Groupware-Synchronisation

Kontakte und Aufgaben werden im Außendienst häufig unter Microsoft Outlook oder einer anderen Groupware verwaltet. Deshalb bietet PisaSales eine Kommunikations-Schnittstelle an, mit der auch E-Mails und Kontakte in einer mobilen Groupware verwaltet und regelmäßig mit dem System abgeglichen werden (Groupwaresynchronisation).

§DSGVO   Die Groupware-Synchronisation ermöglicht das Erfassen neuer Personen in PisaSales aus Ihrer Groupware heraus. Beim Neu-Erfassen von Personen müssen Sie die DSGVO und den Datenschutz beach­ten! Siehe DSGVO-konformes Erfassen von Personen.

E-Mail

E-Mails sind für PisaSales eine Form der Korrespondenz und werden deshalb auch als Korrespondenz über das Aktivitätenmanagement erstellt. 

Als Versandart wird dabei E-Mail gewählt. Korrespondenzen werden in jeder Form aus Vorgängen und Kontakten heraus erstellt. Sie können Anlagen (Anhänge) ent­halten, die mit der E-Mail versendet werden. Beim Erstellen aus PisaSales heraus kann die E-Mail in der Groupware bearbeitet werden und wird automatisch als Korrespondenz in die Datenbank von PisaSales eingecheckt. Selbstverständlich können Sie E-Mails auch komplett in PisaSales bearbeiten (HTML-Editor) und verwalten.

E-Mails, die Sie als Anwender in Ihrer Groupware empfangen, können ebenfalls als eigene Korrespon­denzdatensätze in PisaSales eingecheckt (synchronisiert) werden. Das geschieht in der Regel automa­tisch und die E-Mails werden im PisaSales Postfach verwaltet.

Kontakte

Mit der Groupwaresynchronisation verfügt beispielsweise der Außendienst über die Möglichkeit, Kon­takte aus  der Groupware nach PisaSales zu synchronisieren. Synchronisieren Sie einen oder mehrere Kontakte aus der Groupware, so werden die Kontaktinformationen nach PisaSales geschrieben, abgegli­chen und aktualisiert. Beim Synchronisieren von Kontakten aus der Groupware heraus wird natürlich zwischen privaten und geschäftlichen Kontakten unterschieden, wenn sie vom Anwender entsprechend gekennzeichnet sind bzw. in einem separaten Ordner verwaltet werden.

Attention

Achtung: Beachten Sie, dass PisaSales als System natürlich immer den Masterstatus besitzt. Das Verwal­ten der Kontakte (Löschen, Verändern, Übergabe usw.) und der Aktivitäten sollte primär immer in PisaSa­les erfolgen. Einzelne Kontaktinformationen können aber per Synchronisation aus der Groupware an PisaSales übergeben werden. Die Kommunikation zwischen PisaSales und der Groupware ist immer ein "schreibender" Prozess, es werden nie Daten "geholt".

Groupware -> PisaSales (Personen)

Spezielles Verhalten der Felder zu MS Outlook
  • Die Hauptadresse in PisaSales wird zu der geschäftlichen Adresse in Microsoft Outlook.
  • Die Privatadresse wird die private Adresse in Microsoft Outlook.
  • Sollte weder die Hauptadresse noch die Privatadresse in PisaSales das Postflag haben, wird die Adresse mit dem Postflag in Microsoft Outlook unter "weitere Adresse" abgelegt.

In Microsoft Outlook gibt es immer die Haupt-, Privat- und Postadresse. Wobei die Postadresse einen beliebigen Typ in PisaSales haben darf.

Synchronisieren

Mit dem Befehl Synchronisieren in der Groupware werden alle Datensätze eines Ordners, ausgewählte Datensätze innerhalb eines Ordners bzw. ein geöffneter Datensatz mit PisaSales abgeglichen. Dabei wird die Aktualität der Datensätze in der Groupware und PisaSales verglichen und die zuletzt aktualisierten Datensätze synchronisiert.

Synchronisieren in der Groupware heißt:

  • Ordner synchronisieren (z.B. spezieller Ordner "Kontakte" in Outlook = alle Kontakte in diesem Ord­ner, Privatkontakte müssen als solche markiert sein)
  • Auswahl Synchronisieren (markierte Kontakte aus dem Kontaktordner)
  • Im geöffnetem Kontakt Synchronisieren (einzelner Kontakt aus Kontaktfenster heraus)

Der Abgleich erfolgt nach einem Standard:

  • Ist der Kontakt in PisaSales nicht vorhanden, wird er in PisaSales angelegt.
  • Ist der Kontakt in PisaSales vorhanden und in der Groupware aktuell geändert worden, erfolgt Sicher­heitsabfrage, ob er in PisaSales überschrieben werden soll.
  • Wurde ein Kontakt in PisaSales gelöscht, wird er automatisch ohne Nachfrage mit dem nächsten Export aus PisaSales in der Groupware gelöscht.
  • Wurde ein Kontakt in der Groupware gelöscht, hat das keinen Einfluss auf PisaSales.
  • Aktivitäten (Aufgaben) am Kontakt werden aus der Groupware nicht nach PisaSales übertragen.

Synchronisation von Kontaktdaten aus der Groupware mit PisaSales

PiSA sales -> Groupware (Personen), Export aus Kontakt-Formular

Hinweis: Kontakte in PisaSales sollten nur in Ausnahmefällen in die Groupware exportiert werden (PisaSales ist der Master). Einzelne Kontakte können Sie aus PiSAsales als VCard exportieren und bei Bedarf in Outlook speichern.
Da die Synchronisation von Kontakten zwischen PisaSales und der verwendeten Groupware in jedem Unternehmen verschiedenen Regularien unterliegen kann (z.B. Nichteinbeziehung interner Kontakte, Kontakte, die als interne Kontakte geführt werden, aber nicht mit PisaSales arbeiten usw.), ist es erforderlich, die automatische Kontaktsynchronisation in jedem Fall in Absprache mit dem verantwortlichen Projektingenieur von PisaSales zu organisieren und umzusetzen.

Der Groupware-Connector synchronisiert auch Kontaktdaten aus PisaSales in die Groupware. Das Feature ist verfügbar für Exchange Server 2010 sowie Exchange Online als Bestandteil von Office 365. Es synchronisiert im Standard die eigenen externen Kontakte des jeweiligen Anwenders auf seinem Groupware-Account.

  • Der Connector synchronisiert alle externen PiSA sales-Kontakte eines internen Mitarbeiters (Acc-Managers) mit dem Standard-Kontaktordner des Groupware-Kontos.
  • Um Kontaktbestände der Groupware aus der Synchronisation auszuschließen, müssen zusätzliche eigene Kontaktordner angelegt werden.
  • Der Connector verwendet eine Zwischentabelle "Kontakte – Kontakt-ID in Exchange". Die Tabelle enthält weitere Attribute zur Kennzeichnung, wann und für welchen internen Mitarbeiter ein externer Kontakt synchronisiert wurde.
  • Der Kontaktsynchronisations-Job ist GRW_SYN_CON_EXP. Die Parameter sind in der Job-Verwaltung dokumentiert. Es wird empfohlen, den Standard-Job zu kopieren und zu parametrisieren.

Export von Kontaktdaten aus PiSA sales nach Groupware

  • Ist ein Kontakt in der Groupware nicht vorhanden, wird er dort angelegt.
  • Ist ein Kontakt in der Groupware vorhanden und in PisaSales modifiziert worden, wird er in der Groupware ohne Nachfrage überschrieben (PisaSales ist der Master).
  • Ist der Kontakt in der Groupware vorhanden und dort aktuell geändert worden, erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob er in der Groupware überschrieben werden soll.
  • Wurde ein Kontakt in PsaSales gelöscht, wird er gemäß der Festlegung in der Groupwarekonfiguration (Meine Daten) mit dem nächsten Export auch in der Groupware gelöscht.

Erweiterte Einstellungen (Admin)

Info

Admin: Ihr Administrator/Customizer kann das Verhalten der Groupwaresynchronisation den Anforde­rungen entsprechend anpassen.

Er verwaltet die Liste der in PisaSales seit dem letzten Abgleich gelöschten Objekte, die protokolliert worden sind, um bei Synchronisation mit einem Fremdsystem zu prüfen, welche Objekte auf dem Fremdsystem gelöscht werden können. Damit wird die Datenkonsistenz beim nächsten Abgleich gewahrt.

Groupwareordner für die Synchronisation festlegen

Die zu synchronisierenden Ordner in der Groupware (Outlook, Lotus Notes, ...) können von Ihnen selbst im Formular Meine Daten konfiguriert werden. Ist das noch nicht geschehen, wird PisaSales beim ersten Versuch, nach der Groupware zu exportieren, zum Erstellen dieser Zuordnung auffordern.

Hinweis: Setzt man das Häkchen "Als Standard übernehmen" in dem Dialog, dann werden die Ordner beim nächsten Export von PisaSales nach Outlook nicht wieder erneut abgefragt.