Kontakte manuell erfassen

Zuerst das Unternehmen, dann der Ansprechpartner

Es ist immer von Vorteil, wenn zuerst das Unternehmen und danach die zugehörigen Ansprechpartner erfasst werden. Ist das Unternehmen bereits erfasst, dann erfassen Sie direkt am Unternehmen eine Person: Ansprechpartner am Unternehmen erfassen. Die manuelle Erfassung von externen Personen bzw. externen Unternehmen unterscheidet sich nur in wenigen Punkten, die sich aus der Beziehung Unter­nehmen <-> Person erklären.

Hinweis: Bei der Erfassung von Kontakten sollten Sie unbedingt die Assistenten für Name und Adresse verwenden, um eindeutige Namen und Anschriften für spätere Recherchen und für Korrespondenzen ein­zutragen. Achten Sie auf eine eindeutige und korrekte Konvention im Feld Speichern als. Dieser Eintrag entspricht dann ausnahmslos dem Feld Name in allen Auswahldialogen.

Info

Admin: Ihr Administrator kann den Default für "Speichern als" mit Umgebungsvariablen anpassen bzw. vorgeben. Kapitel PisaSales-Administrator, Kontakte ff.

Siehe auch: Im Zusammenhang mit Adressfeld und dem Namensfeld finden Sie im Abschnitt Korrespondenzfelder nach DIN 5008 weitere Informationen.

  1. Öffnen Sie ein Kontaktformular (Unternehmen oder Person).
  2. Ist es leer, dann füllen Sie die allgemeinen Kontaktangaben im Kopf und im Reiter Stammdaten aus.
  3. Ist es nicht leer wählen Sie im Befehlsmenü Neu (Strg+I) und füllen Sie die allgemeinen Kontaktanga­ben im Kopf und im Reiter Stammdaten aus.
  4. Bei Personen können Sie Anrede Vorname Name einer Person gleich in das Feld Name eintragen. Wir empfehlen aber insbesondere bei ausländischen Personen, den Namensassistenten zu verwenden!

Hinweis: Bei der Erfassung einer Person wird nach dem Eintrag des kompletten Namens die Anrede automatisch ergänzt, wenn das System mindestens einen identischen Vornamen im Datenbestand findet. Das Feature funktioniert im Namens-Feld und im Namens-Assistenten. Über die Variable PSA_PRS_FND_SEX kann das Feature deaktiviert werden. Default ist ON.

Kontakterfassung einer Person

Sie können zu jeder Auswahl eine eigene Adresse anlegen. Im Unterformular Zusatzdaten, Reiter Adres­sen finden Sie alle eingetragenen Adressen im Überblick.

Hier können Sie direkt eine ausgewählte (markierte) Anschrift für eine Korrespondenz verwenden, ohne dass es sich dabei um die Hauptadresse handeln muss. Verfügen Sie über eine PisaSales-Lizenz für Geo­integration, dann können Sie hier auch die Standorte der einzelnen Adressen über GoogleMaps lokalisie­ren.

Hinweis: Verwenden Sie bitte den Adressassistenten (Button Adresse), um hier ggf. internationale Adressschemata zu verwenden.

Optional kann beim Eingeben einer Adresse eine integrierte Postleitzahl-Datenbank (Deutsche Post) ver­wendet werden, die Orte oder PLZ vorschlägt und mit dem Straßennamen abgleicht.

Tragen Sie bei der Adresse nur die lokale Postanschrift ein. Der Kontaktname und die Abteilung werden für Korrespondenzen gesondert aus den entsprechenden Formularfeldern gebildet und dürfen nicht in das Adressfeld eingetragen werden.

  1. Aktivieren Sie die Checkbox Post (Postflag) an der Adresse, die die Postanschrift darstellt. Bestä­tigen Sie ggf. die Änderungen im Feld Sichtfenster unter Zusatzdaten/Adressen.
  2. Tragen Sie alle Kommunikationsdaten ein (Tel., Fax, Mail, ...) und im Feld Vzg.-Kom-Art die bevor­zugte Kommunikationsart. Siehe dazu auch weiter unten, Telefon- und Faxnummer.
Info

Admin: PisaSales kann ein E-Mail-Schema berechnen, das beim Anlegen von Mitarbeitern auto­matisch herangezogen wird. Das Schema wird automatisch berechnet, wenn die Variable PSA_PRS_USE_EMA_SCM aktiv ist.

  1. Prüfen Sie ggf in dem Unterformular Zusatzdaten-> Adressendie Briefanrede (ohne Komma); Sicht­fenster (Brieffenster).
  2. Im Unterformular Zusatzdaten werden später ggf. weitere Beziehungen angezeigt bzw. hergestellt. Hier ist es u.a. möglich, Kontaktbeziehungen und die Unternehmensstruktur abzubilden, weitere Merkmale und kaufmännischen Daten, wie Zahlungs- und Lieferbedingung, Umsatzsteuer-Nummer und Handelsregisternummer usw. zu pflegen.
Info

Admin: Der Customizer kann bei Bedarf am Feld PSA_CON_STR.SAL_TXT_IDN einen Default-Wert für die Umsatzsteuer vorgeben.

  1. In Zusatzdaten > Konditionen/Fibu-Daten können Sie bei Bedarf das Feld ID-Nummer (Typ =Text) pflegen. Hier tragen Sie eine eindeutigen Nummer (z.B. DUNS, Crefo) als Referenz auf externe Daten­banken/Unternehmensverzeichnisse zur Klärung der Kreditwürdigkeit ein.
  2. Tragen Sie alle erforderlichen Informationen zu Kontakt ein und speichern Sie den Datensatz!

Bankverbindung

§DSGVO   Beachten Sie, ob es sich um die Bankdaten einer Person (DSGVO, Datenschutz) oder eines Un­ternehmens handelt. In PisaSales müssen Sie über die Administratortabelle Verträge -> Banken Bankvor­gaben für den Assistent Neue Bankverbindung erfassen und pflegen.

Dann erst kann eine Bank in der Bankverbindung eines Kontaktes verwendet werden.

Nutzen Sie grundsätzlich den Assistenten, um eine neue Bankverbindung am Kontakt einzufügen.

Telefonnummer/Faxnummer

Die Assistenten an Telefon und Fax helfen Ihnen, schnell Telefonnummern einzutragen, da z.B. automa­tisch die Ländervorwahl aus der Postflag-Adresse des Kontaktes (wenn das Land eingepflegt ist) im For­mular eingetragen wird. Bei gleichen Telefonanschlüssen, die separate Durchwahlen für Apparate und Fax verwenden, kann ein Bindestrich als Trenner gesetzt werden. Der Assistent überträgt dann die Anschlussnummer bis zu dem Trenner automatisch in das Feld für die Faxnummer.

Hinweis: Im Assistent kann die Ländervorwahl unabhängig vom Land der Hauptadresse umgesetzt wer­den, indem das Land im Feld Land/Region geändert wird. Demgegenüber ändert sich aber die Ländervor­wahl nicht automatisch, wenn das Land in der Postadresse geändert wird. Tipp: Ändert sich das Land in der Adresse, so leeren Sie das Telefonfeld und starten den Assistenten, damit er die Ländervorwahl aus der Datenbank zieht.
Die Formatierung Telefonnummer wird nach länderspezifischen Regeln von einer Google-Bibliothek über­nommen, damit die Darstellung einheitlich ist.
Das letzte Minus (-) bzw. ein Leerzeichen am Ende wird erhalten, um eine Durchwahl definieren zu kön­nen.