B. im Team-Kalender) oder die Darstellung der Zuständigkeit von Team-Aktivitäten in Listen via Kürzel mög­lich.

Mit Erstellen eines Teams wird immer automatisch der eingeloggte User als Verantwortlicher einge­tragen.Damit ist gewährleistet, dass sich z.B. für delegierte Aktivitäten immer ein Verantwortlicher findet. Der Verantwortliche kann natürlich geändert werden. 

Teams können als Zuständiger einer Aktivität zugeordnet werden. Die Aktivität wird solange im Entry Portal jedes Teammitglieds angezeigt, bis sie durch ein Teammitglied angenommen wurde. Siehe auch Teams als Zuständige von Aktivitäten -Delegieren an ein Team-

In PisaSales können Teams eine E-Mail-Adresse haben (z.b. support@pisasales.de). Bei der Zuordnung eines Teams als E-Mail-Empfänger oder Absender erfolgt keine Auflösung in die einzelnen Teammitglie­der, falls das Team eine E-Mail-Adresse hat.

Ein Team an einer E-Mail wird wie eine reale Person behandelt und es ist möglich, die Antwort auf eine solche E-Mail  an das Team zu senden und nicht an seine einzelnen Mitglieder.

Eine E-Mail mit Team-E-Mail-Adresse ist auch in der Aktivitätenhistorie des Teams sichtbar. In der Aktivi­tätenliste der Team-Mitglieder kann sie jedoch nicht dargestellt werden.

Nur wenn E-Mails aus PisaSales direkt über den PisaSales-Server gesendet werden (Direkt senden) kön­nen Sie die E-Mail-Adresse eines Teams verwenden. Damit kann eine E-Mail-Adresse, die eine Personen­gruppe/Team zusammenfasst (z.B. support@pisasales.de) abgebildet werden.

An der Beziehung Mitglieder finden Sie das Flag Senden als. Es darf nur von Kontakt-Administrato­ren gesetzt werden. Ist das Flag gesetzt, darf der Benutzer (als Mitglied des Teams) eine E-Mail im Namen des Teams versenden. Beim Erstellen der E-Mail wird die Team-Adresse dann als Absenderad­resse eingetragen. Beim Senden der E-Mail wird somit nicht der aktuelle Benutzer als Absender ausge­tauscht, sondern das Team bleibt als Absender erhalten.