In der Groupware erstellte oder empfangene E-Mails

Wenn Sie in PisaSales E-Mails erstellen, sind diese E-Mails automatisch in der Datenbank eingecheckt.

Anders, wenn Sie E-Mails direkt im E-Mail-Programm erstellt und versendet oder empfangen haben. Dann müssen Sie die E-Mails synchronisieren/einchecken.

Natürlich können Sie E-Mails auch ohne PisaSales z.B. nur in Outlook erstellen. Denken Sie aber daran, dass ein CRM-System von der Historie aller Aktivitäten bzw. Informationen lebt. Deshalb müssen Sie E-Mails, die für die Vorgangshistorie oder die Kontakthistorie wichtig sind auf alle Fälle immer nach PisaSa­les synchronisieren.

E-Mails, die Sie bekommen, werden einfach durch Synchronisieren in PisaSales als E-Mails des Absen­ders abgelegt. Sie finden diese dann als "eingehende E-Mail" unter dem Reiter Aktivitäten der externen Person (Absender).

  1. Öffnen Sie das E-Mail-Programm.
  2. Markieren Sie eine oder mehrere E-Mails im E-Mail-Programm oder öffnen Sie eine E-Mail, die Sie synchronisieren möchten.
  3. Wählen Sie in der Symbolleiste des E-Mail-Programmes für markierte E-Mails PisaSales/Auswahl syn­chronisieren oder bei geöffneter E-Mail PisaSales/Synchronisieren in der Symbolleiste.
  4. Bestätigen Sie ggf. den zeitlichen Zugriff von PisaSales auf das E-Mail-Programm, wenn dieser Dialog erscheint, indem Sie das Kontrollkästchen Zugriff gewähren für mind. 1 Minute aktivieren. Wechseln Sie nach PisaSales, um mögliche Dubletten zu prüfen.
  5. Wechseln Sie wieder in das E-Mail-Programm.
  6. Eine Systemmeldung teilt Ihnen mit, wie viele Einträge synchronisiert wurden.
  7. Wechseln Sie zu PisaSales und prüfen Sie die Einträge an der jeweiligen Kontaktperson.

Auf dieselbe Art werden E-Mails, die Sie außerhalb von PisaSales erstellen, nach PisaSales synchronisiert, unabhängig davon, ob Sie Daten aus PisaSales angehängt haben oder nicht.

Je nachdem, ob die E-Mail gesendet oder empfangen wurde, ordnet PisaSales dieser E-Mail einen Emp­fänger und einen Absender zu. Bei eingehenden E-Mails ist i.d.R. der eingeloggte User der Empfänger und der Sender der Absender. Bei ausgehenden Mails i.d.R. umgekehrt.

Attention

Achtung: Markieren Sie nicht zu viele Mails auf einmal. Es muss gesichert sein, dass Absender und Emp­fänger der E-Mails auch in der Datenbank von PisaSales bekannt sind. Sonst kann das System die E-Mails nicht zuordnen.

Drag-and-Drop von E-Mail-Anhängen aus MS Outlook nach PisaSales

Sie können einen Anhänge von E-Mails per Drag-and-Drop aus MS Outlook (ab 2007) in die PisaSales Dokument-Datenbank einchecken, ohne die E-Mail selbst im System zu speichern. Die Dokumente wer­den nach Eingabe einer "Art" und Schließen des modalen Dokumentformulars in der Dokumentenver­waltung gespeichert. Wenn das Drag-and-Drop in einen Dokumente-Struktur- oder einen Dokumente-Zuordnungs-Reiter erfolgt, dann werden zusätzlich die entsprechenden Dokumentverwendungen ange­legt.

Das Feature kann z.B. dann verwendet werden, wenn oft leere E-Mails mit Dokumenten verschickt/emp­fangen werden.