Einen Serienbrief erstellen

Sind mehr als ein Empfänger in der Empfängerliste am Brief vorhanden, sprechen wir vom Erstellen eines Serienbriefes.

Sie erstellen einen Serienbrief, der auf einer Vorlage basiert, die einen Mustertext für alle Empfänger enthält. Es werden so viele Briefe in der Textverarbeitung erstellt, wie Empfänger in der Korrespondenz zugeordnet wurden. Die Serienbriefe können sofort ausgedruckt oder zunächst gespeichert werden. Dabei können Sie noch entscheiden, ob nur ein einzelner Brief der Serie als Muster für den Text abgelegt oder alle Briefe in der Datenbank gespeichert werden (siehe weiter unten Hinweis zur Musterkorrespon­denz für Serienbriefe).

Um einen ressourcenschonenden Seriendruck zu gewährleisten (Option Serie aktiv), wird mit Hilfe der Direkt-Drucken-Funk­tion Generieren und Drucken für jeden Empfänger ein separates Dokument generiert und immer nur das gerade aktuell gedruckte Dokument im Hauptspeicher gehalten. Damit werden Speicherüberläufe (Word, Printserver) und Performanceprobleme verhindert.

Voraussetzung ist, dass ein Drucker im Netzwerk oder lokal angegeben wird, der die Befehle dieser Funk­tion annimmt. Unter Tipps zum Umgang mit Aktivitäten ->Standardvorlage für Korrespondenzen und Seriendruck-Drucker festlegen finden Sie hilfreiche Informationen.

Der Druck-Fortschritt wird in der Empfängerliste gekennzeichnet (Spalte Versandt), so dass nach einem Abbruch des Drucks mit den noch nicht gedruckten Briefen fortgesetzt werden kann. In dem Fall prüft das System, ob bereits ein Versandt-Flag existiert und druckt nur diejenigen Briefe, die noch kein Ver­sandt-Flag haben.

1. Gehen Sie vor wie beim Erstellen eines Briefes.
2. Ordnen Sie mehrere Empfänger zu. Am übersichtlichsten tun Sie das im Unterformular Empfänger.
3. Wollen Sie eine Verteilerliste aller Empfänger am Ende des Briefes haben, müssen Sie das VL-Flag neben dem Statusfeld (unter Erweitert) aktivieren.
4. Speichern Sie den Brief zunächst.
5. Wenn Sie Anlagen anfügen, werden diese im Brief als Anlagen aufgelistet.
6. Im Dokumentenauswahldialog sind bereits die Dokumente (erste Strukturstufe), die in der Doku­mentbeziehung des "Für Kontaktes" bzw. auch des betreffenden Vorgangs (unter Button Erweitert) zugeordnet sind.
7. Wählen Sie eine Vorlage und achten Sie darauf, eine Briefvorlage zu verwenden, die Einzelreportausgabe erzwingt (Option Serie am Vorlagenfeld aktiv).
8. Erstellen Sie ggf. eine eigene Vorlage in der Vorlagenverwaltung und bearbeiten Sie den Text der Vorlage, die für den Serienbrief genommen wird (siehe weiter unten  Vorlage für Serien-Korrespon­denz anpassen).
9. Klicken Sie in der Funktionsleiste Fehlerprüfung und auf Adressvorschau (Adresse und Anredeinfos prüfen).

Bei Bedarf können Sie den Serienbrief vor dem Ausdrucken in der Textverarbeitung öffnen.

1. Klicken Sie die Funktion Generieren. Die Funktion öffnet pro Empfänger die einzelnen Briefe der Serie in einer eigenen Instanz der Textverarbeitung zur Ansicht und legt automatisch ein Musterex­emplar mit Inhalt des Schreibens am Brief ab. Eine Variable (PSA_CPD_XPL_MAX_APP) steuert, wie viel Instanzen des Textprogrammes maximal gestartet werden dürfen (Standard ist zehn).
2. Prüfen Sie die ersten Briefe der Serie auf Inhalt und Form. Entspricht das Ergebnis nicht Ihren Wün­schen müssen Sie die Vorlage des Serienbriefes noch einmal anpassen. Schließen Sie dazu die Text­verarbeitung (unter Windows "Gruppe schließen"). Weiter unten  Vorlage für Serien-Korrespondenz anpassen).
3. Entspricht das Ergebnis Ihren Vorstellungen, so schließen Sie die Textverarbeitung und klicken Sie die Funktion Generieren und Drucken, um den Serienbrief gleich an den Drucker zu übergeben. Dabei werden jeweils einzelne Briefe erzeugt, aber nicht in der Textverarbeitung geöffnet. Der Betreff des Serienbriefes wird automatisch aus dem Betreff-Feld gezogen, die Adresse automatisch aus den Kon­taktdatensätzen erstellt, die Briefanrede ist immer persönlich, der Inhalt wird als Textbaustein aus der Vorlage verwendet.