Änderungen an der Seriendefinition

Änderungen an der Seriendefinition wie Verschieben oder Löschen erstellter Aktivitäten wirken sich immer auf die gesamte Serie aus, z. B.:

• In dem Beginndatum der Seriendefinition (Dialog) steht das Datum der zuletzt erzeugten Aktivität. Dadurch kann eine bereits erzeugte Aktivität verschoben werden (Datum der Aktivität ändern) und die nächste Aktivität der Serie wird weiterhin im korrekten Intervall erzeugt. Außerdem kann beim Erzeugen nach Abschluss die Serie durch Änderung des Datums verschoben werden.
• Wenn erst nach Abschluss einer Aktivität die nächste erzeugt wird und nur die Initialaktivität existiert, dann wird beim Ändern des Serienbeginns auch das Beginnt am der Aktivität geändert.
• Wenn auf Grund einer Serienänderung Aktivitäten gelöscht werden sollen (z.B. Serien-Dauer/Intervall wird reduziert), dann sind nur offene Aktivitäten davon betroffen. Löscht der Benutzer (nach der Rückfrage) die Aktivitäten nicht, wird nur die Beziehung zu der Serie gelöscht.
• Wenn alle Aktivitäten bereits erzeugt wurden, wird bei einer Änderung an der Seriendefinition ver­sucht, das Beginndatum offener Aktivitäten anzupassen.

Wird ein Termin mit Teilnehmern nach dem Speichern zu einer Termin-Serie umgewandelt, so werden den nächsten Terminen der Serie neben dem Hauptteilnehmer alle Teilnehmer, Nicht-Personen-Res­sourcen und der Verteiler zugeordnet sowie die Beziehungsdaten E-Mail, Position und Rolle mit kopiert. Das Ressourcen-Notizfeld, die Flags und das Verteiler-Kommentarfeld werden nicht kopiert. Dadurch ist es wesentlich einfacher, regelmäßige Meetings mit mehreren Teilnehmern zu verwalten und zu pflegen.

Das Privatflag wird auch auf die Folgetermine einer Terminserie übernommen. Beim Delegieren eines als "privat" gekennzeichneten Termins kann daraus eine Terminserie erstellt werden und das Privatflag wird auf die Folgetermine der Serie übernommen.

Tipp: Das ist eine schnelle Möglichkeit, um z.B. von einem Disponenten im Büro Zeiträume anderer Mit­arbeiter als Folge von Terminen anzulegen und somit zu blocken, damit sie in einem bestimmten Zeit­raum als Ressource geblockt sind und bei der Terminfindung übersprungen werden.

Ist das Flag Besprechung in MS Teams erstellen eingeschaltet, erhalten die Serientermine bei der Erstel­lung durch die Serienfunktion immer einen neuen URL und der Teilnahme-Link (HTML-Konstrukt) wird als erste Zeile im Notizfeld eingefügt.

• OFF: Anwender arbeiten wie bisher. Sie können mit Erzeugen der Serie z.B. eine allgemeine Agenda übergeben (bei sofortiger Erstellung aller Termine der Serie) oder es können Protokolle vorangegan­gener Termine übernommen werden (bei Erstellung nach Abschluss des letzten Termins).
• ON: mit jedem neuen Termin der Serie wird der Bericht gelöscht und ein leeres Notizfeld bereitge­stellt.

Rückfrage nach Terminänderung, falls die Serie bereits erzeugt ist.

Usecase: Alle Aktivitäten einer Serie (z,B. Termine) wurden bereits erzeugt. Nun sollen im Nachhinein Attribute wie Betreff, Zuständiger, Zeit, Teilnehmer, Ort geändert werden.

Wenn nun eine Aktivität bearbeitet wird, die alle Aktivitäten sofort erzeugt, kommt die Rückfrage, ob alle offenen Aktivitäten der Serie gelöscht und neu erzeugt werden sollen.